Volle Unterstützung: E-Mail-Archivierung mit REDDOXX unter Lotus Notes
2. Dezember 2014
Movie Park Germany GmbH
10. Dezember 2014
alle anzeigen

Spedition Bork GmbH & Co. KG

Firma: Spedition Bork GmbH & Co. KG
Ort: Langgöns, Deutschland
Branche: Logistik, Transport
Mitarbeiter: 450
Kunde seit: 2007
Kunde nutzt: REDDOXX Spamfinder als Spam- und Virenschutz, REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Die international  agierende Spedition Bork sorgt mit REDDOXX für  spamfreie Posteingänge  und sichere Archivierung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs.

Der zentrale Standort im hessischen Niederkleen bei Gießen ist eines der Erfolgsgeheimnisse der Spedition Bork GmbH & Co. KG. Innerhalb einer typischen Tageslenkzeit sind praktisch alle Orte in Deutschland und viele wichtige europäische Ballungsräume erreichbar. Erstklassige Transport- und Logistik-Leistungen, die Bork mit 450 Mitarbeitern und rund 280 Zugmaschinen sicherstellt, setzen reibungslose Abläufe im Hintergrund voraus.
Dies gilt nicht zuletzt auch für die Kommunikation, Abstimmung und Koordination mit Kunden und Leistungsgebern, die inzwischen zum überwiegenden Teil per E-Mail erfolgt.

Die Ausgangssituation

E-Mail als wichtiges Kommunikationsmedium

„In der Logistik-Branche laufen unsere Geschäfte rund um die Uhr und an sieben Tagen pro Woche“, erklärt Kevin Klein, als IT-Leiter der Spedition Bork für den sicheren, zuverlässigen Betrieb aller Komponenten verantwortlich. Wir können uns keine Ausfälle erlauben und benötigen bei allen kritischen Systemen höchste Effizienz.
Beim E-Mail-Management setzen wir seit 2007 sehr erfolgreich auf REDDOXX für den Schutz vor Spam und die rechtssichere E-Mail-Archivierung.“

Das IT-Team der Spedition nutzt inzwischen eine REDDOXX RX-250 Appliance mit den Modulen Spamfinder (Anti-Spam) und MailDepot (Archivierung). Im Vorfeld stand hier die Herausforderung, sowohl die Spamflut effizient zu beherrschen, als auch die gesetzlichen Anforderungen an die langfristige E-Mail-Archivierung abzubilden.

Es musste gewährleistet sein, dass Spam-Nachrichten wirksam abgeblockt werden, um Mitarbeiter und Posteingänge zu entlasten. Da viele wichtige Vereinbarungen und Aufträge mit den Kunden der Spedition per E-Mail abgewickelt werden und keine wichtige Nachricht übersehen werden darf, legte Bork außerdem großen Wert darauf, dass das Unternehmen die vollständige Kontrolle über möglicherweise zu Unrecht abgeblockte Mails behält.

ENTSCHEIDUNG

Optimales Zusammenspiel von Spamschutz und E-Mail Archivierung

Neben dem Schutz vor Spam überzeugte auch die TÜV-geprüfte E-Mail-Archivierung von REDDOXX. Ein Grund mehr für das international agierende Speditionsunternehmen, sich für die Lösungen des deutschen Anbieters zu entscheiden. Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister, dem Bielefelder Systemhaus JOBRI GmbH, konnte das System innerhalb kurzer Zeit in Betrieb genommen werden – und diesen Schritt hat Bork bis heute nicht bereut, wie IT-Leiter Kevin Klein zusammenfasst:

„Wir sind mit den eingesetzten REDDOXX- Lösungen im Unternehmen sehr zufrieden“, resümiert IT-Leiter Kevin Klein. „Das System läuft sehr zuverlässig und die Filter-Qualität des Spamfinders ist hoch. Ein Großteil der unerwünschten Nachrichten kann somit erfolgreich automatisch aussortiert werden und belastet nicht unnötig die Postfächer unserer Mitarbeiter.
Ich möchte in diesem Zusammenhang auch den Support hervorheben, dessen Online-Dokumentation uns IT-Mitarbeitern im Falle eines Falles immer sehr schnell und kompetent weiterhelfen konnte.“

