E-Mail-Archivierung2019-05-22T14:57:45+02:00

REDDOXX MailDepot

Die Software-Lösung für rechtssichere E-Mail-Archivierung


Mit REDDOXX MailDepot ist jede E-Mail nur zwei Mausklicks entfernt. Das leistungsfähige, volltextindizierte System durchsucht in Sekundenschnelle Ihre E-Mails und alle textlich orientierten Anhänge (z.B. Word oder PDF).

Aufwendiges Sortieren und Ordnen der E-Mails im Postfach wird überflüssig. Alle E-Mails werden automatisch und dauerhaft in einem vom Mailserver unabhängigen Archiv gespeichert. Das MailDepot erfüllt selbstverständlich alle gesetzlichen Anforderungen, die bereits seit Jahren verbindlich gelten.

Funktionen im Überblick

  • DSGVO & GoBD konform: Rechtssichere und revisionssichere E-Mail-Archivierung aller relevanten E-Mails
  • Einfachste Bedienung für den Anwender
  • Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit durch Marktstandards
  • Eindeutige Zuordnung und Kennzeichnung aufbewahrungspflichtiger E-Mails
  • Anbindung an vorhandene Dokumenten-Management-Systeme möglich
  • Entlastet Ihre IT Infrastuktur sofort und nachhaltig
  • Benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Microsoft ® Outlook / Webbrowser-Zugriff und Smartphone (iOS / Android)
  • Nachträgliches Archivieren von bestehenden Archiven möglich
  • Auslagerung archivierter Daten möglich
  • Multiple Storage Unterstützung
  • Auditierung über Vieraugen-Prinzip möglich
  • Compliance Produkt
Kostenfreie Webpräsentationen ›

Unterstützte Mailserver

  • MS-Exchange ® 2003 bis 2016
  • Lotus Notes (V 8.5 oder höher)
  • OX – Open Xchange
  • Postfix
  • Office 365
  • Hosted Exchange ®
  • Tobit David V 8.0 oder höher
  • Kerio
  • Kolab
  • Novell GroupWise ab Version 8.4
  • Weitere Mailserver werden unterstützt

Compliance Funktionen

  • Auditoren-Zugriff mit auswertbarem Zugriffs-Log
  • Auditoren-Zugriff gesichert über Vieraugenprinzip
  • Inhaltsabhängiger Audit für den revisionsorientierten Zugriff
  • Offline-Audit (ohne Appliance), geeignet für die Außenrevision
  • Revisionssicheres Logging (Compliance Log)
  • Datenschutzkonformer Umgang mit sensiblen Daten einstellbar (Compliance-Framework)
  • Manipulationssichere Aufbewahrungszeiten einstellbar
  • Verbindlicher Nachweis des Empfangs- bzw. Versende-Zeitpunkts
  • Revisionssichere und verschlüsselte Speicherung
  • Regelbasierte Archivausschlüsse (Absender, Empfänger, Betreff, Größe)

Suchfunktionen

  • Volltextsuche in den E-Mails und allen Texten der Anhänge
  • Kombinierte Suche
  • Schnellauswahl von Suchfeldern und Feldkombinationen
  • Originalgetreue Darstellung des Mailinhalts (HTML/RTF/Text)
  • Direkte Weiterbearbeitung in MS Outlook® (Add-In notwendig)
  • Stellvertreterfunktion
  • Suchergebnis mit Darstellung des E-Mail-Verlaufs
  • Kennzeichnung ein- und ausgehender Mails im Suchergebnis
  • Originalgetreue Darstellung des Mailinhalts (HTML/RTF/Text)
  • Mehrfachoperation im Suchergebnis über Kontextmenü, z.B. Zustellen, Weiterleiten/Öffnen
  • E-Mail-Historie mit verbindlichen Zeitstempeln

