Archive können für Unternehmen wahre Goldgruben sein. Denn in ihnen steckt normalerweise das gesamte Wissen der Firma und ihrer Mitarbeiter sowie wichtige geschäftliche Vorgänge der Vergangenheit. Abgesehen davon gibt es gesetzliche Vorschriften und Regularien, die Unternehmen verpflichten bestimmte Daten zu archivieren. Die Frage ist nur, wie digitale Daten am besten archiviert werden? Oder genauer: Braucht man ein aufwendiges Dokumenten-Management-System (DMS) oder genügt ein E-Mail-Archivierungssystem wie MailDepot von REDDOXX?

MailDepot

Um diese Frage zu klären, muss man zunächst wissen, wie ein Dokumenten-Management-System überhaupt arbeitet. In der Regel orientieren sich DMS an so genannten Workflows. Also Vorgängen, Rollen und Freigaben. Oder anders gesagt: Ein DMS bildet Geschäftsprozesse ab. Etwa den Wareneinlauf mit den Stationen Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung. Es geht dabei nicht nur um die Archivierung, sondern auch um die Steuerung des Prozesses. Zum Beispiel könnte die Rechnung erst dann frei gegeben werden, wenn sie vom Vorgesetzten (per Mausklick) abgesegnet ist.

Das Problem dabei ist, dass das DMS zwar sehr gut ist, wenn es darum geht alle zu einem Vorgang gehörenden Dateien und Mails zusammenzufassen und zu archivieren (wobei die Zuweisung manuell erfolgt, was wiederum eine Fehlerquelle bildet). Aber die so archivierten E-Mails bilden nur einen Bruchteil des Gesamtaufkommens an E-Mails in einem Unternehmen.

Den Anforderungen an eine umfassende und rechtssichere E-Mail-Archivierung kann das keinesfalls genügen. Denn immerhin gibt es auch gesetzliche Vorgaben hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen sowie Compliance-Regeln zu erfüllen. Und da darf es nicht passieren, dass eine E-Mail mal nicht im Archiv landet. Ein E-Mail-Archivierungs-System wie das von REDDOXX archiviert hingegen automatisch alle ein- und ausgehenden Mails. Wenn es sein muss auch nachträglich und rückwirkend. Da REDDOXX ausserdem eine universelle Schnittstelle für die Übergabe von E-Mails an das DMS bietet, werden hierbei nicht nur die E-Mails, sondern auch die relevanten Metadaten übergeben.

Mindestens genauso wichtig ist der Kostenfaktor. Nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen benötigt den Zugriff auf das in der Regel pro Arbeitsplatz zu lizensierende DMS-System, aber praktisch jeder Mitarbeiter versendet und bekommt E-Mails! Hinzu kommt, die DMS-Clients sind viel zu mächtig und damit sehr lernintensiv (Ausbildungskosten!) um damit auch Mitarbeiter auszustatten, die lediglich Zugriff auf die E-Mails benötigen.

Ein weiteres Argument für die E-Mail-Archivierung, und zwar speziell die von REDDOXX, ist die Art, wie die Daten gespeichert werden. Bei einem DMS bildet häufig eine Datenbank die Basis der Archivierung. Eine alles andere als ökonomische Art der Speicherplatznutzung. Denn Speicherplatz im Serverraum ist durchaus eine Kostenkomponente und auch der dafür benötigte Datenbankserver ist in Anschaffung und Betrieb nicht gerade kostenlos. Da ist eine einfache Storagekomponente, die für die Archivierung mit REDDOXX vollkommen ausreicht durchaus günstiger.

Zusammenfassend kann gesagt werden: Eine spezielle E-Mail-Archivierung, wie die von REDDOXX ist eigentlich ein Muss. Beispielsweise um gesetzlichen Vorgaben genüge zu tun. Das DMS hingegen erfüllt einen anderen Zweck. Es steuert und archiviert Vorgänge für bestimmte Abteilungen und Mitarbeiter. Der Zweck ist also ein vollkommen anderer.