Datensouveränität vor Ort mit REDDOXX MailDepot
E-Mail-Archivierung mit rechtssicherer Software-Lösung
REDDOXX MailDepot ist eine E-Mail-Archivierungs-Software für Unternehmen mit 10 bis 15.000 Postfächern. Die Software läuft als virtuelle Appliance On-Premises auf Ihrer eigenen Infrastruktur, archiviert E-Mails automatisch und unveränderbar und erfüllt GoBD, DSGVO und HGB, ohne Cloud-Abhängigkeit.
Rechtssichere E-Mail-Archivierungs-Software mit REDDOXX MailDepot
REDDOXX MailDepot archiviert alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch, vollständig und unveränderbar. Die Lösung erfasst jede Nachricht, bevor sie das Postfach erreicht, und bewahrt sie revisionssicher auf. Ob GoBD, DSGVO oder HGB: MailDepot erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an die geschäftliche E-Mail-Archivierung und macht den Umgang mit E-Mails im Unternehmen gleichzeitig schneller und einfacher.
Alle E-Mails werden automatisch und revisionssicher archiviert. Selbst wenn Benutzerinnen und Benutzer versehentlich Mails aus ihrem Postfach löschen, bleiben diese im Archiv vollständig erhalten.
Mit der automatischen Auslagerung alter Nachrichten reduzieren Sie Speicherbedarf und Systemlast auf Ihren E-Mail-Servern – das steigert Performance und Stabilität.
Dank leistungsfähiger Volltextsuche finden Sie E-Mails und jeden Anhang (z. B. PDF, Office-Dokumente wie Word oder Excel) innerhalb von Sekunden – auch in großen Datenbeständen.
Durch Komprimierung, Deduplizierung und die effiziente Speicherung im Archiv sparen Sie teuren Speicherplatz und halten Postfächer schlank.
Schluss mit verstreuten, unsicheren und schwer zu verwaltenden PST-Dateien. Mit MailDepot werden alle Nachrichten zentral archiviert und sind jederzeit zugänglich.
MailDepot sorgt für rechtskonforme Archivierung und erfüllt alle relevanten Anforderungen an Aufbewahrung, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit.
Welche Features bietet die Software für die E-Mail-Archivierung?
MailDepot bietet alles, was Unternehmen für eine effiziente, sichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung benötigen und macht die Arbeit mit E-Mails spürbar einfacher. Von der Volltextsuche bis zur nahtlosen Integration in bestehende IT-Systeme: MailDepot ist eine leistungsstarke, modulare Lösung, die mit Ihren Anforderungen wächst.
Funktioniert mit jedem Mailserver – auch wenn Sie ihn mal wechseln
Unsere E-Mail-Archivierungs-Software funktioniert unabhängig von dem eingesetzten Mailserver. Ob Microsoft Exchange, Microsoft 365, Zimbra, Kerio Connect, Postfix, GroupWise oder HCL Notes (Lotus Notes) – die Integration ist unkompliziert und flexibel. Auch hybride Microsoft-365-Umgebungen lassen sich über SMTP-Journaling nahtlos anbinden.
Und das Beste: Wenn Sie Ihren Mailserver verändern, können Sie Ihre Mails weiter archivieren. Eine beispielsweise von Lotus Notes archivierte E-Mail können Sie dank Marktstandards problemlos auf einem Microsoft Exchange Server wiederherstellen.
Unterstützt beliebige Storages: Ob NAS, SAN oder VirtualDisc
Mit REDDOXX MailDepot sind Sie bei der Speicherwahl vollkommen flexibel. Ob lokales NAS, leistungsfähiges SAN oder eine virtuelle Festplatte in Ihrer virtuellen Umgebung – das System passt sich nahtlos Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur an. So können Sie vorhandene Speicherkapazitäten optimal nutzen und Kosten sparen.
Und das Beste: Sie müssen nicht heute den Storage für die nächsten 10 Jahre planen, sondern können ihn jederzeit im laufenden Betrieb erweitern.
Volltextsuche auch in PDF-Dateien und anderen Anhängen: 10 Jahre alte E-Mails in 5 Sekunden finden
Dank intelligenter Volltextindizierung durchsucht MailDepot nicht nur Betreffzeilen und E-Mail-Inhalte, sondern auch textbasierte Anhänge wie PDFs, Word- oder Excel-Dokumente. Selbst bei großen Datenbeständen finden Sie jede gesuchte E-Mail innerhalb von Sekunden – schnell, präzise und komfortabel.
