blog-maildepot
Vollautomatische Archivierung von internen E-Mails
10. April 2017
wannacry
„WannaCry“ schlägt zu und verursacht Schrecken und Chaos
18. Mai 2017
alle anzeigen

Ordnung ist das halbe Leben – auch im digitalen Postfach!

unternehmen

Wie schon der Volksmund sagt: „Ordnung ist das halbe Leben.“ Und ja, oft ergänzen wir das dann mit den Worten: „… und Unordnung ist die andere Hälfte!“

Übertragen wir das nun auf unsere tägliche Arbeitswelt und schauen auf unseren Schreibtisch, stellen wir fest, dass wir hier unsere ganz eigene Ordnung haben. Viele Papiere liegen mehr oder weniger sortiert vor uns und sollen uns durch den Arbeitstag leiten. Erledigte Vorgänge werden ordentlich abgeheftet, Dokumente mit laufenden Aktionen verbleiben als Wiedervorlage in Tischrandnähe und aktuelle Papiere befinden sich gut sichtbar zwischen Tastatur und Bildschirm. Ja, so darf der Otto-Normal-Schreibtisch sicher beschrieben werden.

Die Frage, inwieweit der Einzug der elektronischen Post diese Arbeitswelt verändert hat, darf sicher aufgeworfen werden. Auch wenn wir weit von dem immer wieder beschworenen papierlosen Büro entfernt sind, ist die Anzahl der nötigen Dokumente in den letzten Jahren sicher nicht weniger geworden. Vielmehr darf festgestellt werden, dass die tägliche Arbeit durch elektronische Dokumente, die in der Regel als Anhänge von E-Mails unseren Alltag begleiten, noch verstärkt wird. Aber auch das E-Mail-Postfach ist ein signifikanter Teil unseres Arbeitsplatzes und in der Inbox finden wir unzählige, unübersichtlich aufgelistete E-Mails mit teilweise relevanten und teilweise unnötigen Inhalten. Stellen wir uns doch einfach einmal vor, dass wir einen Arbeitsplatz haben, auf dem uns idealerweise ausschließlich die benötigten Informationen zur Verfügung stehen.

Der aufgeräumte Schreibtisch

Zugegeben, den Schreibtisch muss schon jeder selbst aufräumen, aber bei der Organisation unserer E-Mails sind technische Möglichkeiten vorhanden, die uns das Aufräumen sehr vereinfachen. Es geht also darum, den virtuellen Arbeitsplatz auf unserem Rechner zu überblicken und Hilfsmittel zur Erleichterung unserer Aufgaben sinnvoll zu nutzen.

Genau hier setzt das REDDOXX-Prinzip an! Ein professionelles E-Mail-Management-System hat unter anderem die Aufgabe, uns die tägliche Arbeit zu erleichtern. Die Bearbeitung von E-Mail-Kommunikation ist heute ein wesentlicher Bestandteil der Tätigkeiten und es ist eine wirklich sinnvolle Arbeitserleichterung, wenn in unserem Postfach ausschließlich die relevanten, aktuellen E-Mails zur Verfügung stehen und auch ein System automatisch für die Ablage bearbeiteter Nachrichten sorgt. Die REDDOXX E-Mail-Appliance bietet dem Anwender genau diese Optionen, da grundsätzlich alle E-Mails zentral archiviert werden, aber trotzdem noch einfach und schnell bei Bedarf eingesehen werden können. Das REDDOXX MailDepot sorgt hier nämlich für eine voll automatische und komplett zentrale E-Mail-Archivierung.

Und wie funktioniert das REDDOXX-Prinzip?

Eigentlich ganz einfach. Die eingehenden E-Mails werden ganz normal bearbeitet, weitergeleitet oder einfach nur zur Kenntnis genommen. Also eine E-Mail-Korrespondenz, wie wir diese gewohnt sind. Nun aber kommt der gravierende Unterschied: Nachdem eine E-Mail gelesen, beantwortet oder weitergeleitet wurde, wird diese einfach gelöscht! Ja, die elektronische Post wandert vom Eingangsordner in den elektronischen Papierkorb. Das ganz wichtige Resultat dieser Aktion ist, dass so quasi automatisch ausschließlich die aktuellen elektronischen Nachrichten auf unserem virtuellen E-Mail-Schreibtisch liegen. Diese können jetzt nach und nach zügig abgearbeitet werden und als Resultat haben wir einen optimal aufgeräumten Desktop.

Ja, müssen die E-Mails denn nicht eingeordnet werden?

Nein, denn es wird ja nach dem REDDOXX-Prinzip gearbeitet. Hier wird konsequent die zentrale E-Mail-Archivierung zur besseren und einfacheren Organisation unseres Arbeitsplatzes genutzt. Wir behalten jederzeit den kompletten und wahlfreien Zugriff auf alle E-Mails. Eine benutzerfreundliche Oberfläche aus dem Hause REDDOXX steht unter anderem für Microsoft Outlook zur Verfügung, die eine sauber strukturierte Übersicht über alle versendeten und empfangene E-Mails gibt. Somit wird immer ein Überblick über die elektronische Kommunikation behalten und – was wichtig ist – unser virtuelle Schreibtisch ist immer bestens aufgeräumt und auch die Ablage erledigt sich ganz von allein.

Produktivitätssteigerung nach dem REDDOXX-Prinzip

rechtssichere-e-mail-archivierung-maildepot-gobdEigentlich liegt es auf der Hand, dass durch den zentralen Einsatz des REDDOXX E-Mail-Management-Systems viele Mitarbeiter eines Unternehmens in ihrer täglichen Arbeit entlastet werden und somit konsequenter und schneller die E-Mail-Korrespondenz erledigen. Durch die strukturierte, automatische Archivierung erfolgt nicht nur eine sinnvolle Ablage bearbeiteter E-Mails, sondern auch die komplette Vorgangshistorie steht schnell, einfach und umfassend im Überblick bereit. Der konsequente Einsatz der REDDOXX E-Mail-Appliance optimiert die internen Prozesse zur Vorgangsbearbeitung und sorgt hierdurch für eine deutliche Steigerung der Unternehmensproduktivität.

 

Weiterführende Links

Mehr über das REDDOXX MailDepot erfahren