Geschäftliche E-Mails gehören zu den wichtigsten Datenbeständen eines Unternehmens. Trotzdem verlassen sich viele Organisationen bei der Sicherung auf die Standardfunktionen ihres Mailservers oder Cloud-Dienstes. Diese bieten jedoch oft nur eingeschränkten Schutz. Wenn der Server ausfallen sollte, Ransomware die Daten verschlüsselt oder ein Mitarbeiter versehentlich ein Postfach löscht, sind wichtige Informationen im schlimmsten Fall unwiederbringlich verloren. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die gängigen Methoden zur Sicherung von E-Mails, erklärt die gesetzlichen Anforderungen und zeigt, warum ein Backup allein keinen ausreichenden Schutz darstellt.
Was versteht man unter E-Mail-Sicherung?
Eine Sicherung von E-Mails (häufig auch als E-Mail-Backup bezeichnet) erstellt Kopien des gesamten E-Mail-Bestands, die im Störfall wiederhergestellt werden können. Der Sinn dahinter: Wenn etwas schiefgeht, lässt sich der Zustand vor dem Vorfall möglichst vollständig wiederherstellen.
Eine E-Mail-Sicherung schützt unter anderem vor Hardwaredefekten am Mailserver, Ransomware-Angriffen, versehentlichem Löschen einzelner E-Mails oder ganzer Postfächer und fehlerhaften Migrationen zwischen Mailsystemen. In all diesen Fällen lassen sich die gesicherten Daten aus dem Backup zurückspielen und der Betrieb kann weiterlaufen.
Warum reicht das Standard-Backup des Mailservers nicht aus?
Bei Cloud-Diensten wie Microsoft 365 gilt das sogenannte Shared-Responsibility-Modell. Das bedeutet, dass Microsoft die Verfügbarkeit der Plattform verantwortet, während der Schutz und die Sicherung der eigenen Daten beim Unternehmen selbst liegen. Viele Organisationen sind sich dieser Aufteilung nicht bewusst und gehen davon aus, dass ihre E-Mails automatisch vollständig gesichert werden.
Typische Schwachstellen klassischer E-Mail-Backups
- Gelöschte E-Mails sind in Microsoft 365 nur für einen begrenzten Zeitraum wiederherstellbar. Nach Ablauf dieser Frist sind die Daten endgültig verloren.
- Klassische Server-Backups sichern oft nur komplette Datenbanken. Die Wiederherstellung einzelner E-Mails ist umständlich oder gar nicht möglich.
- Ein Backup ist immer eine Momentaufnahme. E-Mails, die zwischen zwei Sicherungsläufen eingehen und wieder gelöscht werden, sind unter Umständen nicht enthalten.
Die 3-2-1-Regel als Orientierung
Als Grundlage für eine solide Backup-Strategie hat sich in der IT die 3-2-1-Regel als Industriestandard etabliert:
- 3 Kopien der Daten vorhalten (eine produktive, zwei Sicherungen)
- 2 unterschiedliche Speichermedien verwenden
- 1 Kopie an einem externen Standort aufbewahren
Wer seine geschäftlichen E-Mails ausschließlich im Mailsystem selbst vorhält, erfüllt keines dieser drei Kriterien.
Methoden zur Sicherung von E-Mails im Überblick
Für die Sicherung geschäftlicher E-Mails stehen Unternehmen verschiedene Methoden zur Verfügung. Welche die richtige ist, hängt von der vorhandenen IT-Infrastruktur, dem E-Mail-Volumen und den Anforderungen an die Wiederherstellung ab.
Lokales Backup auf NAS oder externem Speicher
Bei einem lokalen Backup werden die E-Mail-Daten auf einem NAS-System, einer externen Festplatte oder einem dedizierten Backup-Server im eigenen Netzwerk gespeichert. Unternehmen behalten damit die volle Kontrolle über ihre Daten und können bei einem Serverausfall schnell auf die Sicherung zugreifen. Der Nachteil: Bei Bränden, Wasserschäden oder Diebstahl am Standort ist auch das Backup betroffen, sofern es nicht zusätzlich extern repliziert wird.
