REDDOXX MailDepot

Die Software-Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung


Mit REDDOXX MailDepot ist jede E-Mail nur zwei Mausklicks entfernt. Das leistungsfähige, volltextindizierte System durchsucht in Sekundenschnelle Ihre E-Mails und alle textlich orientierten Anhänge (z.B. Word oder PDF).

Aufwendiges Sortieren und Ordnen der E-Mails im Postfach wird überflüssig. Alle E-Mails werden automatisch und dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv gespeichert. Das MailDepot erfüllt selbstverständlich alle gesetzlichen Anforderungen, die bereits seit Jahren verbindlich gelten.



E-Mail-Archivierung mit REDDOXX MailDepot

Funktionen im Überblick

  • DSGVO & GoBD konform: Rechtssichere und revisionssichere E-Mail-Archivierung aller relevanten E-Mails
  • Einfachste Bedienung für den Anwender
  • Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit durch Marktstandards
  • Eindeutige Zuordnung und Kennzeichnung aufbewahrungspflichtiger E-Mails
  • Anbindung an vorhandene Dokumenten-Management-Systeme möglich
  • Entlastet Ihre IT Infrastuktur sofort und nachhaltig
  • Benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Microsoft ® Outlook / Webbrowser-Zugriff und Smartphone (iOS / Android)
  • Nachträgliches Archivieren von bestehenden Archiven möglich
  • Auslagerung archivierter Daten möglich
  • Multiple Storage Unterstützung
  • Auditierung über Vieraugen-Prinzip möglich
  • Compliance Produkt
Kostenfreie Webpräsentationen ›

Unterstützte Mailserver

  • MS-Exchange ® ab der Version 2003
  • Lotus Notes (V 8.5 oder höher)
  • OX – Open Xchange
  • Postfix
  • Microsoft 365 (ehemals Office 365)
  • Hosted Exchange ®
  • Tobit David V 8.0 oder höher
  • Kerio
  • Kolab
  • Novell GroupWise ab Version 8.4
  • Weitere Mailserver werden unterstützt

Compliance Funktionen

  • Auditoren-Zugriff mit auswertbarem Zugriffs-Log
  • Auditoren-Zugriff gesichert über Vieraugenprinzip
  • Inhaltsabhängiger Audit für den revisionsorientierten Zugriff
  • Offline-Audit (ohne Appliance), geeignet für die Außenrevision
  • Revisionssicheres Logging (Compliance Log)
  • Datenschutzkonformer Umgang mit sensiblen Daten einstellbar (Compliance-Framework)
  • Manipulationssichere Aufbewahrungszeiten einstellbar
  • Verbindlicher Nachweis des Empfangs- bzw. Versende-Zeitpunkts
  • Revisionssichere und verschlüsselte Speicherung
  • Regelbasierte Archivausschlüsse (Absender, Empfänger, Betreff, Größe)

Suchfunktionen

  • Volltextsuche in den E-Mails und allen Texten der Anhänge
  • Kombinierte Suche
  • Schnellauswahl von Suchfeldern und Feldkombinationen
  • Originalgetreue Darstellung des Mailinhalts (HTML/RTF/Text)
  • Direkte Weiterbearbeitung in MS Outlook® (Add-In notwendig)
  • Stellvertreterfunktion
  • Suchergebnis mit Darstellung des E-Mail-Verlaufs
  • Kennzeichnung ein- und ausgehender Mails im Suchergebnis
  • Originalgetreue Darstellung des Mailinhalts (HTML/RTF/Text)
  • Mehrfachoperation im Suchergebnis über Kontextmenü, z.B. Zustellen, Weiterleiten/Öffnen
  • E-Mail-Historie mit verbindlichen Zeitstempeln

Data Lifecycle Management Funktionen

  • Hierarchisches Speichermanagement
  • Gesonderte Speicherung großer E-Mails auf alternativen Storages
  • Versiegeln von Archivcontainern (Read only)
  • Inhaltsabhängiges Verschieben & Kopieren von archivierten Mails
  • Inhaltsabhängige Übergabe der archivierten E-Mails inkl. der Metadaten an DMS/CRM etc.
  • Kontinuierliches Backup (Datenspiegelung)

