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intention Werbeagentur GmbH

Firma: intention Werbeagentur GmbH
Ort: Bonn, Deutschland
Branche: Werbung, Marketing, Medien, Design
Mitarbeiter: 60
Kunde seit: 2015
Kunde nutzt: REDDOXX Spamfinder als Spam- und Virenschutz, REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Online-Rechnungen an die Intention Werbeagentur werden ab sofort rechtssicher archiviert

Als schlagkräftiges Team von mehr als 60 „Intentioner“ steht die Agentur Intention mit dem kompletten Leistungsspektrum einer Werbeagentur den namhaften Kunden zur Verfügung und konzipiert als Full-Service-Unternehmen ebenso digitale wie klassische Print-Kampagnen für Public Relations und Handelsmarketing. In der mehr als 20jährigen Agenturgeschichte sind Kompetenzen in allen Bereichen des modernen Marketings aufgebaut worden, sodass die Kreativ-Teams in Text, Bild, Ton und Film den Anforderungen sowohl der Mittelstands-Kunden, als auch der Großunternehmen entsprechen. Auf Wunsch werden Kampagnen in bis zu 13 Sprachen über Landesgrenzen hinaus optimiert und umgesetzt.

Die Ausgangsituation: Die Intention akzeptiert keine Online-Rechnungen

Mit einer lupenreinen Apple-Mac Infrastruktur stehen den Mitarbeitern der Intention leistungsstarke IT-Systeme besonders für den Publishing-Bereich zur Verfügung. Hierbei sind die zentralen Server hinsichtlich hoher Zuverlässigkeit und Datenverfügbarkeit optimiert, die im Wesentlichen eine sehr hohe Speicherkapazität für die Aufnahme von Bild-, Ton- und Video-Dateien zur Verfügung stellen müssen. Auch die Bereitstellung und Verwaltung der Mail-Konten wird intern durchgeführt. „Da wir nicht über eine zentrale Archivierung von E-Mails verfügten, konnten wir im Rahmen der Betriebsführung und der damit verbundenen Aufbewahrungspflicht von rechtsrelevanten Dokumenten elektronische Rechnungen unserer Partner und Lieferanten nicht akzeptieren,“ meinte Herr Nozari, Systemadministrator bei der Intention. „Im Rahmen der Projektplanung wurde die rechtssichere und manipulationsfreie E-Mail Archivierung nach GoBD definiert. Ebenso stand bereits im Vorfeld fest, dass hier eine autark agierende Lösung, die im Hintergrund alle relevanten E-Mails zentral archiviert, den Zuschlag erhalten wird.“

Entscheidung: REDDOXX MailDepot bietet die rechtsichere E-Mail Archivierung nach GoBD

Als wesentliches Leistungsmerkmal für die Entscheidung zu einer E-Mail Archivierungslösung wurde die Rechtssicherheit nach GoBD definiert. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und ist unumgänglich bei der ordnungsgemäßen, kaufmännisch richtigen Bearbeitung von eingehenden elektronischen Rechnungen (Online-Rechnungen). REDDOXX erfüllt diese Anforderungen und bietet auch die nötigen Funktionen hinsichtlich des Auffindens relevanter Rechnungsnachrichten sowie der Bereitstellung gesuchter Dateien im Rahmen von Betriebsführungen. „Nachdem ich das REDDOXX-Archiv online in einer Test-Umgebung ausgiebig anschauen und ausprobieren konnte, war ich bereits davon überzeugt“, sagt Herr Nozari, IT-Systemadministrator bei der Intention. „Übersichtliche Admin-Tools und die Online-Oberfläche für die E-Mail-Einsicht sowie die Kompatibilität zur AppleMac-Welt unterstrichen letztlich diese Entscheidung.“

Implementierung mit besonderen Herausforderungen

Die Installation der REDDOXX E-Mail Archivierung verlief einwandfrei und wurde auf einem eigens angeschafften Server nebst einem handelsüblichen NAS-System als Storage-Einheit durchgeführt. Da jedoch eine Werbeagentur in vielen Fällen E-Mails mit  übergroßen Anhängen verschickt und empfängt, waren seitens der REDDOXX dementsprechende Parameter anzupassen. Diese, für normale Büroumgebungen untypischen Datei-Größen konnten aber anschließend ohne Probleme und zuverlässig von dem REDDOXX E-Mail Archivsystem verarbeitet werden.

Eingehende, digitale Rechnungen werden rechtssicher archiviert

Die rechtssichere Archivierung nach GoBD war Grundvoraussetzung für die Einführung der REDDOXX E-Mail Archivierung. Alle eingehenden Online-Rechnungen werden nun zentral archiviert und stehen für eine mögliche Betriebsprüfung oder einem Audit zur Verfügung. Hierdurch können nunmehr eingehende digitale Rechnungen akzeptiert und intern im Rahmen der normalen Betriebsführung kaufmännisch einwandfrei bearbeitet werden. Der vorher übliche Mehraufwand durch die Handhabung von Papier-Rechnungen entfällt.

Systemadministration mit wenig Aufwand

Die IT Abteilung der Intention Werbeagentur zeigte sich nach Installation und Einrichtung der REDDOXX E-Mail Archivierung sehr zufrieden. Das System läuft komplett autark und benötigt nur wenig Aufmerksamkeit, sodass nur sehr wenig Administrationsaufwand bereitgestellt werden muss. Ebenso beeindruckt die REDDOXX Lösung mit den bereits heute zur Verfügung stehenden Leistungsmerkmalen, die für viele Jahre als Garant für eine rechtssichere und manipulationsfreie E-Mail Archivierung stehen.

Anwenderbericht als PDF-Download

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