Firma: Mader GmbH & Co. KG
Ort: Leinfelden-Echterdingen, Deutschland
Branche: Handel, Produktion, Druckluft
Mitarbeiter: 80
Kunde seit: 2008
Kunde nutzt: REDDOXX Spamfinder als Spam- und Virenschutz, REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung
Die Mader GmbH & Co. KG deckt mit ihrem Leistungsspektrum die gesamte „So erzeugen und nutzen Sie Druckluft optimal Druckluftstrecke“ ab – von der Erzeugung der Druckluft im Kompressor über deren Aufbereitung und Verteilung bis zur Druckluftanwendung. Ein besonderes Augenmerk liegt heute auf einer energieeffizienten, wirtschaftlichen und auf den Kunden optimal zugeschnittenen Druckluftversorgung. Der Grundstein für die in Deutschland derzeit einzigartige Leistungsbreite wurde bereits in der 77-jährigen Unternehmensgeschichte gelegt, die von Anfang an vom Energieträger Druckluft geprägt war. Das in Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart ansässige Unternehmen beschäftigt rund 75 Mitarbeiter und zählt zu den erfolgreichen mittelständischen Firmen in Baden-Württemberg.
Von Notes auf Exchange: Umstieg bei der E-Mail-Infrastruktur
Im Rahmen eines anstehenden Wechsels von Notes auf Exchange wollte Mader die Chance nutzen, die E-Mail-Infrastruktur durch die Einführung einer Archivierungslösung grundsätzlich effizienter zu gestalten. Ziel dabei war unter anderem, dass die Anwender in ihren Postfächern nur noch aktuelle E-Mails vorhalten müssen, um den Überblick zu erleichtern und produktiver arbeiten zu können.
Klare Vorstellungen: Einfach, schnell und in den E-Mail-Client integriert
Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung für diese Herausforderung standen vor allem drei Kriterien im Mittelpunkt. Das E-Mail-Archiv sollte eine vollständige Outlook-Integration bieten, damit die Mitarbeiter direkt aus ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus auf archivierte Nachrichten zugreifen können. Schnelligkeit bei der Recherche und Wiederherstellung von E-Mails war eine wichtige Voraussetzung, um zügiges, störungsfreies Arbeiten zu gewährleisten. Gefragt war außerdem eine möglichst einfache und komfortable Bedienung, um die Akzeptanz seitens der Benutzer zu erhöhen und Anwendungsschwierigkeiten zu minimieren.
Entscheidung für TÜV-zertifizierte Lösung REDDOXX
Durch Empfehlung des IT-Partners wurden die Projektverantwortlichen der Mader GmbH & Co. KG auf die E-Mail-Archivierung MailDepot von REDDOXX aufmerksam. Nachdem schnell feststand, dass das System alle Erwartungen und Voraussetzungen in vollem Umfang erfüllte, fiel die Entscheidung für den Einsatz sehr zügig. Die TÜV-geprüfte Lösung bietet eine rechtssichere Langzeitarchivierung analog zu den aktuell gültigen Bestimmungen und folgt damit den Vorschriften, die beispielsweise in den GDPdU-Richtlinien, der Abgabenordnung sowie im Handelsgesetzbuch festgelegt sind.
Die Implementierung konnte in kurzer Zeit und ohne Schwierigkeiten durchgeführt werden.
Neuanfang mit leeren Posteingängen
Da die bestehenden E-Mails im Rahmen des Mailserver-Wechsels direkt mit REDDOXX MailDepot archiviert und nicht mehr auf den neuen Exchange Server übernommen wurden, konnten die Mitarbeiter mit komplett leeren Posteingängen starten. Lediglich Termine und Kontakte wurden aus dem alten System übernommen.
Durch die automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails im Unternehmen müssen in den Mailboxen nun nur noch die tagesaktuellen E-Mails vorgehalten werden. Als positiver Nebeneffekt trägt dies zusätzlich zu einer erheblichen Entlastung der E-Mail-Infrastruktur bei. Der gesamte ältere Mailverkehr inklusive aller Dateianhänge ist im Archiv jederzeit verfügbar. Über die leistungsstarke Volltextsuche von REDDOXX MailDepot können einzelne Mails bei Bedarf schnell gefunden und aufgerufen werden.
Schlanke Mailboxen
Bei ihrer täglichen Arbeit profitieren die Mitarbeiter bei Mader dadurch von schlanken Postfächern. Da keine persönlichen Ordnerstrukturen mehr angelegt und gepflegt werden müssen, ist die E-Mail-Kommunikation deutlich einfacher und effizienter geworden.
„Wir sind mit REDDOXX MailDepot sehr zufrieden“, erklärt Klaus Knöll, verantwortlicher IT-Mitarbeiter der Mader GmbH & Co. KG. „Unsere Erwartungen an die Lösung haben sich voll erfüllt und die Mitarbeiter freuen sich darüber, kein E-Mail- Chaos mehr verwalten zu müssen, sondern einen aufgeräumten Posteingang zu genießen. Darüber hinaus haben wir das für jedes Unternehmen wichtige Thema E- Mail-Archivierung dauerhaft und rechtssicher gelöst.“
Für die Zukunft ist ergänzend zur Archivierung der Einsatz der REDDOXX-Lösung MailSealer für die Verschlüsselung und die Vergabe von digitalen Signaturen vorgesehen. Mader möchte dadurch die Sicherheit bei der Kommunikation per E-Mail noch weiter erhöhen.