Email Archivierung
Früher war es der altbekannte Aktenordner mit Wolkenmarmor-Dekor oder die Hängekartei, heute ist es ein modernes Storage-System mit vielen Terabyte Speicherkapazität: Für Unternehmen und Organisationen war es seit jeher wichtig, ihre Geschäftsvorgänge zu dokumentieren und entsprechende Belege und Dokumente längerfristig aufzubewahren. Einen wesentlichen Aspekt dabei stellt mittlerweile die Email Archivierung dar. Denn durch das permanent steigende Aufkommen an geschäftlichem Mail-Verkehr hat auch die Bedeutung der E-Mail als Kommunikationsmedium erheblich zugenommen.
Firmen kommen nicht daran vorbei, sich intensiv mit der Frage auseinanderzusetzen, wie sich die Email Archivierung am besten bewerkstelligen lässt. Dabei gilt es, technische Besonderheiten ebenso zu berücksichtigen wie die Anforderungen, die sich für Unternehmen aus rechtlicher Sicht ergeben. Hier muss beispielsweise an die Notwendigkeit der Aufbewahrung von steuerlich relevanten Dokumenten gedacht werden (etwa eine per E-Mail empfangene Rechnung). Dies betrifft sowohl kleine Firmen als auch mittlere Unternehmen und große, international agierende Konzerne.
Die Funktionalität, die eine gute Lösung für die Email Archivierung aufweisen muss, ist dabei unabhängig von der Unternehmensgröße oft sehr ähnlich. Im Kern geht es darum, die Mails so zu archivieren, dass sie sicher und geschützt vorgehalten werden. Bedingt durch rechtliche Aufbewahrungsvorschriften sind dabei häufig bestimmte Fristen zu beachten.
Der spätere Zugriff durch berechtigte Nutzer, zum Beispiel für Recherchezwecke oder zum Nachweis bestimmter Vorgänge, muss jederzeit gewährleistet sein. Idealerweise ist dies schnell und einfach möglich, etwa über eine entsprechende Suchfunktion. Denn sonst kann die Suche nach einer einzelnen E-Mail, die vor Jahren empfangen oder gesendet wurde, kompliziert und aufwändig werden.
Die Email Archivierung erfüllt für Unternehmen grundsätzlich mehrere Zwecke. Neben der Aufbewahrung geschäftlicher Vorgänge dient sie gleichzeitig auch als Backup für die Daten und kann so einen zusätzlichen Schutz bei eventuell auftretenden IT-Problemen bieten. Durch die schnelle Verfügbarkeit der Daten können zudem viele Geschäftsprozesse optimiert werden.
Die Einrichtung einer Email Archivierung ist für Unternehmen und Organisationen also längst kein Selbstzweck mehr, sondern bringt viele Vorteile mit sich.