Data Lifecycle Management Funktionen

  • Hierarchisches Speichermanagement
  • Gesonderte Speicherung großer E-Mails auf alternativen Storages
  • Versiegeln von Archivcontainern (Read only)
  • Inhaltsabhängiges Verschieben & Kopieren von archivierten Mails
  • Inhaltsabhängige Übergabe der archivierten E-Mails inkl. der Metadaten an DMS/CRM etc.
  • Kontinuierliches Backup (Datenspiegelung)

Archiv-Speicher

  • Selbsttragendes E-Mail-Archiv, Suchindex und Zugriffsrechte liegen im Archivcontainer
  • Keine Größenlimitierung
  • Volltext-Indizierung des gesamten E-Mail-Inhalts inkl. aller Anhänge mit Textinhalt Deduplizierung / Single Instancing, jede E-Mail wird nur einmal pro Archiv gespeichert
  • Echtzeitkompression bei der Speicherung (ZIP-Algorithmus)
  • Verschlüsselte Speicherung der Daten
  • Zusätzliche Signierung bei der Speicherung des E-Mails (Revisionssicherheit)
  • Zusatzverschlüsselung (AES) mit individuellem Passwort möglich
  • Offline-Verwendung der Archive: Suche, Lesen und Export auch ohne Appliance möglich
  • Archivierung aller Metadaten und Zeitstempel
  • Frei wählbare Chunksize (maximale Größe der Datendateien, ab der der Split erfolgt)
  • Multiple Archive
  • Hierarchisches Speichermanagement
  • Individuelle Aufbewahrungszeiten pro Archiv einstellbar

Nacharchivierung

  • MS Outlook® ab der Version 2003 (Add-In notwendig)
  • MS-Exchange ® 2003 bis 2016
  • Lotus Notes (V 8.5 oder höher)
  • Office 365
  • IMAP / POP3
  • MS Outlook Archive (PST-Dateien)
  • Novell GroupWise ab Version 8.4
  • Tobit David V 8.0 oder höher

Sicherheit

  • Integrierter Virenschutz für alle ein- und ausgehenden E-Mails
  • Virenfilterung auch auf Office-Dokumente mit Macros möglich
  • Verschlüsselung ausgehender E-Mails via Passwort

Hochverfügbarkeitsmerkmale

  • Hot-Standby Cluster (optionales Modul)
  • SNMP Monitoring
  • Health Control
  • Alarmmeldungen (Alert-Notification)
  • Selbstheilung (Watchdog)
  • Automatische Überwachung der Storage-Verfügbarkeit und Geschwindigkeit
  • Autom. Zwischenspeicherung der Archivdaten bei Storage-Verlust

Benutzer-Interface

  • Outlook Integration (Add-In)
  • Webinterface
  • Windows-Programm
  • iPhone / iPad App
  • Android Phone / Tablet App

Benutzerverwaltung & Verzeichnisdienste

  • Lokale Datenbank
  • Active Directory
  • Open LDAP
  • Lotus Notes
  • Novell NetWare (E-Directory)
  • Automatische Synchronisation der
    Mailkonten aus dem Verzeichnisdienst

Zugriffsberechtigung

  • Automatische Replikation aus dem Active-Directory (MS Exchange 2003/2007/2010/2013/2016)
  • Anwender kann Vertreterrechte vergeben
  • Regelbasierte Vergabe von Vertreterrechten mit Gruppenfunktion (z.B. für abteilungsweiten Zugriff)
  • Automatische Bildung von Facharchiven mit gruppen- bzw. anwenderspezifischen Zugriffsrechten
  • Auditfunktion mit Vieraugenprinzip

Storage

  • iSCSI native
  • NFS / CIFS
  • Logical V-Disk (nur Virtual Appliance)
  • Multiple Storage
  • Hierarchisches Speichermanagement
Alle genannten Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer, Änderungen und Irrtümer vorbehalten.
DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und was das für die E-Mail-Archivierung bedeutet

Seit dem 25. Mai 2018 ist die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft.

