REDDOXX MailDepot

Die Software-Lösung für rechtssichere E-Mail Archivierung

Mit REDDOXX Maildepot ist jede E-Mail nur zwei Mausklicks entfernt. Das leistungsfähige, Volltext-indizierte System durchsucht in Sekunden schnelle Ihre E-Mails und alle textlich orientierten Anhänge (z.B. Word oder PDF).

Aufwendiges Sortieren und Ordnen der E-Mails im Postfach wird überflüssig. Alle E-Mails werden automatisch und dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv gespeichert. Das MailDepot erfüllt selbstverständlich alle gesetzlichen Anforderungen, die bereits seit Jahren verbindlich gelten.

Funktionen im Überblick

  • GoBD konform: Rechtssichere und revisionssichere E-Mail Archivierung aller relevanten E-Mails
  • Einfachste Bedienung für den Anwender
  • Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit durch Zertifizierung und Marktstandards
  • Eindeutige Zuordnung und Kennzeichnung aufbewahrungspflichtiger E-Mails
  • Anbindung an vorhandene Dokumenten-Management-Systeme möglich
  • Entlastet Ihre IT Infrastuktur sofort und nachhaltig
  • Benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Microsoft® Outlook / Webbrowser-Zugriff und Smartphone (iOS / Android)
  • Nachträgliches Archivieren von bestehenden Archiven möglich
  • Auslagerung archivierter Daten möglich
  • Multiple Storage Unterstützung
  • Auditierung über Vieraugen-Prinzip möglich
  • TÜV-zertifiziertes Compliance-Produkt

Zugriffsberechtigung

  • Automatische Replikation aus dem Active-Directory (MS Exchange 2003/2007/2010/2013/2016)
  • Anwender kann Vertreterrechte vergeben
  • Regelbasierte Vergabe von Vertreterrechten mit Gruppenfunktion (z.B. für abteilungsweiten Zugriff)
  • Automatische Bildung von Facharchiven mit gruppen- bzw. anwenderspezifischen Zugriffsrechten
  • Auditfunktion mit Vieraugenprinzip

Compliance Funktionen

  • Auditoren-Zugriff mit auswertbarem Zugriffs-Log
  • Auditoren-Zugriff gesichert über Vieraugenprinzip
  • Inhaltsabhängiger Audit für den revisionsorientierten Zugriff
  • Offline-Audit (ohne Appliance), geeignet für die Außenrevision
  • Revisionssicheres Logging (Compliance Log)
  • Datenschutzkonformer Umgang mit sensiblen Daten einstellbar (Compliance-Framework)
  • Manipulationssichere Aufbewahrungszeiten einstellbar
  • Verbindlicher Nachweis des Empfangs- bzw. Versende-Zeitpunkts
  • Revisionssichere und verschlüsselte Speicherung
  • Regelbasierte Archivausschlüsse (Absender, Empfänger, Betreff, Größe)

Suchfunktionen

  • Volltextsuche in den E-Mails und allen Texten der Anhänge
  • Kombinierte Suche
  • Schnellauswahl von Suchfeldern und Feldkombinationen
  • Originalgetreue Darstellung des Mailinhalts (HTML/RTF/Text)
  • Direkte Weiterbearbeitung in MS Outlook® (Add-In notwendig)
  • Stellvertreterfunktion
  • Suchergebnis mit Darstellung des E-Mail-Verlaufs
  • Kennzeichnung ein- und ausgehender Mails im Suchergebnis
  • Originalgetreue Darstellung des Mailinhalts (HTML/RTF/Text)
  • Mehrfachoperation im Suchergebnis über Kontextmenü, z.B. Zustellen, Weiterleiten/Öffnen
  • E-Mail-Historie mit verbindlichen Zeitstempeln

Data Lifecycle Management Funktionen

  • Hierarchisches Speichermanagement
  • Gesonderte Speicherung großer E-Mails auf alternativen Storages
  • Versiegeln von Archivcontainern (Read only)
  • Inhaltsabhängiges Verschieben & Kopieren von archivierten Mails
  • Inhaltsabhängige Übergabe der archivierten E-Mails inkl. der Metadaten an DMS/CRM etc.
  • Kontinuierliches Backup (Datenspiegelung)

Archiv-Speicher

  • Selbsttragendes Archiv, Suchindex und Zugriffsrechte liegen im Archivcontainer
  • Keine Größenlimitierung
  • Volltext-Indizierung des gesamten E-Mail-Inhalts inkl. aller Anhänge mit Textinhalt Deduplizierung / Single Instancing, jede E-Mail wird nur einmal pro Archiv gespeichert
  • Echtzeitkompression bei der Speicherung (ZIP-Algorithmus)
  • Verschlüsselte Speicherung der Daten
  • Zusätzliche Signierung bei der Speicherung des E-Mails (Revisionssicherheit)
  • Zusatzverschlüsselung (AES) mit individuellem Passwort möglich
  • Offline-Verwendung der Archive: Suche, Lesen und Export auch ohne Appliance möglich
  • Archivierung aller Metadaten und Zeitstempel
  • Frei wählbare Chunksize (maximale Größe der Datendateien, ab der der Split erfolgt)
  • Multiple Archive
  • Hierarchisches Speichermanagement
  • Individuelle Aufbewahrungszeiten pro Archiv einstellbar

