REDDOXX MailDepot
Die Software-Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung
Mit REDDOXX MailDepot ist jede E-Mail nur zwei Mausklicks entfernt. Das leistungsfähige, volltextindizierte System durchsucht in Sekundenschnelle Ihre E-Mails und alle textlich orientierten Anhänge (z.B. Word oder PDF).
Aufwendiges Sortieren und Ordnen der E-Mails im Postfach wird überflüssig. Alle E-Mails werden automatisch und dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv gespeichert. Das MailDepot erfüllt selbstverständlich alle gesetzlichen Anforderungen, die bereits seit Jahren verbindlich gelten.
Funktionen im Überblick
- DSGVO & GoBD konform: Rechtssichere und revisionssichere E-Mail-Archivierung aller relevanten E-Mails
- Einfachste Bedienung für den Anwender
- Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit durch Marktstandards
- Eindeutige Zuordnung und Kennzeichnung aufbewahrungspflichtiger E-Mails
- Anbindung an vorhandene Dokumenten-Management-Systeme möglich
- Entlastet Ihre IT-Infrastruktur sofort und nachhaltig
- Benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Microsoft ® Outlook / Webbrowser-Zugriff und Smartphone (iOS / Android)
- Nachträgliches Archivieren von bestehenden Archiven möglich
- Auslagerung archivierter Daten möglich
- Multiple Storage Unterstützung
- Auditierung über Vieraugen-Prinzip möglich
- Compliance Produkt
Seit dem 25. Mai 2018 ist die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft.
Was das für Sie bedeutet, die Rolle von E-Mail-Archivierung und wieso das auch für Ihr Unternehmen relevant ist, erfahren Sie im Informationspapier vom geprüften Datenschutzbeauftragten Jürgen Dagutat.
Bleiben Sie unabhängig vom Typ des Mailservers
Unsere E-Mail Archivierung ist unabhängig vom Typ des Mailservers, unterstützt jegliche Arten von Storage und kann dadurch sehr einfach in jede bestehende Infrastruktur eingebunden werden. Durch eine Volltextindizierung lässt sich später jede archivierte Mail sofort wieder finden und per Mausklick wiederherstellen.
Mit der E-Mail-Archivierung von REDDOXX erhalten Sie eine Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit dank der Verwendung gängiger Marktstandards. Gleiches gilt für die Unterstützung der Mailserver. Dank flexibler Anbindung unterstützt REDDOXX nahezu alle Mailserver, die es am Markt gibt. Das schafft Investitionssicherheit und bietet Ihnen jederzeit die Möglichkeit, Ihren Mailserver zu migrieren, ohne das Archivsystem wechseln zu müssen.
Planen Sie aktuell eine Mailservermigration und haben noch keine E-Mail-Archivierung im Einsatz, kann Ihnen das REDDOXX MailDepot helfen. Führen Sie die Lösung ein, importieren Sie den gesamten Altbestand und fangen mit einem aufgeräumten, neuen Mailserver wieder an. So sind beispielsweise unsere Kunden, die Ansmann AG und die Süddeutsche Krankenversicherung a.G. erfolgreich vorgegangen.
REDDOXX MailDepot trotz Microsoft 365 (ehemals Office 365)
Wir haben unsere Kunden gefragt, warum sie auf unsere Lösung setzen, obwohl Microsoft 365 doch eine eigene E-Mail Archivierung anbietet. Die Antworten finden Sie hier: https://www.reddoxx.com/reddoxx-und-microsoft-office-365/
Alexander Bauer
Softwareentwicklung
Ordnen Sie aufbewahrungspflichtige Mails zu
Die REDDOXX-Lösung für E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management zeichnet sich dadurch aus, dass sie aufbewahrungspflichtige E-Mails eindeutig zuordnet und kennzeichnet, diese an vorhandene Dokumenten-Management-Systeme übergeben kann, sowie die nachträgliche E-Mail-Archivierung von bestehenden Mailboxen ermöglicht. Wesentlich für die Einhaltung von Compliance- und Datenaufbewahrungs-Richtlinien ist außerdem, dass eine Auditierung auch über das Vieraugen-Prinzip möglich ist.
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Mehr InformationenEinfache Bedienung für den Anwender
Weitere Vorteile und Highlights der Mailarchivierung von REDDOXX sind eine benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Microsoft Outlook, sowie wahlweise der Zugriff über Webbrowser und Smartphone APPs (iOS / Android). Im linken Video stellen wir Ihnen in einer kurzen Livevorstellung die Integration für Microsoft Outlook vor. Für den Webbrowser und die Smartphone Apps finden Sie weiter unten umfangreiche Screenshots.