Archiv-Speicher

  • Selbsttragendes E-Mail-Archiv, Suchindex und Zugriffsrechte liegen im Archivcontainer
  • Keine Größenlimitierung
  • Volltext-Indizierung des gesamten E-Mail-Inhalts inkl. aller Anhänge mit Textinhalt Deduplizierung / Single Instancing, jede E-Mail wird nur einmal pro Archiv gespeichert
  • Echtzeitkompression bei der Speicherung (ZIP-Algorithmus)
  • Verschlüsselte Speicherung der Daten
  • Zusätzliche Signierung bei der Speicherung des E-Mails (Revisionssicherheit)
  • Zusatzverschlüsselung (AES) mit individuellem Passwort möglich
  • Offline-Verwendung der Archive: Suche, Lesen und Export auch ohne Appliance möglich
  • Archivierung aller Metadaten und Zeitstempel
  • Frei wählbare Chunksize (maximale Größe der Datendateien, ab der der Split erfolgt)
  • Multiple Archive
  • Hierarchisches Speichermanagement
  • Individuelle Aufbewahrungszeiten pro Archiv einstellbar

Nacharchivierung

  • MS Outlook® ab der Version 2003 (Add-In notwendig)
  • MS-Exchange ® ab der Version 2003
  • Lotus Notes (V 8.5 oder höher)
  • Microsoft 365 (ehemals Office 365)
  • IMAP / POP3
  • MS Outlook Archive (PST-Dateien)
  • Novell GroupWise ab Version 8.4
  • Tobit David V 8.0 oder höher

Sicherheit

  • Integrierter Virenschutz für alle ein- und ausgehenden E-Mails, wenn die REDDOXX Appliance als SMTP-Gateway betrieben wird
  • Virenfilterung auch auf Office-Dokumente mit Macros möglich
  • Verschlüsselung ausgehender E-Mails via Passwort

Hochverfügbarkeitsmerkmale

  • Hot-Standby Cluster (optionales Modul)
  • SNMP Monitoring
  • Health Control
  • Alarmmeldungen (Alert-Notification)
  • Selbstheilung (Watchdog)
  • Automatische Überwachung der Storage-Verfügbarkeit und Geschwindigkeit
  • Autom. Zwischenspeicherung der Archivdaten bei Storage-Verlust

Benutzer-Interface

  • Outlook Integration (Add-In)
  • Webinterface
  • Windows-Programm
  • iPhone / iPad App
  • Android Phone / Tablet App

Benutzerverwaltung & Verzeichnisdienste

  • Lokale Datenbank
  • Active Directory
  • Open LDAP
  • Lotus Notes
  • Novell NetWare (E-Directory)
  • Automatische Synchronisation der
    Mailkonten aus dem Verzeichnisdienst

Zugriffsberechtigung

  • Automatische Replikation aus dem Active-Directory
  • Anwender kann Vertreterrechte vergeben
  • Regelbasierte Vergabe von Vertreterrechten mit Gruppenfunktion (z.B. für abteilungsweiten Zugriff)
  • Automatische Bildung von Facharchiven mit gruppen- bzw. anwenderspezifischen Zugriffsrechten
  • Auditfunktion mit Vieraugenprinzip

Storage

  • iSCSI native
  • NFS / CIFS
  • Logical V-Disk (nur Virtual Appliance)
  • Multiple Storage
  • Hierarchisches Speichermanagement
Alle genannten Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer, Änderungen und Irrtümer vorbehalten.
DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und was das für die E-Mail-Archivierung bedeutet

Seit dem 25. Mai 2018 ist die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft.

Was das für Sie bedeutet, die Rolle von E-Mail-Archivierung und wieso das auch für Ihr Unternehmen relevant ist, erfahren Sie im Informationspapier vom geprüften Datenschutzbeauftragten Jürgen Dagutat.

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Bleiben Sie unabhängig vom Typ des Mailservers

Unsere E-Mail Archivierung ist unabhängig vom Typ des Mailservers, unterstützt jegliche Arten von Storage und kann dadurch sehr einfach in jede bestehende Infrastruktur eingebunden werden. Durch eine Volltextindizierung lässt sich später jede archivierte Mail sofort wieder finden und per Mausklick wiederherstellen.

