Warum ein DMS eine E-Mail-Archivierung nicht ersetzen kann, beide Systeme sich aber sehr gut ergänzen

2019-05-22T08:32:11+02:0020. Juli 2015|News zum MailDepot|

Immer wieder kommen Interessenten auf uns zu, die möglicherweise bereits ein Dokumenten-Management-System (DMS) in ihrem Unternehmen oder ihrer Organisation nutzen und unsicher sind, ob der zusätzliche Einsatz einer E-Mail-Archivierung sinnvoll ist. Aus Sicht der Anwender ist diese Verwirrung durchaus nachvollziehbar. Denn viele moderne DMS-Lösungen bieten in der Tat gewisse Funktionen für die Sicherung von E-Mails.

Doch reichen diese aus, um tatsächlich ein dediziertes E-Mail-Archivierungssystem zu ersetzen? Zumindest dann, wenn das Ziel das rechtssichere Archivieren der Mails ist, kann die Antwort in aller Regel nur nein lauten.

DMS meist nicht auf rechtskonforme Archivierung ausgelegt

Das liegt daran, dass ein DMS anders konzipiert ist als ein revisionssicheres Archiv. Der Fokus bei einem DMS liegt meist darauf, Geschäftsprozesse abzubilden. Es erfolgt keine vollautomatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails, sondern diese werden prozess- oder projektbezogen zusammengefasst mit anderen Informationen wie Dokumenten, Dateien, Präsentationen usw.

So praktisch solche DMS-Funktionen durchaus sein können: Mit der gesetzlich vorgeschriebenen, langfristigen, vollständigen und Compliance-gerechten Aufbewahrung geschäftlich und steuerlich relevanter E-Mails haben sie eher wenig zu tun. Auch die Ablage in anderen Formaten als dem ursprünglichen Originalformat der E-Mail ist häufig problematisch.

Die Rechtskonformität ist allerdings nicht der einzige Aspekt, der gegen die E-Mail-Archivierung mit einem Dokumenten-Management-System spricht. Die Art der Speicherung ist häufig unökonomisch und erfordert sehr viele Storage-Ressourcen. Angesichts des immer weiter wachsenden E-Mail-Aufkommens in vielen Unternehmen durchaus ein Kostenfaktor, der sich mittel- und langfristig ganz erheblich auswirken kann.

Optimale Kombination: DMS und E-Mail-Archiv per Schnittstelle verbinden

Um E-Mails langfristig zu archivieren, sind Dokumenten-Management-Systeme also in der Regel eher weniger geeignet. Aber: Archiv und DMS können sich perfekt ergänzen. Über eine universelle Schnittstelle bietet REDDOXX die Möglichkeit zum Datenaustausch zwischen E-Mail-Archiv und DMS. Durch diese Anbindung lassen sich E-Mails beispielsweise passenden Vorgängen oder Dokumenten im DMS zuordnen. Archivierte Dokumente und E-Mails können dann über eine einheitliche Plattform abgebildet werden.

Mit der universellen Schnittstelle von REDDOXX kombinieren Sie die Stärken einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung mit den Funktionen Ihres DMS. Gerne informieren wir Sie im Detail zu den weiteren Möglichkeiten.