Screenshots
Webbasierte Administrationsoberfläche
Die gesamte Administration und Konfiguration der REDDOXX Appliance erfolgt über einen beliebigen Webbrowser. Ein Highlight der E-Mail-Archivierung ist beispielsweise die Möglichkeit, alte E-Mails auf kostengünstigere Medien wie NAS-Storages auszulagern, während aktuelle E-Mails beispielsweise in einem performanteren SAN vorgehalten werden.
Selbstverständlich hält die Administration viele weitere Funktionalitäten für Sie bereit, testen Sie die Lösung gerne für 30 Tage kostenfrei und unverbindlich.
Userzugriff über Outlook Plugin, Webbrowser und Windows Client
Für die Mitarbeiter stehen verschiedene Zugriffsmöglichkeiten bereit. Am Desktop werden vorallem die Integration in Microsoft ® Outlook und die Weboberfläche geschätzt. Während das Outlook Plugin dafür sorgt, dass Mitarbeiter ihre gewohnte Umgebung nicht verlassen müssen, bietet der Webbrowser die Möglichkeit, von jedem beliebigen Computer auf die archivierten E-Mails zuzugreifen.
Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter
Auch wenn die E-Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern auf dem Mailserver gelöscht sind, stehen diese weiterhin im zentralen E-Mail-Archiv zur Verfügung. Dies hat den großen Vorteil, dass mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin nicht auch das gesamte Wissen gegangen ist.
Absprachen, die mit Kunden, Lieferanten und Partnern erfolgt sind, sind so jederzeit im Zugriff, sofern die Berechtigungen entsprechend gesetzt sind.
Mobiler Zugriff dank Smartphone App für iOS und Android
Das Archiv für die Hosentasche ist dank der Mobile Apps für iOS und Android ebenfalls Realität. Mit wenigen Klicks können Sie auch auf dem Smartphone und Tablet Ihre E-Mails in Sekundenschnelle durchsuchen, auf E-Mailinhalte und Anhänge zugreifen, sowie die E-Mails natürlich jederzeit auch wiederherstellen.
Preise der REDDOXX Appliance
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E-Mail Archivierung – Best Practice Serie
Häufige Fragen rund um die E-Mail Archivierung
Verfolgt man Diskussionen rund um das Thema E-Mail Archivierung, dann stößt man immer wieder auf den Begriff „revisionssicher“. Oft ist dann die Rede davon, dass eine revisionssichere E-Mail Archivierung benötigt wird, um die gestellten gesetzlichen Anforderungen und Richtlinien zu erfüllen.
Im Kern geht es bei einer revisionssicheren Archivierung vor allem darum, sicherzustellen, dass E-Mails auch Jahre nach der Archivierung in gleicher Weise und inhaltlich vollkommen identisch aufgerufen bzw. angezeigt werden können – und dass sich dieser unveränderte Originalzustand der ursprünglichen Mail auch entsprechend belegen lässt.
Es muss also gewährleistet sein, dass die Daten innerhalb der jeweils vorgesehenen Archivierungsdauer nicht versehentlich oder absichtlich verändert werden können.
Nach vielen allgemein anerkannten Definitionen erfüllen revisionssichere Archivsysteme (unter anderem) die folgenden Anforderungen:
Archivierte Informationen…
- … sind unveränderbar
- … lassen sich wieder auffinden
- … die Archivierung erfolgt nachvollziehbar
- … die Daten sind fälschungs- bzw. manipulationsgeschützt
Wichtig zu wissen: Eine revisionssichere Archivierung entsteht nicht allein durch bestimmte technische Merkmale. Vielmehr fließen hier beispielsweise auch betriebliche Prozesse ein, die etwa für eine vollständige, lückenlose Erfassung aller relevanten Daten sorgen.
E-Mails mit geschäftlich relevanten Inhalten sind in vielen Belangen klassischen, papiergebundenen Geschäftsbriefen und Dokumenten gleichgestellt. Die Relevanz eines Angebots, einer Rechnung oder einer Absprache bezüglich eines Vertrags verändert sich nicht dadurch, ob die Übermittlung per Briefpost, Fax oder E-Mail erfolgt. Da der Anteil an geschäftlichen E-Mails ständig steigt und immer mehr Vorgänge auf diesem Weg erfolgen, nimmt auch die Notwendigkeit zu, sich mit dem Thema rechtssichere Email Archivierung intensiv und nachhaltig auseinanderzusetzen.