Und das Beste: Sie können auch E-Mails aus längst vergangenen Jahren in Sekundenschnelle wiederfinden. Auch 10 Jahre alte Nachrichten und ihre Anhänge sind nur einen Mausklick entfernt – selbst wenn die Mitarbeitenden gar nicht mehr im Unternehmen sind.
Was unsere Mail-Archivierungssoftware auszeichnet
Mit MailDepot investieren Sie nicht nur in ein leistungsstarkes Programm für die E-Mail-Archivierung, sondern in ein System, das mit Ihren Anforderungen wächst. Von Compliance über Speicheroptimierung bis hin zu einfacher Verwaltung und rollenbasierten Zugriffsberechtigungen bietet MailDepot alles, was Sie benötigen.
Ob Webbrowser, Smartphone-App, Windows App oder Outlook-Plugin – Sie und Ihre Mitarbeitenden haben jederzeit schnellen und komfortablen Zugriff auf alle archivierten E-Mails.
Importieren Sie bestehende Datenbestände und löschen Sie Altlasten. Dank flexibler Exportoptionen bleiben Sie unabhängig und vermeiden künstliche Vendor-Lock-ins.
Definieren Sie individuelle Zugriffsrechte und ermöglichen Sie zum Beispiel den Zugriff auf archivierte Mails ausgeschiedener Mitarbeitender – rechtssicher und nachvollziehbar.
Erfüllen Sie Datenschutzanforderungen wie die DSGVO. Löschen Sie E-Mails auf Anforderung – zum Beispiel abgelehnte Bewerbungen – und bleiben Sie stets regelkonform.
MailDepot wächst mit Ihrem Unternehmen. Erweiterungen wie integrierter Spamschutz oder Software für die E-Mail-Verschlüsselung lassen sich nahtlos hinzufügen.
Verwalten Sie MailDepot bequem über eine moderne Weboberfläche – inklusive einfacher Update- und Wartungsfunktionen für die Administration.
On-Premises E-Mail-Archivierung:
Volle Datensouveränität auf Ihrer Infrastruktur
REDDOXX MailDepot läuft ausschließlich auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Alle archivierten E-Mails verbleiben in Ihrem Rechenzentrum, ohne externen Zugriff und ohne Abhängigkeit von Drittanbietern. MailDepot wird als dauerhafte Nutzerlizenz angeboten, ohne monatliche Abo-Gebühren und ohne Vendor-Lock-in: Dank offener Standards und flexibler Exportoptionen behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Archivdaten.
Auch intern sorgt MailDepot für Transparenz. Jeder Zugriff auf archivierte E-Mails wird in einem vollständigen Audit-Trail protokolliert. Sie können jederzeit nachvollziehen, wer wann welche Nachricht eingesehen oder exportiert hat, was sowohl bei internen Prüfungen als auch bei externen Audits für Sicherheit sorgt.
Für wen eignet sich unsere Lösung für die Mail-Archivierung?
REDDOXX MailDepot ist bewusst flexibel konzipiert: Die Lösung lässt sich sowohl in kleinen Unternehmen mit wenigen Postfächern als auch in großen, verteilten Strukturen mit tausenden Nutzern effizient einsetzen. Die Lösung wird einfach als virtuelle Appliance in Ihrer bestehenden Umgebung installiert und ist in wenigen Schritten einsatzbereit – ohne großen Einrichtungsaufwand. Eine vollständige Testlizenz steht kostenfrei zur Verfügung und lässt sich in der Regel innerhalb von 2 bis 4 Stunden produktiv in Betrieb nehmen.
Kleine Unternehmen profitieren von einer unkomplizierten, rechtssicheren Archivierungslösung, die ohne zusätzliche Infrastruktur auskommt und keine laufende Betreuung benötigt. Große Unternehmen erhalten ein leistungsfähiges System mit rollenbasiertem Zugriff und einem umfangreichen Compliance Framework – auch über mehrere Standorte oder Domänen hinweg.
MailDepot richtet sich an Unternehmen, die ihre E-Mail-Daten auf der eigenen Infrastruktur behalten möchten. Für Unternehmen, die eine cloudbasierte Lösung bevorzugen, bietet REDDOXX mit der E-Mail-Archivierung in der Cloud eine speziell für Microsoft-365-Umgebungen optimierte Alternative.
Als E-Mail-Archivierungs-Software für Kleinunternehmen lässt sich MailDepot schnell in bestehende Systeme integrieren und liefert sofort rechtssichere Archivierung – ganz ohne komplexe Infrastruktur.
Steigendes E-Mail-Volumen, begrenzte IT-Ressourcen? Mit MailDepot entlasten Sie Mailserver, reduzieren Speicherbedarf und behalten mit der Volltextsuche jederzeit den Überblick.
