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2019-05-22T08:31:06+02:0001. Februar 2016|News zum MailDepot|

Mailserver unabhängige Archivierung mit der REDDOXX E-Mail Appliance

E-Mail Archivierung wird nicht nur bei den IT-Administratoren beliebter, sondern auch immer häufiger seitens der Unternehmensführung gefordert. Hintergrund sind zum einen die gesetzlichen Vorgaben für die langfristige Verfügbarkeit geschäftsrelevanter Daten, aber auch das einfache Finden und Wiederherstellen von digitalen Nachrichten, die bewusst oder unbewusst von Mitarbeitern gelöscht oder anderweitig gespeichert wurden. Die REDDOXX E-Mail Appliance stellt hier eine optimale Lösung zur Langzeitspeicherung der kompletten elektronischen Post eines Unternehmens zur Verfügung und ist als Plattform unabhängiges System in jede E-Mail Struktur mit eigenem Mailserver zu integrieren.

REDDOXX arbeitet direkt hinter der Firewall

Die REDDOXX E-Mail Appliance wird direkt hinter die Firewall eines Unternehmens installiert. Hierdurch erfasst das E-Mail Management-System den kompletten Datenstrom eines Unternehmens, bevor es den E-Mail Server erreicht. In E-Mail Infrastrukturen stellt ein eigener Mailserver die zentrale Verwaltung der E-Mail Accounts dar. Hier werden alle Nachrichten gesendet, empfangen und in eigenen Benutzerordner gespeichert. Oftmals werden auch externe Konten mit beispielsweise POP3 eingebunden, können aber auch zentral vom Email Server zur Verfügung gestellt werden. Jedes Unternehmen definiert eigene E-Mail Infrastrukturen und entscheidet sich aus den verschiedensten Gründen für eine Mailserver Applikation. Auch wenn häufig hier Microsoft Exchange als marktführender Mailserver zum Einsatz kommt, sind auch Email Server von Kerio, Postfix oder MDaemon im Einsatz oder Management-Suiten, wie Lotus Notes, stellen die zentrale Verwaltung dar. Die REDDOXX E-Mail Appliance agiert komplett herstellerneutral und als in sich geschlossenes System. Unabhängig vom eingesetzten Mailserver werden hier alle ein- und ausgehenden E-Mails sicher und vor fremdem Zugriff geschützt archiviert.

Mailserver unabhängige Archivierung mit der REDDOXX E-Mail Appliance

Ja, selbst wenn ein Unternehmen sich gegen eine eigene E-Mail Infrastruktur entscheidet, kann die REDDOXX E-Mail Appliance eingesetzt werden. Dies ist unter anderem dann der Fall, wenn Unternehmen auf E-Mail Dienste in der Cloud zurückgreifen oder die E-Mail Dienste von Internet Service Provider nutzen. Da ein eigener Mailserver nicht zur Verfügung steht, werden in diesen Fällen in aller Regel die digitalen Nachrichten auf einen E-Mail Client heruntergeladen. Hier kommen dann bewährte E-Mail-Protokolle, wie POP3 zum Einsatz. Die Daten zur Langzeitspeicherung erhält in diesen Fällen die REDDOXX E-Mail Appliance dann zum Beispiel über die Journaling-Funktionen der E-Mail Clients. Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Funktion „always bcc“ zu nutzen. Hierbei werden E-Mails an einen zweiten, separaten Email Server gesendet. Bei der Anwendung von „always bcc“ werden also alle Nachrichten, die von den Mitarbeitern eines Unternehmens versendet oder empfangen werden, zusätzlich als Blind-E-Mail an einen dedizierten Mailserver gesendet. Die REDDOXX E-Mail Appliance stellt sich in diesem Szenario als E-Mail Server dar und speichert somit manipulations- und revisionssicher alle ein-und ausgehenden Nachrichten.

REDDOXX archiviert in jedem Unternehmen

Die Anforderungen nach einer langfristigen Speicherung unternehmensrelevanter Daten sind seitens des Gesetzgebers besonders hinsichtlich der Betriebsführung vorgegeben. Audits, die im Rahmen von Steuerprüfungen, Zollangelegenheit oder anderen Revisionen nötig sind, setzen ein lückenloses und vollständiges Archiv der Geschäftsdaten voraus. Dies gilt auch für digitale Unterlagen, zu denen logischerweise auch E-Mail gehören. Das REDDOXX E-Mail Management-System hält dieses geforderte Archiv aller elektronischen Nachrichten bereit, das unabhängig vom vorhandenen Mailserver im Geschäftsbetrieb erstellt wird. Dieses Archiv ist revisionssicher, da die dort archivierten Nachrichten als Original vor jeder Manipulationsmöglichkeit erfasst und gespeichert werden. Die Archivierung der gesamten elektronischen Geschäftspost wurde für die REDDOXX E-Mail Appliance durch den TÜV über Jahre hinweg attestiert und somit stehen sowohl kleinen, als auch mittleren und großen Unternehmen eine TÜV-geprüfte Lösung zur E-Mail Archivierung zur Verfügung.
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