Die Archivierungspflicht für E-Mails stellt aufgrund der privaten Mails der Mitarbeiter für viele Unternehmen ein Dilemma dar. Die Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben. Werden dabei jedoch gleichzeitig auch private E-Mails gespeichert, so kann dies gegen den Datenschutz verstoßen. Aber auch dafür hält der REDDOXX E-Mail Protector eine Lösung bereit.

Probleme, die durch private E-Mails in Unternehmen entstehen

Allgemein ist die Aufbewahrung relevanter E-Mails in Unternehmen stets ein herausforderndes Unterfangen. Auf der einen Seite stellt sich die notwendige, langfristige Speicherung wichtiger E-Mails in der Praxis oft als relativ kostenintensive Aufgabe heraus. Andererseits gilt es, sensible, vertrauliche Daten des Unternehmens vor Zugriffen durch Unbefugte innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu schützen. Dasselbe trifft auch auf private E-Mails zu, die an Unternehmen geschickt werden oder von Benutzern von E-Mail Systemen im Unternehmen verfasst werden. Leider kommt es auch vor, dass Mitarbeiter trotz eines Verbots seitens der betrieblichen Geschäftsordnung geschäftliche E-Mail Systeme für private Zwecke nutzen.

Nicht nur für das Unternehmen selbst kann dies unangenehme Folgen haben, sondern auch für die Mitarbeiter. Bei der Archivierung von privaten E-Mails auf leicht zugänglichen Speichermedien besteht die Gefahr, dass andere Mitarbeiter Einblick in private E-Mails von Kollegen bekommen. Zusätzlich erschwert eine bunte Mischung aus privaten und geschäftlichen E-Mails den Überblick.

REDDOXX Lösungen sorgen für eine saubere Trennung privater und geschäftlicher E-Mails

Der Umgang mit privaten E-Mails ist für eine rechtlich einwandfreie Mail-Archivierung aus Gründen des Datenschutzes relevant. Für das korrekte Handling privater Mails bietet der E-Mail Protector von REDDOXX die Möglichkeit der dokumentierten Löschung aus dem Archiv. Entsprechende E-Mails können einer passenden Kategorie wie beispielsweise „privat“ zugeordnet werden. Per Workflow lässt sich eine automatische Löschung derart markierter Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum festlegen.

Dies kann – ganz gemäß dem Mehr-Augen-Prinzip – beispielsweise durch den Betriebsrat oder einen Datenschutzbeauftragten erfolgen.

REDDOXX filtert private E-Mails und sorgt für Rechtssicherheit

Damit kein unübersichtliches Chaos zwischen geschäftlichen und privaten E-Mails entsteht, gilt es, diese beiden Arten von Mails sauber zu trennen. Außerdem müssen Verwechslungen ausgeschlossen werden, damit wichtige, geschäftliche E-Mails nicht fälschlicherweise als private betrachtet und gelöscht werden.

Für diese Herausforderung bietet REDDOXX eine vorherige Ausfilterung von privaten E-Mails. Diese kann zum Beispiel durch eine Definition gewisser Merkmale oder Schlagwörter im Vorfeld erfolgen. Wird eine E-Mail vom Filtersystem als private Mail erkannt, dann wird diese E-Mail von der automatischen Archivierung ausgeschlossen.

REDDOXX MailDepot gewährleistet in diesem Zusammenhang die Einhaltung von Rechtssicherheit. Alle Änderungen im Archiv werden permanent in einem sogenannten Compliance–Log dokumentiert.

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