Im Rahmen von „REDDOXX E-Mail Best Practice“ informieren wir Sie über typische Szenarien und Herausforderungen im Bereich von E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management.
Heute liegt der Fokus auf einem sehr grundlegenden Aspekt, der auch aus Kostengründen in vielen Unternehmen und Organisationen an Bedeutung gewinnt: Es geht um die verschiedenen Storage-Möglichkeiten, die Ihnen für die Archivierung Ihrer E-Mails zur Verfügung stehen.
Eine sinnvolle Archivierungslösung lässt sich grundsätzlich problemlos mit verschiedenen, bei Ihnen vorhandenen Arten von Storagemedien betreiben. Echter Mehrwert entsteht jedoch vor allem dann, wenn sich unterschiedliche Arten von Speichermedien optimal kombinieren lassen.
Verschiedene Storage-Typen optimal nutzen
Mit Technologien wie Multiple-Storage-Management und hierarchischem Speichermanagement (kurz HSM) bietet Ihnen REDDOXX nicht nur die Möglichkeit, verschiedenste Storage-Typen wie NAS, iSCSI oder local Disk zu nutzen. Sie können diese darüber hinaus auch so miteinander kombinieren, dass Ihre E-Mails besonders effizient und kostensparend archiviert werden.
Betrachtet man den typischen Lebenszyklus einer geschäftlichen E-Mail, so zeigt dieser meist eine relativ ähnliche Entwicklung: Ist die Mail erst wenige Stunden oder Tage alt, wird tendenziell noch häufig auf die Nachricht zugegriffen. Schon nach einigen Tagen sinkt die Zugriffshäufigkeit und -wahrscheinlichkeit jedoch rapide ab.
Und E-Mails, die bereits Monate oder gar Jahre alt sind, werden meist nur noch in speziellen Einzelfällen benötigt – beispielsweise dann, wenn es sich um vertragliche Vereinbarungen oder ähnliche Inhalte handelt. Nichtsdestotrotz müssen natürlich auch diese Mails, schon allein aufgrund der gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung, sicher und dauerhaft aufbewahrt werden.
Hierarchisches Speichermanagement
REDDOXX MailDepot bietet Ihnen über das hierarchische Speichermanagement die Option, E-Mails gemäß ihres Alters aufzubewahren. Der relativ teure Primärspeicher wird massiv entlastet, da darauf nur noch frische E-Mails abgelegt werden.
Über Filterregeln lassen sich Mails, die ein bestimmtes Alter erreicht haben, automatisch zum Beispiel auf den NAS-Storage auslagern. Auch diese Mails sind jederzeit verfügbar. Die geringfügig längeren Zugriffszeiten stellen in der Praxis in aller Regel keinerlei Problem dar. In einem dritten Schritt können E-Mails, die kaum noch benötigt werden, auf besonders kostengünstige Offline-Speichermedien verschoben werden.
Die innovative REDDOXX-Container-Technologie
Ermöglicht wird dies auch durch die clevere REDDOXX-Container-Technologie RDX-ACS. Dabei handelt es sich um ein selbsttragendes Archiv, das neben den E-Mails auch die Volltext-Indexdaten sowie die Metadaten beinhaltet. Da Lesezugriffe auf diese Daten auch offline, unabhängig von einer REDDOXX-Appliance möglich sind, eignet sich das Format besonders gut für eine zukunftssichere, dauerhafte Archivierung abseits der Limitierungen, die ansonsten oft durch proprietäre System erzeugt werden.