Kürzlich sorgte ein Urteil des Landgerichts Bonn für mediale Aufmerksamkeit und verursachte gleichzeitig Verunsicherung in manchen Unternehmen. Das Gericht verurteilte einen Anwalt zur Zahlung von Schadenersatz, da es dieser versäumt hatte, seinen Spam-Ordner täglich zu kontrollieren. Nach Ansicht des Gerichts ließ er damit nicht die erforderliche Sorgfalt walten. Einer Mandantin des Juristen war durch das Übersehen der versehentlich im Spam-Ordner gelandeten E-Mail ein erheblicher Schaden entstanden.

Auf Schutz vor Spam kann nicht verzichtet werden

Was bedeutet dieses Urteil für Unternehmen in der Praxis? Eines scheint klar: Der völlige Verzicht auf eine (wie auch immer geartete) Anti-Spam-Lösung ist in der Regel sicherlich keine ernsthafte Option. Denn die meisten Posteingänge würden sonst im Werbemüll schier ertrinken. Und sämtliche Spam-Mails kontinuierlich zu lesen, würde die Produktivität der Mitarbeiter in vielen Unternehmen wohl erheblich belasten.

Zunächst einmal gilt eines festzuhalten: Spam, der von einem Anti-Spam-Tool direkt abgewiesen wird (also weder den Posteingang noch einen Spam-/Junk-Ordner o.ä. erreicht), muss (und kann) selbstverständlich nicht gelesen werden. Hier erhält der Absender in der Regel ja auch eine entsprechende Fehlermeldung über die nicht erfolgte Zustellung der E-Mail. Es spricht also auf jeden Fall sehr vieles dafür, einen möglichst leistungsfähigen Spamschutz einzusetzen, der mit einer guten Erkennungsquote arbeitet und eindeutige Spam-Mails unmittelbar abblockt.

Auch rechtlich clever gelöst: Anti-Spam mit REDDOXX

Interessant wird es bei E-Mails, die nicht eindeutig als Spam klassifiziert werden können. REDDOXX Spamfinder geht hier den Weg, solche Mails in einem Quarantäne-Ordner zu bündeln. Der Vorteil für den Anwender: Er erhält täglich einen Report über die dort gelandeten E-Mails und kann anhand dieses Report sehr einfach, komfortabel und schnell überprüfen, ob möglicherweise relevante Mails versehentlich aussortiert wurden.

Zusätzliche Vorteile bei der E-Mail-Nutzung aus rechtlicher Sicht ergeben sich für REDDOXX-Nutzer übrigens in Kombination mit der E-Mail-Archivierung MailDepot. Denn versendete E-Mails werden im Archiv immer mit einem unveränderbaren Lebenslauf versehen. Dieser beinhaltet neben einem digitalen, revisionssicheren Zeitstempel auch die komplette Dokumentation des SMTP-Verkehrs. So lässt sich bei Bedarf belegen, ob eine E-Mail vom Mailserver des Empfängers angenommen wurde oder nicht. Die Ausrede eines Vertragspartners, dass die wichtige Mail „wohl nicht angekommen oder im Spam gelandet sei“, müssen sich REDDOXX-Nutzer im Streitfall also nicht gefallen lassen.“

Spamfinder und MailDepot sorgen auf diese Weise sowohl beim Empfangen als auch beim Versenden von E-Mails für mehr Rechtssicherheit.