Mit der E-Mail-Archivierung von REDDOXX erhalten Sie eine Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit dank der Verwendung gängiger Marktstandards. Gleiches gilt für die Unterstützung der Mailserver. Dank flexibler Anbindung unterstützt REDDOXX nahezu alle Mailserver, die es am Markt gibt. Das schafft Investitionssicherheit und bietet Ihnen jederzeit die Möglichkeit, Ihren Mailserver zu migrieren, ohne das Archivsystem wechseln zu müssen.

Planen Sie aktuell eine Mailservermigration und haben noch keine E-Mail-Archivierung im Einsatz, kann Ihnen das REDDOXX MailDepot helfen. Führen Sie die Lösung ein, importieren Sie den gesamten Altbestand und fangen mit einem aufgeräumten, neuen Mailserver wieder an. So sind beispielsweise unsere Kunden, die Ansmann AG und die Süddeutsche Krankenversicherung a.G. erfolgreich vorgegangen.

REDDOXX MailDepot trotz Microsoft 365 (ehemals Office 365)

Wir haben unsere Kunden gefragt, warum sie auf unsere Lösung setzen, obwohl Microsoft 365 doch eine eigene E-Mail Archivierung anbietet. Die Antworten finden Sie hier: https://www.reddoxx.com/reddoxx-und-microsoft-office-365/

Alexander Bauer
Softwareentwicklung

Ordnen Sie aufbewahrungspflichtige Mails zu

Die REDDOXX-Lösung für E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management zeichnet sich dadurch aus, dass sie aufbewahrungspflichtige E-Mails eindeutig zuordnet und kennzeichnet, diese an vorhandene Dokumenten-Management-Systeme übergeben kann, sowie die nachträgliche E-Mail-Archivierung von bestehenden Mailboxen ermöglicht. Wesentlich für die Einhaltung von Compliance- und Datenaufbewahrungs-Richtlinien ist außerdem, dass eine Auditierung auch über das Vieraugen-Prinzip möglich ist.

Hier finden Sie Details zum Compliance Framework

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Einfache Bedienung für den Anwender

Weitere Vorteile und Highlights der Mailarchivierung von REDDOXX sind eine benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Microsoft Outlook, sowie wahlweise der Zugriff über Webbrowser und Smartphone APPs (iOS / Android). Im linken Video stellen wir Ihnen in einer kurzen Livevorstellung die Integration für Microsoft Outlook vor. Für den Webbrowser und die Smartphone Apps finden Sie weiter unten umfangreiche Screenshots.

Screenshots

Webbasierte Administrationsoberfläche

Die gesamte Administration und Konfiguration der REDDOXX Appliance erfolgt über einen beliebigen Webbrowser. Ein Highlight der E-Mail-Archivierung ist beispielsweise die Möglichkeit, alte E-Mails auf kostengünstigere Medien wie NAS-Storages auszulagern, während aktuelle E-Mails beispielsweise in einem performanteren SAN vorgehalten werden.

Selbstverständlich hält die Administration viele weitere Funktionalitäten für Sie bereit, testen Sie die Lösung gerne für 30 Tage kostenfrei und unverbindlich.

Userzugriff über Outlook Plugin, Webbrowser und Windows Client

Für die Mitarbeiter stehen verschiedene Zugriffsmöglichkeiten bereit. Am Desktop werden vorallem die Integration in Microsoft ® Outlook und die Weboberfläche geschätzt. Während das Outlook Plugin dafür sorgt, dass Mitarbeiter ihre gewohnte Umgebung nicht verlassen müssen, bietet der Webbrowser die Möglichkeit, von jedem beliebigen Computer auf die archivierten E-Mails zuzugreifen.

Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter

Auch wenn die E-Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern auf dem Mailserver gelöscht sind, stehen diese weiterhin im zentralen E-Mail-Archiv zur Verfügung. Dies hat den großen Vorteil, dass mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin nicht auch das gesamte Wissen gegangen ist.

Absprachen, die mit Kunden, Lieferanten und Partnern erfolgt sind, sind so jederzeit im Zugriff, sofern die Berechtigungen entsprechend gesetzt sind.

Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter ist nach entsprechender Konfiguration jederzeit möglich

Mobiler Zugriff dank Smartphone App für iOS und Android

Das Archiv für die Hosentasche ist dank der Mobile Apps für iOS und Android ebenfalls Realität. Mit wenigen Klicks können Sie auch auf dem Smartphone und Tablet Ihre E-Mails in Sekundenschnelle durchsuchen, auf E-Mailinhalte und Anhänge zugreifen, sowie die E-Mails natürlich jederzeit auch wiederherstellen.