Mehrere Standorte, viele Postfächer, klare Compliance-Vorgaben? MailDepot ist skalierbar, Multi-Domain-fähig und erfüllt höchste Datenschutz- und Archivierungsanforderungen.
Ideal für Kanzleien, Steuerbüros, medizinische Einrichtungen, Bildungs- oder Verwaltungseinrichtungen – überall dort, wo langfristige Archivierung wichtiger Daten gebraucht wird.
So funktioniert die E-Mail-Archivierungs-Software REDDOXX MailDepot
MailDepot ist schnell eingerichtet und fügt sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft ein.
Die E-Mail-Archivierungs-Software läuft anschließend automatisch im Hintergrund, sodass Ihre Mitarbeitenden sich auf das Wesentliche konzentrieren können: produktives Arbeiten mit E-Mails.
1. Installation und Einrichtung
MailDepot wird als virtuelle Appliance in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert. Die Installation erfolgt auf Ihrer bevorzugten Virtualisierungsplattform – z. B. VMware, Hyper-V, XEN, KVM, Proxmox oder anderen Hypervisoren.
Nach der Installation wird die Appliance grundlegend konfiguriert, beispielsweise mit der Anbindung an Ihr Active Directory (LDAP), um Benutzer, Gruppen und E-Mail-Adressen automatisch zu synchronisieren.
Sobald die Umgebung steht, können Sie die Archivierung aktivieren, Regeln definieren und die ersten Postfächer anbinden.
2. Automatische Archivierung
Nach der Einrichtung beginnt MailDepot automatisch mit der Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails. Auf Wunsch werden auch interne E-Mails erfasst.
Die Archivierung erfolgt unabhängig vom verwendeten Mailserver und stellt sicher, dass alle Nachrichten vollständig, unveränderbar und revisionssicher abgelegt werden.
Durch Journaling, SMTP-Weiterleitungen, zum Beispiel per Postfix, die Integration als zentrales Gateway in den SMTP-Verkehr oder per POP3-Zugriff lassen sich auch komplexe Mailflows vollständig erfassen.
Die Erfassung erfolgt immer bevor eine Nachricht das Postfach erreicht. So bleiben auch gelöschte oder verschobene E-Mails lückenlos im Archiv erhalten. Ein kryptografischer Hashwert pro E-Mail macht nachträgliche Veränderungen jederzeit nachweisbar.
3. Compliance und Entlastung
MailDepot sorgt im Hintergrund zuverlässig für die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen – darunter die GoBD, DSGVO sowie weitere nationale und branchenspezifische Vorgaben.
MailDepot unterstützt die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren für Handelsbriefe (§ 257 HGB) und 10 Jahren für steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen (§ 147 AO), einschließlich der Archivierung elektronischer Rechnungen. Alle Zugriffe auf archivierte E-Mails werden in einem Audit-Trail protokolliert, der bei internen Prüfungen und externen Audits für lückenlose Nachvollziehbarkeit sorgt.
Gleichzeitig entlastet die Lösung Ihre IT-Struktur spürbar: Archivierte E-Mails werden vom Mailserver ausgelagert und Dedupliziert, was Speicherplatz spart und die Performance verbessert.
Auch unsichere und schwer wartbare PST-Dateien gehören der Vergangenheit an – alle E-Mails sind zentral, sicher und durchsuchbar abgelegt.
4. E-Mails in Sekunden wiederfinden
Sobald E-Mails archiviert sind, stehen sie über die leistungsfähige Volltextsuche zur Verfügung – inklusive aller textbasierten Anhänge (z. B. PDF, Word, Excel).
Die Suche ist blitzschnell – auch bei großen Datenbeständen von mehreren Terrabyte – und kann über den Webbrowser, das Outlook-Plugin, einen Windows Client oder die Smartphone App genutzt werden.
So finden Ihre Mitarbeitenden in Sekundenschnelle, was sie brauchen – egal ob 10 Tage oder 10 Jahre alt.
Die REDDOXX Appliance ist eine virtuelle Maschine und kann unter nahezu jedem beliebigen Hypervisor installiert werden. Unterstützt werden u.a. VMware, Hyper-V, Citrix XEN, KVM, Proxmox, Nutanix AHV oder auch Virtual Box.
Wer keine eigene virtuelle Umgebung hat oder die E-Mail-Archivierung nicht lokal nutzen möchte, empfehlen wir unser Cloud Archive – natürlich zu 100% in deutschen Rechenzentren.