Nacharchivierung

  • MS Outlook® ab der Version 2003 (Add-In notwendig)
  • MS-Exchange ® 2003 bis 2016
  • Lotus Notes (V 8.5 oder höher)
  • Office 365
  • IMAP / POP3
  • MS Outlook Archive (PST-Dateien)
  • Novell GroupWise ab Version 8.4
  • Tobit David V 8.0 oder höher

Sicherheit

  • Integrierter Virenschutz für alle ein- und ausgehenden E-Mails
  • Virenfilterung auch auf Office-Dokumente mit Macros möglich
  • Verschlüsselung ausgehender E-Mails via Passwort

Hochverfügbarkeitsmerkmale

  • Hot-Standby Cluster (optionales Modul)
  • SNMP Monitoring
  • Health Control
  • Alarmmeldungen (Alert-Notification)
  • Selbstheilung (Watchdog)
  • Automatische Überwachung der Storage-Verfügbarkeit und Geschwindigkeit
  • Autom. Zwischenspeicherung der Archivdaten bei Storage-Verlust

Benutzer-Interface

  • Outlook Integration (Add-In)
  • Webinterface
  • Windows-Programm
  • iPhone / iPad App
  • Android Phone / Tablet App

Benutzerverwaltung & Verzeichnisdienste

  • Lokale Datenbank
  • Active Directory
  • Open LDAP
  • Lotus Notes
  • Novell NetWare (E-Directory)
  • Automatische Synchronisation der
    Mailkonten aus dem Verzeichnisdienst

Unterstützte Mailserver

  • MS-Exchange ® 2003 bis 2016
  • Lotus Notes (V 8.5 oder höher)
  • OX – Open Xchange
  • Postfix
  • Office 365
  • Hosted Exchange ®
  • Tobit David V 8.0 oder höher
  • Kerio
  • Kolab
  • Novell GroupWise ab Version 8.4
  • Weitere Mailserver werden unterstützt

Storage

  • iSCSI native
  • NFS / CIFS
  • Logical V-Disk (nur Virtual Appliance)
  • Multiple Storage
  • Hierarchisches Speichermanagement

Alle genannten Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer, Änderungen und Irrtümer vorbehalten.

Profitieren Sie von REDDOXX Lösungen als Cloud-Services

Viele Unternehmen und Organisationen setzen heute auf Cloud Computing. Die Nutzung von Lösungen als Cloud-Services bietet zahlreiche Vorteile: Von der Entlastung der eigenen Infrastruktur über maximale Flexibilität bis hin zu einem transparenten Kostenmodell. REDDOXX steht Ihnen mit starken Partnern zur Seite, um so für Sie optimale Cloud-Lösungen rund um die Themen rechtssichere E-Mail-Archivierung und/oder Anti-Spam zu finden

Bewährte REDDOXX-Technologie

Die REDDOXX-Cloudlösungen basieren auf den ausgereiften, vielfach in der Praxis bewährten Produkten MailDepot (Archivierung) und Spamfinder (Anti-Spam).  Kunden können den jeweiligen Service sofort produktiv einsetzen, ohne Veränderungen an ihrer IT vornehmen zu müssen. Die Abrechnung erfolgt transparent und fair auf der Basis einer monatlichen Gebühr pro User. Das bedeutet für Sie: Volle Kostenkontrolle ohne Anfangsinvestitionen!

Sämtliche Updates, Aktualisierungen oder Softwarewartungen erfolgen zentral durch REDDOXX. So bleiben die Lösungen jederzeit auf dem aktuellsten Stand. REDDOXX Cloud ist eine attraktive Alternative zum Einsatz einer klassischen, hardwaregebundenen oder virtuellen Appliance und lässt sich innerhalb kürzester Zeit einrichten.

