Die klassische, als Brief verschickte Rechnung auf Papier hat immer mehr ausgedient. Kein Wunder, denn der elektronische Rechnungsversand, in der Regel als PDF-Attachment per E-Mail, bringt einige Vorzüge sowohl für Absender als auch Empfänger mit sich. Doch was genau sollte dabei eigentlich im Einzelnen beachtet werden, damit es auch bei späteren Steuer- und Betriebsprüfungen nicht zu unliebsamen Überraschungen kommt?

Im Folgenden haben wir einige Informationen und eine kleine Checkliste rund um den elektronischen Rechnungsversand zusammengestellt.

Digitale Rechnung: Vorteile für den Absender

  • Kostenersparnis: Entfall von Portogebühren, Papier, Briefumschlägen, Logistik usw.
  • Verzögerungsfreier Versand, dadurch unter Umständen schnellerer Zahlungseingang
  • Komfortable, übersichtliche Archivierung

Digitale Rechnung: Vorteile für den Empfänger

  • Einfache Weiterverarbeitung und Bezahlung, kein Medienbruch bei der Nutzung von Online-Banking („Copy & Paste“ von Zahlungsdaten)
  • Leichte Prüfung der Rechnung
  • Schnelle, komfortable Archivierbarkeit
  • Kein „voller“ Schreibtisch

Digitale Rechnung: Vorteile für die Umwelt

  • Allgemeine Ressourcenschonung durch geringeren Papierverbrauch
  • Weniger Beeinträchtigungen durch Transport & Logistik (Abgase, Lärmbelästigung usw.)

Elektronische Signatur: Auch weiterhin sinnvoll?

  • Bis vor einigen Jahren waren digitalen Signaturen bei elektronischen Rechnungen obligatorisch. Ein Umstand, der damals noch viele Anwender abschreckte, Rechnungen per E-Mail zu versenden bzw. zu akzeptieren.
  • Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist diese Pflicht entfallen. Die Hürden für den elektronischen Rechnungsversand liegen seitdem deutlich niedriger. Allerdings müssen durch geeignete innerbetriebliche Maßnahmen die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnungen gewährleistet werden und es muss ein gesicherter Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung vorliegen. Dies gilt gerade im Hinblick auf die die künftig zunehmenden, digitalen Betriebsprüfungen, bei denen der Prüfer mit seinem Notebook in den Betrieb kommen wird.
  • Es gibt also eine ganze Reihe von Gründen, die nach wie vor dafür sprechen, PDF-Rechnungen digital zu signieren. Denn dies erleichtert beispielsweise die rechtskonforme Archivierung der Daten, an die der Gesetzgeber ja bestimmte Anforderungen hinsichtlich Revisionssicherheit und Authentizität stellt. Signaturen helfen dabei, später belegen zu können, dass Daten nicht verändert wurden und sind dadurch gerade bei steuerrechtlich relevanten Informationen wie Rechnungen auch weiterhin sehr sinnvoll.
  • Welche Aufbewahrungsdauer muss bei elektronischen Rechnungen eingehalten werden?
  • Der Gesetzgeber unterscheidet hier nicht zwischen Papier und E-Mail. Gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) gelten für E-Mails deshalb grundsätzlich die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für entsprechende Rechnungen oder Geschäftsdokumente auf Papier. Daraus folgt, dass elektronische Rechnungen in der Regel mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
  • Weitere Details dazu haben wir in unserem Whitepaper Leitfaden zur gesetzeskonformen E-Mail Archivierung zusammengestellt, den Sie in unserem Kundenportal My REDDOXX finden.

Welche technischen Aspekte sind bei der Archivierung zu berücksichtigen?

  • Grundsätzlich gilt: Die Archivierung von digitalen Rechnungen muss ebenfalls in digitaler Form erfolgen. Nicht möglich ist also beispielsweise das Ausdrucken der E-Mail-Rechnungen mit anschließendem Abheften.
  • Eine rechtskonforme Archivierung setzt voraus, dass bei Bedarf der unveränderte Originalzustand der Rechnung vorliegt. REDDOXX ermöglicht dies mit der Archivierungslösung MailDepot Premium.