Was das für Sie bedeutet, die Rolle von E-Mail-Archivierung und wieso das auch für Ihr Unternehmen relevant ist, erfahren Sie im Informationspapier vom geprüften Datenschutzbeauftragten Jürgen Dagutat.

Download ›

Bleiben Sie unabhängig vom Typ des Mailservers

Die E-Mail-Archivierungslösung ist unabhängig vom Typ des Mailservers, unterstützt jegliche Arten von Storage und kann dadurch sehr einfach in jede bestehende Infrastruktur eingebunden werden. Durch eine Volltextindizierung lässt sich später jede archivierte Mail sofort wieder finden und per Mausklick wiederherstellen.

Mit der E-Mail-Archivierung von REDDOXX erhalten Sie eine Langzeitarchivierung mit Zukunftssicherheit dank der Verwendung gängiger Marktstandards. Gleiches gilt für die Unterstützung der Mailserver. Dank flexibler Anbindung unterstützt REDDOXX nahezu alle Mailserver, die es am Markt gibt. Das schafft Investitionssicherheit und bietet Ihnen jederzeit die Möglichkeit, Ihren Mailserver zu migrieren, ohne das Archivsystem wechseln zu müssen.

Planen Sie aktuell eine Mailservermigration und haben noch keine E-Mail-Archivierung im Einsatz, kann Ihnen das REDDOXX MailDepot helfen. Führen Sie die Lösung ein, importieren Sie den gesamten Altbestand und fangen mit einem aufgeräumten, neuen Mailserver wieder an. So sind beispielsweise unsere Kunden, die Ansmann AG und die Süddeutsche Krankenversicherung a.G. erfolgreich vorgegangen.

Alexander Bauer
Softwareentwicklung

Die rechtlich einwandfreie Archivierung des E-Mail-Verkehrs ist in vielen Unternehmen immer noch eine ungelöste Herausforderung

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Entdecken Sie REDDOXX

Mit REDDOXX MailDepot steht Ihnen eine bewährte Lösung für E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management zur Verfügung, die nicht nur für Rechtssicherheit sorgt, sondern auch zahlreiche weitere Mehrwerte bietet.

Die E-Mail-Infrastruktur wird massiv entlastet und das gesamte Handling des Mail-Verkehrs wesentlich vereinfacht. REDDOXX MailDepot archiviert nach der Implementierung alle ein- und ausgehenden E-Mails vollautomatisch.

Ordnen Sie aufbewahrungspflichtige Mails zu

Die REDDOXX-Lösung für E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management zeichnet sich dadurch aus, dass sie aufbewahrungspflichtige E-Mails eindeutig zuordnet und kennzeichnet, diese an vorhandene Dokumenten-Management-Systeme übergeben kann, sowie die nachträgliche E-Mail-Archivierung von bestehenden Mailboxen ermöglicht. Wesentlich für die Einhaltung von Compliance- und Datenaufbewahrungs-Richtlinien ist außerdem, dass eine Auditierung auch über das Vieraugen-Prinzip möglich ist.

Hier finden Sie Details zum Compliance Framework

Programmoberfläche

webbasierte Administrationsoberfläche

Weitere Vorteile

Weitere Vorteile und Highlights sind eine benutzerfreundliche Bedienung durch Integration in Microsoft ® Outlook, sowie wahlweise der Zugriff über Webbrowser und Smartphone APPs (iOS / Android). Für Systemadministratoren und IT-Infrastruktur-Verantwortliche ist außerdem die Multiple-Storage-Unterstützung relevant, sowie die Möglichkeit, archivierte Daten auszulagern.

30 Tage kostenfrei testen ›

Screenshots

Webbasierte Administrationsoberfläche

Die gesamte Administration und Konfiguration der REDDOXX Appliance erfolgt über einen beliebigen Webbrowser. Ein Highlight der E-Mail-Archivierung ist beispielsweise die Möglichkeit, alte E-Mails auf kostengünstigere Medien wie NAS-Storages auszulagern, während aktuelle E-Mails beispielsweise in einem performanteren SAN vorgehalten werden.