Nein. MailDepot arbeitet unabhängig vom eingesetzten Mailserver und fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Umgebung ein – ob Exchange, Microsoft 365, Postfix, Lotus Notes oder andere Systeme.
Bei einer On-Premises-Archivierung verbleiben alle E-Mails auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Es gibt keinen externen Datenzugriff und keine Abhängigkeit von einem Cloud-Anbieter. Gerade in regulierten Branchen wie dem Steuer- und Rechtsberatungsumfeld oder im Gesundheitswesen ist diese vollständige Datenkontrolle oft eine zentrale Anforderung. Aber auch für alle anderen Unternehmen, die ihre Datenhoheit bewahren möchten, bietet On-Premises die größtmögliche Souveränität.
In der Regel ist die virtuelle Appliance innerhalb von 2-4 Stunden installiert und konfiguriert. Nach der Grundkonfiguration können Sie sofort mit der Archivierung starten. In komplexeren Umgebungen empfehlen wir, 4-8 einzuplanen.
Ja. MailDepot erfüllt alle Anforderungen an eine rechtssichere E-Mail-Archivierung: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrungspflichten und datenschutzkonformes Löschen.
Geschäftliche E-Mails unterliegen in Deutschland gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Für Handelsbriefe gilt eine Frist von 6 Jahren (§ 257 HGB), für steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen und Belege eine Frist von 10 Jahren (§ 147 AO, GoBD). MailDepot unterstützt Sie bei der Einhaltung dieser Fristen und ermöglicht gleichzeitig die DSGVO-konforme Löschung personenbezogener Daten nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht.
Archivierte E-Mails ehemaliger Mitarbeitender bleiben – selbst wenn Sie diese Benutzer im Active Directory löschen – erhalten und können gezielt durch berechtigte Personen eingesehen werden – natürlich mit dokumentierter Zugriffskontrolle.
Ja. MailDepot unterstützt vielfältige Importmöglichkeiten, u.a. den Import vorhandener PST-Files oder das Einlesen der Exchange-Datenbank. So konsolidieren Sie Ihre E-Mail-Historie und schaffen eine einheitliche, zentrale Archivstruktur.
Nein! Sie können frei wählen, wo die Archivdaten gespeichert werden – ob NAS, SAN oder virtuelle Umgebung. Und das Beste: Der Speicher kann bei Bedarf jederzeit im laufenden Betrieb erweitert werden.
Ja, das ist möglich – unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Mit dem integrierten Compliance Framework können Löschrichtlinien definiert werden, z. B. zur fristgerechten Entfernung personenbezogener Daten (etwa abgelehnte Bewerbungen). Auf Anforderung lassen sich einzelne E-Mails oder ganze Datenbereiche DSGVO-konform entfernen – dokumentiert und nachvollziehbar.
Kein Problem. REDDOXX MailDepot archiviert unabhängig vom eingesetzten Mailserver. Das bedeutet: Selbst wenn Sie Ihre E-Mail-Infrastruktur vollständig wechseln – z. B. von Lotus Notes zu Microsoft Exchange oder in die Cloud – bleibt das bestehende Archiv vollständig erhalten und weiterhin zugänglich. Eine einmal archivierte E-Mail kann auf jedem beliebigen Mailsystem wiederhergestellt werden.
Ein Backup dient der Wiederherstellung im Notfall, z. B. bei Systemausfällen. Die Archivierung hingegen speichert E-Mails dauerhaft, vollständig und revisionssicher – unabhängig vom Postfach. Beides ergänzt sich, erfüllt aber unterschiedliche Zwecke.
Bei einer revisionssicheren Archivierung wird sichergestellt, dass E-Mails auch Jahre nach der Archivierung inhaltlich vollkommen identisch aufgerufen und angezeigt werden können. Der unveränderte Originalzustand muss sich jederzeit belegen lassen. Die Daten dürfen innerhalb der vorgesehenen Archivierungsdauer weder absichtlich noch versehentlich verändert werden.
Nach vielen allgemein anerkannten Definitionen erfüllen revisionssichere Archivsysteme (unter anderem) die folgenden Anforderungen:
Archivierte Informationen…
- … sind unveränderbar
- … lassen sich wieder auffinden
- … die Archivierung erfolgt nachvollziehbar
- … die Daten sind fälschungs- bzw. manipulationsgeschützt
Wichtig zu wissen: Eine revisionssichere Archivierung entsteht nicht allein durch bestimmte technische Merkmale. Vielmehr fließen hier beispielsweise auch betriebliche Prozesse ein, die etwa für eine vollständige, lückenlose Erfassung aller relevanten Daten sorgen.
