So einfach finden Sie E-Mails im REDDOXX Archiv

2019-05-22T08:31:08+02:0017. September 2015|News zum MailDepot|

Das Modul MailDepot ist Bestandteil der REDDOXX E-Mail-Appliance und archiviert alle ein- und ausgehenden – sowie auf Wunsch auch die internen – E-Mails eines Unternehmens.

Somit ist sichergestellt, dass die gesamte elektronische Kommunikation langfristig und sicher aufbewahrt zur Verfügung steht. Da die Anzahl der gespeicherten Nachrichten ständig zunimmt und eben eine Archivierung eine Langzeitspeicherung bedeutet, ist es wichtig, wie schnell und einfach ein Benutzer sowohl die E-Mails der letzten Woche, als auch die alten vom letzten Jahr wiederfindet.

Ordnung schafft Übersicht

Ein schnelles Finden wird dadurch erleichtert, in dem jeder einzelnen E-Mail von vorn herein einige relevante Metadaten mitgegeben werden. Ein wesentliches Leistungsmerkmal des REDDOXX E-Mail-Management-System ist es, dass jede E-Mail einer oder mehreren beliebigen Kategorien zugeordnet werden kann. Hier ist es möglich, Kategorien nach dem Geschäftsjahr, einer Abteilung oder eines Vorganges zu definieren. Nach vorgegebenen Kriterien, wie z. B. Datum, Absender, Empfänger, Anhang oder Inhalt wird dann eine E-Mail des Unternehmens automatisch einer dementsprechenden Kategorie zugeordnet. Hierdurch wird bereits im Vorfeld eine Klassifizierung der E-Mails vorgenommen, die dann für den Benutzer sichtbar in klaren Ordnern dargestellt wird.

Es lassen sich nicht alle elektronischen Nachrichten eindeutig zuordnen, die dann wohl eher einem Gesamtordner (z.B. für das Geschäftsjahr) zugeordnet werden. Da sich dort abertausende E-Mails befinden können, ist es gut zu wissen, dass auch die ganz normale Volltextsuche in den REDDOXX Tools vorhanden ist. So durchsucht der Mitarbeiter sein E-Mail Archiv nach dem „Google-Prinzip“ und erhält ein übersichtlich dargestelltes Ergebnis. Die Zugriffsmöglichkeiten auf das REDDOXX-Archiv sind vielfältig. Jeder Mitarbeiter erhält Zugriff sein persönliches Archiv mit allen E-Mails, die gesendet oder empfangen wurden. Sollen Zugriffe auf andere Postfächer – wie z.B. die info@firma.de oder die marketing@firma.de – möglich sein, kann der Systemadministrator dies entsprechend konfigurieren.

 

Finden im Archiv – die REDDOXX Finde-Optionen

So einfach finden Sie Ihre archivierten E-Mails!

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Microsoft Outlook Plugin

Als marktführender E-Mail-Client ist sicher Microsoft Outlook unumstritten. Hierzu hat REDDOXX ein ganz spezielles Tool entwickelt, dass sich nach Installation nahtlos in die Oberfläche von Outlook einfügt und somit einen schnellen und übersichtlichen Zugriff auf das Archiv der REDDOX Appliance bietet. Mit integrierter Vorschau-Funktion hat der Benutzer einen direkten Einblick in die ausgewählte E-Mail und kann diese, wenn gewünscht, sofort öffnen.

 

 

REDDOXX MailDepot für iOS (iPad und iPhone)

iOS und Android App

REDDOXX MailDepot für iOS (iPad und iPhone) sowie Android macht das E-Mail-Finden mobil. Mit diesen Apps ist der Zugriff auf das gesamte E-Mail-Archiv von unterwegs aus möglich und geben den Benutzern die Option, vor Ort über das Smartphone oder das Tablet die nötigen Informationen online zu finden und zu nutzen. Die Suchoption umfassen das Volltext-Finden sowie eine detaillierte Suchfunktion. Über eine Vorschaufunktion lassen sich die E-Mails und Anhänge auf dem mobilen Gerät einsehen und mit einem Klick in den Mailclient zustellen.

 

 

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Web Interface

Über das Web-Interface, das über alle gängigen Browser aufgerufen werden kann, hat der Benutzer einen kompletten Zugriff auf das REDDOXX MailDepot. Ganz besonders gut eignet sich der Einsatz des Web-GUI beispielsweise für Nutzer aus dem MAC-Umfeld, die auf diesen zentralen Archiv-Dienst zugreifen möchten, das Finden von E-Mails ist einfach und interaktiv möglich. Auch hier steht neben einer Volltextsuche die Funktion der „Erweiterten Suche“ zur Verfügung, womit weitere Kriterien ein- bzw. ausgeschlossen werden können.

 

 

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Desktop Applikation

Eher „klassisch“ erfolgt der Zugriff auf das REDDOXX MailDepot über eine Desktop-Applikation. Auch wenn in der heutigen Zeit eher mobile oder webbasierende Lösungen bevorzugt werden, gibt es doch nach wie vor Unternehmen, die klassische Desktop-Lösungen bevorzugen. Hier hält REDDOXX die bewährte Anwendung parat, die auf dem Client des Benutzers lokal abgelegt wird und ohne Installation sofort funktionsfähig ist. Dadurch wird ein direkter Zugriff auf das REDDOXX Mail-Archiv gewährt und über die bereits erwähnte Volltextsuche sowie die „Erweiterte Suche“ ist ein schnelles und einfaches Finden der benötigten E-Mails möglich.

 

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