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Süddeutsche Krankenversicherung a.G.

Firma: Süddeutsche Krankenversicherung a.G.
Ort: Fellbach, Deutschland
Branche: Versicherung
Mitarbeiter: 1000
Kunde seit: 2012
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Das E-Mail-Archiv erfreut sich bester Gesundheit. Mit insgesamt rund 1000 Mitarbeitern, von denen viele im Außendienst tätig sind, betreut die Süddeutsche Krankenversicherung a.G. (SDK) über 600.000 Versicherte.

Die Ausgangssituation

Veraltetes E-Mail-System ohne Archivierungsanbindung

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Krankenversicherung arbeiten täglich mit den sensiblen, personenbezogen Daten der Versicherten. Dabei gelten verständlicherweise hohe Sicherheitsstandards, denn die Einhaltung der geltenden Datenschutzrichtlinien und die Zugriffssicherheit genießen bei der SDK höchste Priorität. Dies schließt explizit auch die sichere E-Mail-Kommunikation der SDK ein.
Im Zuge des Plattformwechsels zu Microsoft Exchange sollte eine Archivierungslösung Einzug erhalten.

Gemeinsam mit dem lokalen EDV-Partner H+S Systemhaus GmbH aus Donzdorf in der Nähe von Göppingen prüften die Experten der SDK, welche E-Mail-Archivierungslösung die dazu passende Ergänzung darstellt. Wichtiges Kriterium war dabei neben der Rechtssicherheit vor allem auch eine möglichst einfache Einbindung der Archivierung in den E-Mail-Fluss.

Entscheidung

Einfache Integration in den E-Mail-Fluss gibt den Ausschlag für REDDOXX

Mit der E-Mail-Archivierung REDDOXX MailDepot fand die Krankenversicherung zusammen mit ihrem IT-Dienstleister sehr schnell eine Lösung, die exakt für dieses Anforderungsprofil geeignet war und sich bei näherer Prüfung gegen Alternativen durchsetzte.

Das REDDOXX-System wurde bereits zu Beginn des Migrationsprozesses aufgesetzt, während die E-Mail-Konten vom bestehenden Mailserver auf Exchange übertragen wurden. Die SDK war dadurch nach erfolgtem Umzug in der Lage, die fertig eingerichtete Archivierung ohne weitere Zwischenschritte direkt in das Produktivsystem zu übernehmen.

REDDOXX MailDepot wurde im Netzwerk als virtuelle Appliance zwischen dem zentralen Virenscan-Gateway und dem E-Mail-Server positioniert. Dadurch mussten lediglich die E-Mail-Übertragungswege angepasst, ansonsten aber keine Veränderungen an der Infrastruktur vorgenommen werden. Gleichzeitig agiert die Archivierungslösung damit unabhängig vom E-Mail-Server, wodurch die SDK maximale Freiheit und Flexibilität für künftige Änderungen und Updates gewinnt.

Rechts- und revisionssichere Archivierung

Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden von REDDOXX vollautomatisch archiviert. MailDepot ist explizit darauf ausgelegt, alle rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, um eine Compliance-konforme Aufbewahrung sicherzustellen. Bestätigt wird dies auch durch die erfolgreiche TÜV-Zertifizierung „Geprüfte Archivierung“.

Für die Mitarbeiter selbst wurden seitens SDK zum aktuellen Zeitpunkt keine eigenen, dedizierten Zugänge zum Archiv eingerichtet, da im ersten Schritt lediglich die rechtlich einwandfreie Archivierung umgesetzt werden sollte. Eine Anmeldung wäre aber jederzeit über die Webkonsole mit den entsprechenden Anmeldedaten aus dem Verzeichnisdienst möglich. REDDOXX MailDepot lässt sich optional auch direkt in den E-Mail-Client einbinden, so dass Mitarbeiter aus ihrer gewohnten E-Mail-Umgebung heraus Volltextsuchen über das Archiv starten können.

Süddeutsche Krankenversicherung a.G

Die Süddeutsche Krankenversicherung wurde 1926 ursprünglich gegründet, um Landwirten eine Versicherungsmöglichkeit anbieten zu können. Heute ist der genossenschaftliche organisierte Versicherungsverein für alle Berufsgruppen offen und zählt rund 600.000 Versicherte mit einem Beitragsvolumen von fast 800 Millionen Euro. Das umfangreiche Leistungsspektrum umfasst private Voll- und Zusatzversicherungen.