Preise der REDDOXX Appliance

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E-Mail Archivierung – Best Practice Serie

Häufige Fragen rund um die E-Mail Archivierung

Verfolgt man Diskussionen rund um das Thema E-Mail Archivierung, dann stößt man immer wieder auf den Begriff „revisionssicher“. Oft ist dann die Rede davon, dass eine revisionssichere E-Mail Archivierung benötigt wird, um die gestellten gesetzlichen Anforderungen und Richtlinien zu erfüllen.

Im Kern geht es bei einer revisionssicheren Archivierung vor allem darum, sicherzustellen, dass E-Mails auch Jahre nach der Archivierung in gleicher Weise und inhaltlich vollkommen identisch aufgerufen bzw. angezeigt werden können – und dass sich dieser unveränderte Originalzustand der ursprünglichen Mail auch entsprechend belegen lässt.

Es muss also gewährleistet sein, dass die Daten innerhalb der jeweils vorgesehenen Archivierungsdauer nicht versehentlich oder absichtlich verändert werden können.

Nach vielen allgemein anerkannten Definitionen erfüllen revisionssichere Archivsysteme (unter anderem) die folgenden Anforderungen:

Archivierte Informationen…

  • … sind unveränderbar
  • … lassen sich wieder auffinden
  • … die Archivierung erfolgt nachvollziehbar
  • … die Daten sind fälschungs- bzw. manipulationsgeschützt

Wichtig zu wissen: Eine revisionssichere Archivierung entsteht nicht allein durch bestimmte technische Merkmale. Vielmehr fließen hier beispielsweise auch betriebliche Prozesse ein, die etwa für eine vollständige, lückenlose Erfassung aller relevanten Daten sorgen.

Im Rahmen der langfristigen Aufbewahrung der Mail-Kommunikation ist es für Unternehmen vor allem entscheidend, eine rechtssichere Email Archivierung umzusetzen. Denn es reicht bei weitem nicht aus, Mails einfach nur von Zeit zu Zeit zu sichern beziehungsweise ohne weitere Vorkehrungen lediglich auf einem Backup-Medium zu hinterlegen

E-Mails mit geschäftlich relevanten Inhalten sind in vielen Belangen klassischen, papiergebundenen Geschäftsbriefen und Dokumenten gleichgestellt. Die Relevanz eines Angebots, einer Rechnung oder einer Absprache bezüglich eines Vertrags verändert sich nicht dadurch, ob die Übermittlung per Briefpost, Fax oder E-Mail erfolgt. Da der Anteil an geschäftlichen E-Mails ständig steigt und immer mehr Vorgänge auf diesem Weg erfolgen, nimmt auch die Notwendigkeit zu, sich mit dem Thema rechtssichere Email Archivierung intensiv und nachhaltig auseinanderzusetzen.

Wie lässt sich dies in der Praxis umsetzen? Für eine rechtssichere Email Archivierung müssen viele Faktoren bedacht werden. Eine Reihe von Regelungen und Fristen ergibt sich direkt aus der Gleichstellung von geschäftlichen Mails mit entsprechenden Geschäftsbriefen. Dies betrifft beispielsweise die Aufbewahrungszeiten für steuerrechtliche relevante Dokumente wie Rechnungen oder Belege. Weitere Kriterien für die rechtssichere Email Archivierung lassen sich aus den verschiedenen Richtlinien für den Umgang mit EDV-gestützten Daten ableiten.

Zu den Verordnungen, Gesetzen und Regelungen, die Unternehmen beachten müssen, zählen unter anderem etwa das Handelsgesetzbuch (HGB), die so genannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) und die Abgabenordnung (abgekürzt AO). Wichtig waren für die rechtssichere Email Archivierung bis Ende 2014 außerdem die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), eine Sammlung von Regelungen, die vor allem für die Buchführung in steuerlicher Hinsicht relevant waren und sich mit dem Management von Dokumenten und der Gestaltung von Archivsystemen beschäftigten. Diese Regelungen sind in die neue GoBD überführt worden.

Insgesamt zeigt sich, dass sich Unternehmen bei der Einrichtung ihrer Mail-Archivierung nicht auf eine einzige, konkrete Richtlinie verlassen können, sondern die geltenden Anforderungen einer Fülle an Vorschriften entnehmen und bestmöglich umsetzen müssen.