Wie lässt sich dies in der Praxis umsetzen? Für eine rechtssichere Email Archivierung müssen viele Faktoren bedacht werden. Eine Reihe von Regelungen und Fristen ergibt sich direkt aus der Gleichstellung von geschäftlichen Mails mit entsprechenden Geschäftsbriefen. Dies betrifft beispielsweise die Aufbewahrungszeiten für steuerrechtliche relevante Dokumente wie Rechnungen oder Belege. Weitere Kriterien für die rechtssichere Email Archivierung lassen sich aus den verschiedenen Richtlinien für den Umgang mit EDV-gestützten Daten ableiten.
Zu den Verordnungen, Gesetzen und Regelungen, die Unternehmen beachten müssen, zählen unter anderem etwa das Handelsgesetzbuch (HGB), die so genannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) und die Abgabenordnung (abgekürzt AO). Wichtig waren für die rechtssichere Email Archivierung bis Ende 2014 außerdem die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), eine Sammlung von Regelungen, die vor allem für die Buchführung in steuerlicher Hinsicht relevant waren und sich mit dem Management von Dokumenten und der Gestaltung von Archivsystemen beschäftigten. Diese Regelungen sind in die neue GoBD überführt worden.
Insgesamt zeigt sich, dass sich Unternehmen bei der Einrichtung ihrer Mail-Archivierung nicht auf eine einzige, konkrete Richtlinie verlassen können, sondern die geltenden Anforderungen einer Fülle an Vorschriften entnehmen und bestmöglich umsetzen müssen.
Stubbing hält in der Praxis nicht, was es verspricht
Hinter Stubbing steckt unter anderem meist der Wunsch, eine Speicherentlastung auf den lokalen Systemen zu erzielen. Allerdings sprechen aus unserer Sicht sehr viele Aspekte gegen ein solches Vorgehen. Denn die vermeintlichen Vorteile halten einer kritischen Überprüfung in aller Regel nicht stand oder kehren sich gar ins Gegenteil um. Denn oft führt Stubbing zu einer sinkenden Performance speziell bei der Suche und Wiederherstellung von E-Mails, da zwangsläufig unzählige Datenbankeinträge durch die notwendigen Verlinkungen zwischen Header- und Body-Informationen der Nachrichten entstehen. Außerdem kann die Rechtssicherheit des Archivs gefährdet sein, da die E-Mails durch die Aufteilung nicht im unveränderten Originalzustand archiviert sind.
REDDOXX MailDepot löst diese Problematik durch Single Instancing. Bei dieser Vorgehensweise werden die Daten (E-Mails und Dateianhänge) auf dem entsprechenden, allen Nutzern zugänglichen Archiv-Storage nur einmal abgelegt, auch wenn diese an mehrere Adressaten verschickt wurden.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Mails und Attachments stehen weiterhin allen berechtigten Anwendern zur Verfügung, während der benötigte Speicherplatz auf ein Minimum reduziert werden kann. Dafür sorgt darüber hinaus auch die gleichzeitige Komprimierung der Archivdaten. Neben der Kostenersparnis durch weniger Storage-Kapazität führt dies zusätzlich zu spürbarer Entlastung und höherer Performance der IT-Infrastruktur, da deutlich weniger Daten verwaltet werden müssen.
Vorteile:
- Kostenersparnis durch geringeres Datenvolumen
- Entlastung der Systeme
- Zuverlässiger E-Mail-Zugriff für alle Berechtigten
Auch wenn solche, rein internen E-Mails zumeist eher keine steuerrechtliche Bedeutung haben, so ist ihre Archivierung dennoch ratsam. Dafür spricht zum einen, dass ein E-Mail-Archiv vollständig sein sollte, um spätere Recherchen und Nachvollziehen von Vorgängen zu erleichtern.
Auch die Entlastung des Mailservers, die ja einer der Hauptvorteile der E-Mail-Archivierung ist, spielt eine Rolle. Zudem kann nicht ausgeschlossen werden, dass auch eine rein interne E-Mail spätere Bedeutung zum Nachweis von Vereinbarung und Abmachungen erlangt.
Vorteile:
- Vollständige Archivierung aller internen und externen E-Mails
- Alle Informationen jederzeit verfügbar
- Spürbare Entlastung des Mailservers
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