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Mailservermigration – REDDOXX E-Mail Best Practice Teil 5

Im neuen Teil unserer Serie „REDDOXX E-Mail Best Practice“ behandeln wir heute eine Herausforderung, vor der Unternehmen und Organisationen gerade langfristig stehen können: Was passiert eigentlich mit der E-Mail-Archivierung, wenn – aus welchem Grund auch immer – eine Migration auf einen anderen Mailserver ansteht?

Welchen Mailserver setzen Sie in zehn Jahren ein?

Eine Lösung für die rechtssichere Archivierung von E-Mails stellt meist eine langfristige Investition dar. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die zum Teil zehn Jahre übersteigen, bilden einen Kontrast zur oft schnelllebigen IT-Welt mit ihren kurzen Innovationszyklen. Denn wer kann heute schon mit letzter Sicherheit sagen, welches Betriebssystem und welchen Mailserver er in drei, fünf oder zehn Jahren einsetzen wird?

Anforderungen in Unternehmen ändern sich kontinuierlich. Und auch Fusionen, Akquisitionen und die Eröffnung weiterer Standorte oder die Einstellung einer bestimmten, bislang genutzten Produktserie können Anlässe für eine Migration sein.

Investitionsschutz durch Unabhängigkeit und Flexibilität

Zum Schutz der Investition in das Mail-Archiv ist es deshalb umso wichtiger, Flexibilität zu bewahren. Eine E-Mail-Archivierung, die an einen bestimmten Mailserver gebunden ist und nur im Zusammenspiel mit diesem funktioniert, kann sich für Unternehmen und Organisationen zur kostspieligen Sackgasse entwickeln.

REDDOXX MailDepot arbeitet auch aus diesem Grund unabhängig vom verwendeten Mailserver. Die sichere E-Mail-Archivumgebung ist weder an Hersteller noch an Versionsnummern gebunden.

Problemlose Migration – jederzeit und ohne großen Aufwand

Ein Wechsel des Mailservers, beispielsweise ausgehend von oder hin zu einem System wie Exchange, Lotus/IBM Notes, Groupwise oder Tobit, ist dadurch jederzeit einfach und schnell möglich.

Das liegt daran, dass die archivierten E-Mails nicht aufwendig „umgezogen“ werden müssen, sondern das Archiv selbst von der Migration unberührt bleibt. Nach Installation, Einrichtung und Inbetriebnahme des neuen Mailservers ist der Archivzugriff übergangslos möglich. Dieser kann beispielsweise flexibel und ortsunabhängig über einen Browser erfolgen oder mit einem mobilen Gerät über eine der kostenfreien REDDOXX Apps, die für die Betriebssysteme Android und iOS verfügbar sind.

In den gängigen E-Mail-Systemen ist auch eine direkte Archiv-Integration in den jeweiligen Mailclient möglich, beispielsweise mit Hilfe eines kleinen Widgets. Gerne beraten wir Sie dazu im Detail.

Mit den Archiv- und E-Mail-Managementlösungen von REDDOXX sind Sie auch langfristig auf der sicheren Seite. Sie sind jederzeit in der Lage, auf einen anderen Mailserver zu wechseln, ohne dabei die Kontinuität und Rechtssicherheit Ihres Archivs zu gefährden.

E-Mail Archivierung als Migrationstool

Zahlreiche Unternehmen haben im Zuge einer anstehenden Mailservermigration die REDDOXX Lösung eingeführt, um die Migration des eigenen Mailsystems zu realisieren. Dabei wurde der aktuelle Datenbestand in das E-Mail Archiv importiert und musste ebenfalls nicht auf den neuen Mailserver umgezogen werden. Lesen Sie, wie zum Beispiel die Süddeutsche Krankenversicherung oder der Akkuhersteller Ansmann AG mit Hilfe der E-Mail Archivierung den Migrationsprozess deutlich verkürzen und vereinfachen konnten.

Alle Teile der Best Practice Serie

Teil 1 – Der Umgang mit privaten E-Mails

Teil 2 – Verschiedene Arten der E-Mail Archivierung

Teil 3 – Nicht alle E-Mails dürfen archiviert werden

Teil 4 – E-Mails aus dem Archiv löschen

Teil 5 – Mailservermigration

Teil 6 – Storage-Möglichkeiten

Teil 7 – Umgang mit E-Mail-Konten ausgeschiedener Mitarbeiter