Jede in MailDepot archivierte E-Mail erhält beim Eingang einen kryptografischen Hashwert. Dieser macht jede nachträgliche Veränderung technisch nachweisbar und stellt die Integrität jeder archivierten Nachricht dauerhaft sicher. Die Archivierung selbst erfolgt automatisch über Journaling oder SMTP-Gateway, bevor eine Nachricht das Postfach des Empfängers erreicht. Selbst wenn Mitarbeitende E-Mails im Postfach löschen oder verschieben, bleiben die Originale vollständig im Archiv erhalten.
Im Rahmen der langfristigen Aufbewahrung der Mail-Kommunikation ist es für Unternehmen vor allem entscheidend, eine rechtssichere E-Mail-Archivierung umzusetzen. Denn es reicht bei weitem nicht aus, Mails einfach nur von Zeit zu Zeit zu sichern beziehungsweise ohne weitere Vorkehrungen lediglich auf einem Backup-Medium zu hinterlegen.
E-Mails mit geschäftlich relevanten Inhalten sind in vielen Belangen klassischen, papiergebundenen Geschäftsbriefen und Dokumenten gleichgestellt. Die Relevanz eines Angebots, einer Rechnung oder einer Absprache bezüglich eines Vertrags verändert sich nicht dadurch, ob die Übermittlung per Briefpost, Fax oder E-Mail erfolgt. Da der Anteil an geschäftlichen E-Mails ständig steigt und immer mehr Vorgänge auf diesem Weg erfolgen, nimmt auch die Notwendigkeit zu, sich mit dem Thema rechtssichere E-Mail-Archivierung intensiv und nachhaltig auseinanderzusetzen.
Wie lässt sich dies in der Praxis umsetzen? Um Mails sicher zu archivieren, müssen viele Faktoren bedacht werden. Eine Reihe von Regelungen und Fristen ergibt sich direkt aus der Gleichstellung von geschäftlichen Mails mit entsprechenden Geschäftsbriefen. Dies betrifft beispielsweise die Aufbewahrungszeiten für steuerrechtliche relevante Dokumente wie Rechnungen oder Belege. Weitere Kriterien für die rechtssichere E-Mail-Archivierung lassen sich aus den verschiedenen Richtlinien für den Umgang mit EDV-gestützten Daten ableiten.
Zu den Verordnungen, Gesetzen und Regelungen, die Unternehmen beachten müssen, zählen unter anderem etwa das Handelsgesetzbuch (HGB), die sogenannten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) und die Abgabenordnung (abgekürzt AO). Wichtig waren für die rechtssichere E-Mail-Archivierung bis Ende 2014 außerdem die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), eine Sammlung von Regelungen, die vor allem für die Buchführung in steuerlicher Hinsicht relevant waren und sich mit dem Management von Dokumenten und der Gestaltung von Archivsystemen beschäftigten. Diese Regelungen sind in die neue GoBD überführt worden.
Insgesamt zeigt sich, dass sich Unternehmen bei der Einrichtung ihrer Mail-Archivierung nicht auf eine einzige, konkrete Richtlinie verlassen können, sondern die geltenden Anforderungen einer Fülle an Vorschriften entnehmen und bestmöglich umsetzen müssen.
Vereinzelt treten Interessierte an uns heran, die eine E-Mail-Archivierung auf Stubbing-Basis realisieren möchten. Bei dieser Methode verbleiben im lokalen E-Mail-Client lediglich die Header-Informationen der E-Mails. Dabei handelt es sich beispielsweise um Daten wie den Betreff, den Absender oder das Datum der Nachricht. Die eigentlichen Inhalte – etwa der Text der Mail oder eventuelle Attachments/Dateianhänge – werden auf ein separates Storage-System ausgelagert.
Hinter Stubbing steckt unter anderem meist der Wunsch, eine Speicherentlastung auf den lokalen Systemen zu erzielen. Allerdings sprechen aus unserer Sicht sehr viele Aspekte gegen ein solches Vorgehen. Denn die vermeintlichen Vorteile halten einer kritischen Überprüfung in aller Regel nicht stand oder kehren sich gar ins Gegenteil um. Denn oft führt Stubbing zu einer sinkenden Performance speziell bei der Suche und Wiederherstellung von E-Mails, da zwangsläufig unzählige Datenbankeinträge durch die notwendigen Verlinkungen zwischen Header- und Body-Informationen der Nachrichten entstehen. Außerdem kann die Rechtssicherheit des Archivs gefährdet sein, da die E-Mails durch die Aufteilung nicht im unveränderten Originalzustand archiviert sind.