Cloud-Backup
Ein Cloud-Backup speichert die E-Mail-Daten in einem externen Rechenzentrum. Die E-Mails werden extern gespeichert und liegen damit räumlich getrennt vom produktiven System, sodass Brände, Wasserschäden oder Hardwaredefekte am eigenen Standort die Kopie nicht gefährden. Wer Microsoft 365 nutzt, kann die Postfächer per Cloud-to-Cloud-Backup direkt in das Rechenzentrum eines Drittanbieters sichern. Bei der Auswahl des Anbieters lohnt ein Blick auf den Serverstandort (idealerweise Deutschland oder EU) und die verwendeten Verschlüsselungsstandards.
Manuelle Sicherung als PST- oder MBOX-Datei
E-Mails lassen sich auch manuell als PST-Datei (Outlook) oder im MBOX-Format exportieren und lokal abspeichern. Diese Methode erfordert keine zusätzliche Software und eignet sich für die punktuelle Sicherung einzelner Postfächer. Für den Regelbetrieb in Unternehmen ist sie allerdings kaum praktikabel, weil sie manuellen Aufwand erfordert, fehleranfällig ist und keine automatische Aktualisierung bietet. PST-Dateien gelten zudem als schwer verwaltbar und anfällig für Beschädigungen.
Automatische Backup-Software
Spezialisierte Backup-Software automatisiert die Datensicherung der E-Mails aller Postfächer und speichert die Kopien lokal, in der Cloud oder in einer Kombination aus beidem. Die Wiederherstellung einzelner E-Mails oder ganzer Postfächer ist in der Regel mit wenigen Klicks möglich. Diese Methode bietet den umfassendsten Schutz, erfordert aber eine initiale Einrichtung und laufende Lizenzkosten.
Gesetzliche Anforderungen rund um die Sicherung von E-Mails: Was Unternehmen beachten müssen
In Deutschland sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, geschäftliche E-Mails über festgelegte Zeiträume aufzubewahren. Die wichtigsten Regelwerke dafür sind die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form), das HGB und die Abgabenordnung.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für E-Mails?
- 6 Jahre für Handelsbriefe und geschäftliche E-Mails (§ 257 HGB)
- 10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen, Buchungsbelege und Verträge (§ 147 AO)
Die Fristen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail gesendet oder empfangen wurde. Innerhalb dieser Zeiträume müssen die E-Mails vollständig, unveränderbar und jederzeit maschinell auswertbar vorliegen.
Warum ein Backup diese Anforderungen nicht erfüllt
Ein reguläres Backup wird in festen Intervallen überschrieben und bildet immer nur den aktuellen Stand ab. Ältere Sicherungsstände werden dabei in der Regel gelöscht. Damit lässt sich weder die Vollständigkeit noch die Unveränderbarkeit der archivierten Daten über 6 oder 10 Jahre hinweg gewährleisten. Für die gesetzeskonforme Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails brauchen Unternehmen deshalb zusätzlich eine revisionssichere Archivierungslösung.
Was ist der Unterschied zwischen E-Mail-Backup und E-Mail-Archivierung?
Die Begriffe E-Mail-Backup und E-Mail-Archivierung werden häufig synonym verwendet, obwohl sie zwei grundlegend verschiedene Funktionen erfüllen. Ein Backup erstellt regelmäßige Kopien des E-Mail-Bestands, um Daten im Störfall wiederherstellen zu können. Eine Archivierung hingegen speichert E-Mails langfristig, unveränderbar und durchsuchbar ab, um gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu erfüllen und den Zugriff auf historische Kommunikation zu gewährleisten.
Backup und Archivierung im Vergleich
| E-Mail-Backup | E-Mail-Archivierung | |
| Zweck | Wiederherstellung im Störfall | Langfristige, rechtskonforme Aufbewahrung |
| Speicherdauer | Kurzfristig, wird regelmäßig überschrieben | 6 bis 10+ Jahre, dauerhaft |
| Veränderbarkeit | Daten werden bei jedem Lauf überschrieben | Daten sind unveränderbar (revisionssicher) |
| Vollständigkeit | Momentaufnahme, Lücken möglich | Lückenlose Erfassung aller E-Mails |
| Durchsuchbarkeit | Eingeschränkt, oft nur über Datenbank-Restore | Volltextsuche über alle E-Mails und Anhänge |
| Compliance | Erfüllt gesetzliche Anforderungen nicht | GoBD-, DSGVO- und HGB-konform |
Backup und Archivierung ersetzen einander nicht, sie ergänzen sich. Das Backup schützt vor kurzfristigem Datenverlust durch technische Ausfälle, Ransomware oder menschliche Fehler. Die Archivierung stellt sicher, dass alle geschäftlichen E-Mails über die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar bleiben.