Immer wieder treten Interessenten an uns heran, die eine E-Mail-Archivierung auf Stubbing-Basis realisieren möchten. Bei dieser Methode verbleiben im lokalen E-Mail-Client lediglich die Header-Informationen der E-Mails. Dabei handelt es sich beispielsweise um Daten wie den Betreff, der Absender oder das Datum der Nachricht. Die eigentlichen Inhalte – etwa der Text der Mail oder eventuelle Attachments/Dateianhänge – werden auf ein separates Storage-System ausgelagert.

Stubbing hält in der Praxis nicht, was es verspricht

Hinter Stubbing steckt unter anderem meist der Wunsch, eine Speicherentlastung auf den lokalen Systemen zu erzielen. Allerdings sprechen aus unserer Sicht sehr viele Aspekte gegen ein solches Vorgehen. Denn die vermeintlichen Vorteile halten einer kritischen Überprüfung in aller Regel nicht stand oder kehren sich gar ins Gegenteil um. Denn oft führt Stubbing zu einer sinkenden Performance speziell bei der Suche und Wiederherstellung von E-Mails, da zwangsläufig unzählige Datenbankeinträge durch die notwendigen Verlinkungen zwischen Header- und Body-Informationen der Nachrichten entstehen. Außerdem kann die Rechtssicherheit des Archivs gefährdet sein, da die E-Mails durch die Aufteilung nicht im unveränderten Originalzustand archiviert sind.

E-Mails werden oft an mehrere Empfänger oder ganze Gruppen und Verteilerkreise gesendet. Bei normaler Speicherung aller Daten führt dies, gerade bei größeren Attachments, schnell zum exponentiellen Anstieg des benötigten Speichervolumens. Denn die E-Mail, die gerade zehn firmeninterne Empfänger gleichzeitig erhalten haben, wird folglich auch zehn Mal identisch auf den jeweiligen Systemen gespeichert.

REDDOXX MailDepot löst diese Problematik durch Single Instancing. Bei dieser Vorgehensweise werden die Daten (E-Mails und Dateianhänge) auf dem entsprechenden, allen Nutzern zugänglichen Archiv-Storage nur einmal abgelegt, auch wenn diese an mehrere Adressaten verschickt wurden.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Mails und Attachments stehen weiterhin allen berechtigten Anwendern zur Verfügung, während der benötigte Speicherplatz auf ein Minimum reduziert werden kann. Dafür sorgt darüber hinaus auch die gleichzeitige Komprimierung der Archivdaten. Neben der Kostenersparnis durch weniger Storage-Kapazität führt dies zusätzlich zu spürbarer Entlastung und höherer Performance der IT-Infrastruktur, da deutlich weniger Daten verwaltet werden müssen.

Vorteile:

  • Kostenersparnis durch geringeres Datenvolumen
  • Entlastung der Systeme
  • Zuverlässiger E-Mail-Zugriff für alle Berechtigten
E-Mails werden nicht ausschließlich an externe Empfänger gesendet oder von diesen empfangen. Stattdessen wird das Medium sehr häufig auch intern genutzt, beispielsweise bei der Abstimmung zwischen Kollegen, Fachabteilungen und Arbeitsgruppen.

Auch wenn solche, rein internen E-Mails zumeist eher keine steuerrechtliche Bedeutung haben, so ist ihre Archivierung dennoch ratsam. Dafür spricht zum einen, dass ein E-Mail-Archiv vollständig sein sollte, um spätere Recherchen und Nachvollziehen von Vorgängen zu erleichtern.

Auch die Entlastung des Mailservers, die ja einer der Hauptvorteile der E-Mail-Archivierung ist, spielt eine Rolle. Zudem kann nicht ausgeschlossen werden, dass auch eine rein interne E-Mail spätere Bedeutung zum Nachweis von Vereinbarung und Abmachungen erlangt.

Vorteile:

  • Vollständige Archivierung aller internen und externen E-Mails
  • Alle Informationen jederzeit verfügbar
  • Spürbare Entlastung des Mailservers
REDDOXX Suite

Dreifach einfach, die REDDOXX E-Mail Suite

E-Mail-Archivierung, Anti-Spam und Verschlüsselung in einer Lösung vereint

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