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E-Mail Archivierung mit dem Kolab Server

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Im REDDOXX MailDepot sind auch die E-Mails über Kolab sicher aufbewahrt

Als Open-Source-Software stellt sich Kolab als weit bekannte Alternative zum Microsoft Exchange Server dar. Ursprünglich wurde Kolab als Auftragsarbeit für das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) entwickelt und steht heute in einer freien Varianten als Open-Source-Lösung zur Verfügung. Das Schweizer Unternehmen Kolab Systems bietet darüber hinaus auch eine Enterprise-Lösung als kommerzielle Variante an, die dann unter anderem auch Support-Leistungen mit einschließt. Für Administratoren, die sich im Linux-Umfeld bewegen, stellt Kolab eine echte Alternative zu Microsoft Exchange dar und bietet weit auf mehr, als ein einfacher Mailserver.

Kolab ist mehr als ein E-Mail-Server

Wenn eine Open-Source-Software als Alternative zu Microsoft Exchange genannt wird, muss diese schon weitaus mehr Funktionen aufweisen, als die eines einfachen E-Mail-Server. So verfügt Kolab über die Funktionen einer umfangreichen Groupware, was selbstverständlich Terminplanungen, Notizfunktionen, Aufgabenverwaltung und weiteres für Personen, Gruppen und anderen Ressourcen umfasst. Auch die Bereitstellung öffentlicher Ordner wird über die Funktion der Shared Folders realisiert. Grundsätzlich setzt Kolab auf die IMAP-Funktionalität, sodass hier unter anderem Synchronisierungs-Optionen, wie beispielsweise ActiveSync, eingesetzt werden können. Auch Private Cloud Lösungen lassen sich realisieren, da kompatible Open-Source-Software in Kolab eingebunden werden kann. Rundum ist Kolab also auch für den Zugriff von externen Arbeitsplätzen oder mobilen Geräten gerüstet.

Nicht nur die Stadt München setzt auf Kolab

Eine Open-Source-Variante als Groupware und Mailserver wird von vielen, besonders im Linux-Umfeld agierenden Unternehmen eingesetzt. So auch in der IT der Stadt München, die sicher zu einer der größten Anwender von Kolab als Enterprise Lösung mit einer hohen Anzahl von Nutzern an verschiedenen Standorten über der ganzen Stadt verteilt zählt. Zum Einsatz kommt hier die Enterprise Variante der Kolab Systems, die ihrerseits eng mit den Kolab-Entwicklern zusammenarbeiten und somit neue Impulse für die Weiterentwicklung dieser umfangreichen Groupware-Lösung sorgen.

E-Mail Archivierung ist auch bei Kolab notwendig

Trotz aller umfangreichen Funktionen in Kolab ist auch hier die Langzeitspeicherung der E-Mails im Rahmen unternehmensweiter Richtlinien nötig. Nicht nur die Finanzverwaltung verlangt nach neuesten Vorschriften (siehe GoBD) eine lückenlose Vorhaltung aller steuerrelevanten Dokumente im Original-Format. Ebenso besteht ein nachvollziehbares Interesse eines jeden Unternehmers in der Notwendigkeit, verloren gegangene oder versehentlich gelöschte E-Mail wiederherzustellen, die über einen geschäftsrelevanten Inhalt verfügen. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn es gilt, Unklarheiten bei Geschäftsprozessen zu klären oder mögliche Aussagen ausgeschiedener Mitarbeiter zu verifizieren. In diesen Fällen ist eine Archivierung aller ein- und ausgehenden Nachrichten auch bei Anwendung von Kolab zu empfehlen.

Die unabhängige E-Mail Archivierung – das REDDOXX MailDepot

Innerhalb der REDDOXX E-Mail Appliance steht das Modul MailDepot für die manipulations- und revisionssichere Archivierung elektronischer Nachrichten. Die gesetzeskonforme Langzeitspeicherung der unternehmensweiten Kommunikation ist heute ein MUSS im Verantwortungsbereich jedes Geschäftsführers. Die TÜV-geprüfte Archivierung mit dem REDDOXX MailDepot agiert innerhalb eines Unternehmensnetzwerks völlig autark und unabhängig vom eingesetzten Mailserver. Direkt hinter die Firewall geschaltet werden alle ein- und ausgehenden E-Mails im zentralen REDDOXX-Archiv sicher im Original-Format mit den Original-Anhängen gespeichert, auch die internen E-Mails lassen sich selbstverständlich archivieren. Somit steht im Rahmen eines Audits (z.B. einer Betriebsprüfung) der komplette E-Mail-Verkehr eines Unternehmens im Original zur Einsicht bereit. Auf Wunsch kann die Funktionalität der REDDOXX E-Mail Appliance mit dem SpamFinder um einen bis zu 100%igen Spamschutz erweitert werden oder der nach dem S/MIME-Standard arbeitende MailSealer für die verschlüsselte und signierte E-Mail-Kommunikation sorgen.

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