 

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Vorteile der REDDOXX Cloud-Services

  • Nutzung der bekannten, tausendfach bewährten REDDOXX-Technologie als Service
  • Abrechnung auf User-Basis
  • Erhebliche Entlastung der IT-Infrastruktur
  • Sofort produktiv einsetzbar
  • Revisionssichere E-Mail-Archivierung mit leistungsfähiger Volltext-Recherche
  • Orientiert an den rechtlichen Anforderungen
  • Vollautomatische Sicherung ein- und ausgehender E-Mails
  • Leistungsstarker Spamschutz mit patentiertem CISS-Verfahren (Absender-Verifizierung)

Die rechtlich einwandfreie Archivierung des E-Mail-Verkehrs ist in vielen Unternehmen immer noch eine ungelöste Herausforderung

Entdecken Sie REDDOXX

Mit REDDOXX MailDepot steht Ihnen eine TÜV-zertifizierte Lösung für E-Mail Archivierung und E-Mail Management zur Verfügung, die nicht nur für Rechtssicherheit sorgt, sondern auch zahlreiche weitere Mehrwerte bietet. Die E-Mail-Infrastruktur wird massiv entlastet und das gesamte Handling des Mail-Verkehrs wesentlich vereinfacht. REDDOXX MailDepot archiviert nach der Implementierung alle ein- und ausgehenden E-Mails vollautomatisch.

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Bleiben Sie unabhängig vom Typ des Mailservers

Die Lösung ist unabhängig vom Typ des Mailservers, unterstützt jegliche Arten von Storage und kann dadurch sehr einfach in jede bestehende Infrastruktur eingebunden werden. Durch eine Volltextindizierung lässt sich später jede archivierte Mail sofort wieder finden und per Mausklick wiederherstellen.

REDDOXX zeichnet sich insbesondere durch eine sichere und benutzerfreundliche E-Mail Archivierung aus: Das REDDOXX MailDepot. An allererster Stelle steht eine Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit dank Zertifizierung und der Verwendung gängiger Marktstandards. Das schafft Investitionssicherheit.

Alexander Bauer
Entwicklung

entwickler-maildepot

Ordnen Sie aufbewahrungspflichtige Mails zu

Die REDDOXX-Lösung für E-Mail Archivierung und E-Mail Management zeichnet sich dadurch aus, dass sie aufbewahrungspflichtige E-Mails eindeutig zuordnet und kennzeichnet, an vorhandene DMS (Dokumenten-Management-Systeme) angebunden werden kann sowie die nachträgliche Archivierung von bestehenden Mailboxen ermöglicht.

Programmoberfläche

Weitere Vorteile

Wesentlich für die Einhaltung von Compliance- und Datenaufbewahrungs-Richtlinien ist außerdem, dass eine Auditierung auch über das Vieraugen-Prinzip möglich ist.

Weitere Vorteile und Highlights sind eine benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Microsoft® Outlook, sowie wahlweise der Zugriff über Webbrowser und Smartphone APPs (iOS / Android). Für Systemadministratoren und IT-Infrastruktur-Verantwortliche ist außerdem die Multiple-Storage-Unterstützung relevant, sowie die Möglichkeit, archivierte Daten auszulagern.

Details zum Compliance Framework

TÜV Zertifizierung

Geprüft und für gut befunden

Unsere Archivierungslösung REDDOXX MailDepot hat nach entsprechender Begutachtung das offizielle TÜV-Siegel „Geprüfte Archivierung“ erhalten. Dies bestätigt unter anderem die erfolgreiche Umsetzung der grundlegenden Anforderungen an Revisionssicherheit und Compliance.

Erfahren Sie hier mehr über unsere TÜV Zertifizierung ›

User Ansicht – Outlook ®-Add-In

REDDOXX MailDepot

outlook

Das neue REDDOXX Outlook ®-Add-In erweitert die gewohnte Microsoft Outlook Oberfläche um die intelligenten MailDepot-Funktionen. Neben der schnellen Suche bietet das Add-In die direkte Weiterbearbeitungsmöglichkeit von E-Mails in Outlook. Die integrierte Vorschaufunktion und die chronologische Baumansicht verschaffen dem Anwender die notwendige Transparenz über alle E-Mail-Vorgänge. Das REDDOXX Outlook® Add-In ist ab Outlook® 2010 bis hin zu 2016 verwendbar und für die jeweiligen Versionen optimiert worden.

Screenshots – E-Mail Management Appliance

REDDOXX MailDepot Mobile Apps

REDDOXX MailDepot für iOS (iPad und iPhone) sowie Android macht die intelligente E-Mail-Archivierung mobil. Während der E-Mail Client nur eine begrenzte Anzahl von Mails anzeigen kann, hat der mobile REDDOXX-Nutzer alle archivierten E-Mails auch auf Smartphone und Tablet stets zur Hand.

User Ansicht – Webinterface

REDDOXX MailDepot

E-Mail-Archivierung-mit-REDDOXX-Suite

Dreifach einfach, die REDDOXX Suite

Archivierung, Anti-Spam und Verschlüsselung in einer Lösung vereint

Die tausendfach bewährte und TÜV-zertifizierte Komplettlösung für anspruchsvolle Unternehmen
von 5 ‑ 50.000 Mail-Accounts, die auf Nummer sicher gehen wollen!

  • Optimiert Backup und Recovery
  • Rückwirkende E-Mail Archivierung
  • Besseres E-Mail-Management und mehr zentralisiertes Firmenwissen