Archivierung elektronischer Rechnungen
E-Rechnungen Archivierung – automatisiert und durchsuchbar
Archivierung von E-Rechnungen
E-Rechnungen wie ZUGFeRD oder XRechnung sind keine gewöhnlichen PDF-Dateien, sondern strukturierte XML-Dokumente, deren Inhalte maschinenlesbar und unverändert aufbewahrt werden müssen. Für Unternehmen bedeutet das: Nicht nur die Lesbarkeit, sondern auch die technische Integrität der XML-Daten muss sichergestellt sein – über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg.
REDDOXX bietet dafür die passende Lösung: Strukturierte Rechnungsformate werden beim E-Mail-Eingang automatisch erkannt, klassifiziert und mit allen Metadaten archiviert – revisionssicher, durchsuchbar und grafisch aufbereitet.
ZUGFeRD- und XRechnungen werden mit allen XML-Inhalten archiviert und sind direkt filterbar – ideal für Buchhaltung und Prüfprozesse.
Nutzen Sie eine eigene Suchmaske mit Vorschau-Ansicht, strukturierter Datenextraktion und visueller Darstellung der Rechnung.
Alle Rechnungsdaten werden unveränderbar, nachvollziehbar und chronologisch archiviert – inkl. XML-Integrität und Aufbewahrungsfristen.
E-Rechnungen werden automatisch erkannt und archiviert – ganz gleich, ob sie über Microsoft 365 oder einen lokalen Mailserver eingehen.
REDDOXX erkennt und archiviert strukturierte Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung automatisch, ganz ohne manuelle Aufwände.
Archivierte Rechnungsdaten lassen sich direkt exportieren, filtern oder prüfen – die ideale Schnittstelle zur Steuerkanzlei oder ERP-Lösung.
Archivierung von E-Rechnungen
Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Rechnungen steigen auch die Anforderungen an ihre Archivierung. REDDOXX nimmt Ihnen diese Aufgabe vollständig ab: Strukturierte XML-Rechnungen werden beim E-Mail-Eingang automatisch erkannt, unveränderbar gespeichert und über eine speziell entwickelte Oberfläche komfortabel recherchierbar gemacht – ideal für Buchhaltung, Steuerprüfung und digitale Workflows.
Automatische Erkennung und Archivierung von E-Rechnungen
REDDOXX erkennt eingehende elektronische Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format automatisch, ganz gleich, über welchen Mailserver sie empfangen wurden. Die strukturierte XML-Datei wird samt E-Mail revisionssicher archiviert – unveränderbar, nachvollziehbar und gesetzeskonform.
Und das Beste: Die Konfiguration ist nach 5 Minuten abgeschlossen und das System arbeitet vollkommen im Hintergrund.
Spezialisierte Such- und Filterfunktionen für strukturierte Rechnungsdaten
Im REDDOXX-Archiv lassen sich E-Rechnungen gezielt über spezielle Filter und Suchkriterien auffinden. Neben klassischen Parametern wie Absender oder Betreff können auch strukturierte Rechnungsdaten (z. B. Rechnungsnummer, Betrag oder Empfänger) durchsucht und ausgewertet werden.
Und das Beste: Die zugehörige XML-Datei wird nicht nur archiviert, sondern visuell aufbereitet, inklusive grafischer Vorschau direkt im Webportal.
Optional: Vollständige E-Mail-Archivierung integriert
Die Archivierung von E-Rechnungen ist Teil der umfassenden REDDOXX Cloud Archive Lösung. Auf Wunsch archivieren Sie nicht nur strukturierte Rechnungsformate, sondern den gesamten geschäftlichen E-Mail-Verkehr – vollständig, unveränderbar und gesetzeskonform.
Und das Beste: Sie starten mit dem Fokus auf E-Rechnungen und erweitern bei Bedarf mit wenigen Klicks auf die komplette E-Mail-Archivierung, ganz ohne Systemwechsel oder Zusatzaufwand.
Für wen eignet sich die E-Rechnungsarchivierung?
Egal ob Sie gerade erst mit elektronischen Rechnungen starten oder bereits hunderte strukturierte Belege pro Woche verarbeiten: REDDOXX bietet die passende Lösung für jede Unternehmensgröße – von der einfachen Einstiegslösung bis zur skalierbaren Plattform für komplexe Anforderungen. Durch die intuitive Bedienung und die vollständige Integration in bestehende Archivierungsprozesse profitieren Fachabteilungen, IT-Verantwortliche und externe Dienstleister gleichermaßen.