Sicherung und Archivierung von E-Mails mit REDDOXX umsetzen
REDDOXX bietet mit MailDepot und dem Cloud Archive zwei Lösungen für die automatische, revisionssichere E-Mail-Archivierung. Beide erfassen alle ein- und ausgehenden E-Mails per Journaling, bevor sie das Postfach erreichen, und sichern jede Nachricht mit einem Hashwert gegen nachträgliche Veränderungen ab. Die E-Mail-Archivierungssoftware MailDepot läuft als virtuelle Appliance auf der eigenen Infrastruktur, die E-Mail-Archivierung in der Cloud wird vollständig in deutschen Rechenzentren betrieben und ist bei Microsoft-365-Umgebungen in weniger als drei Minuten eingerichtet.
Häufige Fragen zur Sicherung von E-Mails
Wie sichere ich meine E-Mails am besten?
Die beste Methode hängt vom Einsatzzweck ab. Privatpersonen können E-Mails über die Exportfunktion ihres E-Mail-Programms lokal als PST- oder MBOX-Datei speichern oder einen Cloud-Backup-Dienst nutzen. Für Unternehmen reicht ein einfaches Backup in der Regel nicht aus, weil gesetzliche Anforderungen an Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Aufbewahrungsfristen bestehen. Hier empfiehlt sich eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung, die alle ein- und ausgehenden Nachrichten automatisch und revisionssicher erfasst.
Wie lange sollte man E-Mails aufbewahren?
Für geschäftliche E-Mails gelten in Deutschland verbindliche Fristen: Handelsbriefe müssen 6 Jahre aufbewahrt werden (§ 257 HGB), steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen und Belege 10 Jahre (§ 147 AO, GoBD). Diese Fristen beginnen jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail gesendet oder empfangen wurde. Unternehmen sollten zusätzlich die DSGVO-konforme Löschung personenbezogener Daten nach Ablauf der Fristen sicherstellen.
Reicht ein E-Mail-Backup für Unternehmen aus?
Nein. Ein Backup erstellt Kopien zur Wiederherstellung im Notfall, erfüllt aber nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung. Geschäftliche E-Mails müssen nach GoBD vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar aufbewahrt werden. Ein klassisches Backup garantiert weder Vollständigkeit noch Unveränderbarkeit und ist in der Regel nicht durchsuchbar. Unternehmen benötigen deshalb eine dedizierte E-Mail-Archivierungslösung, die beide Anforderungen abdeckt: Sicherung und rechtskonforme Langzeitaufbewahrung.
Was passiert mit E-Mails, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Ohne Archivierung gehen E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen häufig verloren, etwa wenn das Postfach deaktiviert oder gelöscht wird. Wichtige Absprachen mit Kunden, Lieferanten oder Partnern sind dann nicht mehr nachvollziehbar. Eine professionelle E-Mail-Archivierung erfasst alle Nachrichten unabhängig vom Postfach und bewahrt sie langfristig auf. Berechtigte Personen können auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters auf die archivierten E-Mails zugreifen, sofern entsprechende Zugriffsrechte definiert wurden.
Müssen geschäftliche E-Mails archiviert werden?
Ja. In Deutschland sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, geschäftliche E-Mails zu archivieren, sofern sie steuerlich relevante Informationen enthalten oder als Handelsbriefe gelten. Die rechtliche Grundlage bilden die GoBD, das HGB (§ 257) und die Abgabenordnung (§ 147 AO). Die Archivierung muss vollständig, unveränderbar und maschinell auswertbar erfolgen. Ein Verstoß gegen diese Pflichten kann bei Betriebsprüfungen zu Beanstandungen und im schlimmsten Fall zu Steuerschätzungen führen.