Selbstverständlich hält die Administration viele weitere Funktionalitäten für Sie bereit, testen Sie die Lösung gerne für 30 Tage kostenfrei und unverbindlich.

Userzugriff über Outlook Plugin, Webbrowser und Windows Client

Für die Mitarbeiter stehen verschiedene Zugriffsmöglichkeiten bereit. Am Desktop werden vorallem die Integration in Microsoft ® Outlook und die Weboberfläche geschätzt. Während das Outlook Plugin dafür sorgt, dass Mitarbeiter ihre gewohnte Umgebung nicht verlassen müssen, bietet der Webbrowser die Möglichkeit, von jedem beliebigen Computer auf die archivierten E-Mails zuzugreifen.

Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter

Auch wenn die E-Mails von ausgeschiedenen Mitarbeitern auf dem Mailserver gelöscht sind, stehen diese weiterhin im zentralen E-Mail-Archiv zur Verfügung. Dies hat den großen Vorteil, dass mit dem Ausscheiden des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin nicht auch das gesamte Wissen gegangen ist.

Absprachen, die mit Kunden, Lieferanten und Partnern erfolgt sind, sind so jederzeit im Zugriff, sofern die Berechtigungen entsprechend gesetzt sind.

Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter ist nach entsprechender Konfiguration jederzeit möglich

Mobiler Zugriff dank Smartphone App für iOS und Android

Das Archiv für die Hosentasche ist dank der Mobile Apps für iOS und Android ebenfalls Realität. Mit wenigen Klicks können Sie auch auf dem Smartphone und Tablet Ihre E-Mails in Sekundenschnelle durchsuchen, auf E-Mailinhalte und Anhänge zugreifen, sowie die E-Mails natürlich jederzeit auch wiederherstellen.

Preisbeispiele

für jede Unternehmensgröße und jede Anzahl an Usern

Die tausendfach bewährte und rechtssichere Komplettlösung für anspruchsvolle Unternehmen
von 5 ‑ 50.000 E-Mail-Nutzern, die auf Nummer sicher gehen wollen!

Kombieren Sie ganz einfach und flexibel die von ihnen gewünschten Lösungen – wie z.B. das MailDepot und den Spamfinder – und kaufen Sie nur das, was Sie wirklich benötigen.

Anzahl BenutzerE-Mail-Archivierung
(inkl. 12 Monate Subscription)
E-Mail-Archivierung
(inkl. 36 Monate Subscription)
E-Mail-Archivierung und Anti-Spam
(inkl. 36 Monate Subscription)
Jährliche Verlängerung der Subscription nach Ablauf
(12 Monate)
10ab 1.330,00€ *ab 1.770,00€ *ab 1.870,00€ *340,00€
25ab 1.530,00€ *ab 1.970,00€ *ab 2.120,00€ *340,00€
50ab 1.930,00€ *ab 2.370,00€ *ab 2.570,00€ *340,00€
100ab 3.590,00€ *ab 4.580,00€ *ab 4.960,00€ *700,00€
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750ab 9.790,00€ *ab 12.480,00€ *ab 13.600,00€ *2.450,00€
1000ab 15.940,00€ *19.380,00€ *20.280,00€ *2.450,00€
1500ab 21.840,00€ *27.080,00€ *28.900,00€ *3.350,00€
2500ab 26.640,00€ *33.190,00€ *35.830,00€ *3.950,00€
500036.960,00€ *49.690,00€ *53.430,00€ *5.900,00€
750055.290,00€ *69.290,00€ *74.230,00€ *7.900,00€
15000110.870,00€ *136.070,00€ *144.962,00€ *14.220,00€
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Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, die E-Mail-Archivierung zum Beispiel mit der E-Mailverschlüsselung zu kombinieren. Stellen Sie sich Ihr ganz persönliches, individuell auf Ihre Unternehmensgröße und Ihre Bedürfnisse abgestimmtes Angebot jetzt ganz einfach im Kundenportal zusammen.

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