Einfach loslegen ohne aufwendige Infrastruktur: E-Rechnungen werden automatisch erkannt und sicher archiviert – ganz ohne IT-Abteilung oder Spezialsoftware.
Effiziente Entlastung für Buchhaltung und Geschäftsführung: GoBD-konforme Archivierung mit grafischer Darstellung und direkter Recherchemöglichkeit.
Zentrale, strukturierte Archivierung großer Rechnungsvolumen – skalierbar, durchsuchbar, revisionssicher. Ideal für Compliance-Teams und Prüfprozesse.
Einheitlicher Zugriff auf Mandantenrechnungen über ein zentrales Archiv. Einfacher Datenexport, vollständige Belegnachweise und revisionssichere Prüfung.
So funktioniert die Archivierung von E-Rechnungen
REDDOXX Cloud Archive wird vollständig als Service betrieben – Sie benötigen keine lokale Hardware, keine eigene Wartung und keine Spezialkenntnisse. Die Einrichtung ist in wenigen Schritten erledigt, danach läuft die Archivierung vollautomatisch im Hintergrund.
1. Registrierung und Zugang einrichten
Nach der Registrierung erhalten Sie Zugang zu Ihrem geschützten Cloud-Archiv. Die Verwaltung erfolgt vollständig webbasiert ohne zusätzliche Software oder komplexe Konfiguration.
Je nach Wunsch richten Sie die Cloud selber ein oder werden durch Ihren IT-Dienstleister beim Einrichtungsprozess begleitet – Benutzerverwaltung und Rechtevergabe.
2. Anbindung an Ihr Mailsystem
Das REDDOXX Cloud Archive ist kompatibel mit allen gängigen E-Mail-Systemen, darunter Microsoft 365, lokale Exchange Server und viele weitere. Möchten Sie nur E-Rechnungen archivieren, reicht eine einfache Anbindung per Journaling oder SMTP-Weiterleitung.
Auch hybride Umgebungen oder Migrationen sind problemlos abbildbar, wenn Sie eine vollständige Archivierung aller E-Mails umsetzen möchten. Dann können auch vorhandene Mailarchive (z. B. PST-Dateien) importiert werden, um einen vollständigen Archivbestand zu gewährleisten.
3. Automatische Archivierung von E-Rechnungen
Sobald die Anbindung aktiv ist, erkennt REDDOXX strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung automatisch beim E-Mail-Eingang und archiviert sie revisionssicher inklusive XML-Datei, Metadaten und Original-E-Mail.
Die Archivierung erfolgt im Hintergrund, ohne dass Benutzer aktiv werden müssen – ideal für rechtssichere Langzeitaufbewahrung nach GoBD und DSGVO.
4. Strukturierte Recherche & grafische Darstellung
Über eine spezialisierte Suchoberfläche lassen sich Rechnungen gezielt nach Beträgen, Absendern, Zeiträumen oder weiteren Feldern durchsuchen. Die XML-Datei wird dabei automatisch visuell aufbereitet.
Erfolgt eine vollständige Archivierung aller E-Mails, stehen für die E-Mails und die Anhänge ebenfalls Suchmöglichkeiten zur Verfügung. Dank Volltextsuche kann dann auch in beispielsweise Anhängen wie PDF-Datei und Word-Dokumenten gesucht werden.
Nein. REDDOXX erkennt E-Rechnungen (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung) automatisch beim E-Mail-Eingang und archiviert sie im Hintergrund – revisionssicher, vollständig und ohne manuelle Eingriffe.
Ja. Sie können E-Rechnungen anhand von strukturierten Daten wie Rechnungsnummer, Betrag oder Absender durchsuchen. Zusätzlich steht eine grafische Vorschau der XML-Datei zur Verfügung.
Ja. Die Archivierung funktioniert unabhängig vom eingesetzten Mailserver – z. B. über Journaling bei Microsoft 365 und einem lokalen Exchange oder SMTP-Weiterleitung bei alternativen Mailsystemen wie etwa Postfix.
Das können Sie handhaben, wie Sie es möchten. Das REDDOXX Cloud Archive ermöglicht eine vollständige Archivierung aller E-Mails und ermöglicht ihnen so, Unternehmenswissen, Absprachen und Verträge zu speichern und darauf zuzugreifen, auch wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden sind.
Sie können aber auch „nur“ mit der Archivierung elektronischer Rechnungen beginnen.
