Auditierung und Prüfbarkeit über die REDDOXX Compliance-LOG

2019-05-22T08:31:09+02:0009. September 2015|News zum MailDepot|

Aus verschiedenen Gründen ergibt sich im Verlauf eines Geschäftsjahres die Notwenigkeit, E-Mails einzusehen, um Geschäftsabläufe nachzuweisen, zu überprüfen oder wieder in Erinnerung zu rufen. Sei es eine Betriebsprüfung im Rahmen des Jahresabschlusses, eine Revision zur Überprüfung interner Geschäftsabläufe oder schlicht das Nachvollziehen von offenen oder geschlossenen Vorgängen – die Einsicht in geschäftsrelevanten E-Mails ist und bleibt eine Notwendigkeit. Um genau hier der Geschäftsführung die Sicherheit zur Nachvollziehbarkeit eines Geschäftsverlaufes zu geben, bietet die REDDOXX E-Mail-Appliance die richtigen, zur Nachvollziehbarkeit notwendigen Werkzeuge für ein Audit an.

Keine Angst vor dem Audit dank
der richtigen Werkzeuge!

Nur mit Sicherheit archivieren ist sicheres Archivieren

Was nützt die beste Archivierung elektronischer Nachrichten, wenn nach Herzenslust im Nachhinein die Inhalte der E-Mails verändert werden oder gar die Anhänge entfernt, manipuliert oder erweitert werden können. Ein professionelles E-Mail-Management-System zeichnet sich genau hier durch ein eindeutiges Nachhalten einer jeden E-Mail-Öffnung im Archiv aus. Die REDDOXX E-Mail-Appliance setzt hier noch zusätzliche Merkmale zur klaren und eindeutigen E-Mail-Archivierung ein, wobei durch die zusätzliche Speicherung einer Audit-Beschreibung eine Begründung der E-Mail-Öffnung transparent wird. Sicheres Archivieren bedeutet also nicht nur, dass die E-Mails wirklich gespeichert werden und zukünftig zur Verfügung stehen, sondern auch die Bereitstellung einer eindeutigen Historie zu Zugriffs- und Löschaktionen, die nachweisbar, manipulationssicher und dadurch revisionssicher ist.

Das REDDOXX E-Mail-Archiv hält jeder Revision Stand

Das Modul MailDepot ist in der REDDOXX Appliance für das Archivieren und das Management der E-Mails zuständig. In der Premium-Version haben die Administratoren die Möglichkeit, einen so genannten Audit zu definieren. Dieser Audit stellt über das gesamte E-Mail-Archiv oder über definierbare Kategorien und Postfächer eine Ergebnisliste auf. Die Auswahl der selektierten Nachrichten kann darüber hinaus nach allen Merkmalen einer E-Mail – also z. B. „Von“, „An“, „Betreff“, „E-Mail-Text“, „Anhang Typ“, „Anhang Inhalt“ oder „Datum“ – gefiltert werden. Selbstverständlich können Sie diese Merkmale auch miteinander kombinieren oder gezielt einzelne ausschließen. Somit stehen alle relevanten Nachrichten z. B. eines Zeitraumes, von einem Absender oder zu einem Thema für das Audit bereit.
Nun ist das Öffnen einer E-Mail durch einen autorisierten Prüfer möglich und der Inhalt ist einsehbar. Automatisch und nicht manipulierbar wird hier jedes Öffnen einer E-Mail zusammen mit Datum, Zeit und Beschreibung des Audits in der Compliance-Log gespeichert. Alle Einträge in dem Compliance-Log sind nicht zu verändern und stellen somit eine übersichtliche, fortlaufende und klare Historie über jeden einzelnen E-Mail-Zugriff dar. Eine E-Mail Überprüfung im Rahmen eines Audits, das nicht nur den Inhalt einer Nachricht möglich macht, sondern auch deren klare Zugriffshistorie, spricht für einen hohen revisionssicheren Standard, der in der REDDOXX E-Mail-Appliance konsequent umgesetzt wird.

Nichts geht über TÜV geprüfte E-Mail-Archivierung

PZ_Archivierung Reddoxx_2015Bei der REDDOXX E-Mail-Appliance setzt die revisionssichere Archivierung neue Standards. Nicht nur, dass in einer benutzerfreundlichen Übersicht jede Öffnung einer E-Mail dargestellt werden, nein, darüber hinaus wird auch noch eine Begründung für jede Interaktion mit der elektronischen Post bereitgestellt. Dies gibt der Geschäftsführung eines Unternehmens – und auch dem Prüfer – die Gewissheit, dass die dargestellten E-Mails im Originalzustand vorliegen und den tatsächlichen Sachverhalt wiedergeben. Die manipulationssichere Archivierung des kompletten E-Mail-Verkehrs eines Unternehmens bestätigt der TÜV Saarland mit dem Siegel „Geprüfte Archivierung“ und hat das REDDOXX E-Mail-Management-System schon mehrfach mit diesem Attribut ausgezeichnet, was letztlich den vielen Anwendern die Sicherheit gibt, ein hoch professionelles System für die Verwaltung der elektronischen Post einzusetzen.

 

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