REDDOXX Spamfinder basiert auf einer sorgfältig abgestimmten Kombination aus verschiedenen Filter- und Abwehrmechanismen. Dazu zählen beispielsweise Technologien wie Black- und Whitelisting, syntaktische Spamerkennung,
automatische Checks von Sender- und Empfängeradresse oder Advanced RBL (Realtime Blackhole List).
Eindeutig erkannter Spam wird sofort aussortiert. Damit nichts fälschlich abgeblockt wird, erhalten die Mitarbeiter jeden Morgen gegen acht Uhr vom System eine E-Mail, die (sofern vorhanden) auf E-Mails hinweist, die nicht eindeutig als „Spam“ oder „kein Spam“ zugeordnet werden konnten. Der Mitarbeiter kann sich so mit einem kurzen Blick eine Übersicht verschaffen und sich Mails von seriösen Absendern per Mausklick zustellen lassen.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise liegt unter anderem darin, dass nun für den Rest des Arbeitstages keine weitere Ablenkung und zeitraubende Störung durch echte oder vermeintliche Spam-Nachrichten erfolgt.

Schneller Zugriff auch auf ältere E-Mails

Auch die Archivierungsfunktion, die Bork mit REDDOXX MailDepot umgesetzt hat, erleichtert die tägliche Arbeit. Zum einen erfüllt die Spedition damit die gesetzlichen Vorgaben, die etwa für steuerlich relevante E-Mails eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren vorsehen. Dazu werden alle ein- und ausgehenden E-Mails von der REDDOXX Appliance vollautomatisch archiviert.

Neben diesen Compliance-Gesichtspunkten bringt die E-Mail-Archivierung zum anderen jedoch auch ganz handfeste Vorteile bei täglichen Arbeitsabläufen mit sich. Über eine leistungsfähige Volltextsuche, die auch Attachments (Dateianhänge) miteinschließt, können die Mitarbeiter auch ältere E-Mails sehr leicht im Archiv finden und bei Bedarf wiederherstellen. So lässt  sich beispielsweise die Suche nach einem älteren E-Mail-Wechsel mit einem Kunden, etwa zur Prüfung bestimmter Vereinbarungen oder Modalitäten, im Handumdrehen erledigen. Durch das Archiv können gleichzeitig die lokalen Postfächer  klein gehalten werden, was der Performance zugutekommt und die E-Mail-Infrastruktur entlastet.

Spedition Bork GmbH & Co. KG

Erfolg kommt nicht von ungefähr. Bei Bork ist die nachhaltige Unternehmensentwicklung das Ergebnis einer starken Teamleistung – und basiert auf einem halben Jahrhundert Erfahrung. Kompetenz, die überzeugt. Vieles hat sich in den 50 Jahren des Bestehens verändert. Doch eines ist unverändert geblieben: Wesentliche Werte wie Unabhängigkeit, Flexibilität, Verantwortung, Kundenorientierung und Qualität, die der Spedition Bork ein eigenständiges Profil verleihen.

Angefangen als Transporteur unter dem Namen „Hüttenberger Kraftverkehr“ ist das Unternehmen aus eigener Kraft gewachsen. Kompetenzen und Leistungen wurden erweitert, der Transporteur entwickelte sich unter Regie von Erwin Bork zu einer leistungsstarken Spedition. Der Name Bork macht es deutlich: Der Kunde kann der Schnelligkeit und Flexibilität eines Familienunternehmens vertrauen.

Anwenderbericht auch zum Download im PDF-Format verfügbar

Alle Einzelheiten zum Einsatz von REDDOXX bei der Spedition Bork und anderen Kunden lesen Sie in unseren Case Studies, die Sie im Kunden-Portal My REDDOXX downloaden können. Loggen Sie sich dazu einfach mit Ihrem bestehenden Account ein oder registrieren Sie sich kostenlos und unverbindlich als neuer Benutzer. Nach dem Login können Sie die Case Studies unter dem Menüpunkt „Referenzen“ bequem als PDF-Dokument herunterladen.