Sieht man sich typische E-Mail-Clients an, so zeigt sich häufig, dass Mitarbeiter ganz eigene Strategien zur Organisation haben. Beliebt sind beispielsweise Ordner nach Kundenprojekten oder bestimmten Zeiträumen – alles Vorgehensweisen, um der oft großen Menge an E-Mails Herr zu werden und im lokalen Posteingang die Übersicht zu behalten.
Lokal ja, im Archiv in der Regel nicht sinnvoll
So naheliegend es manchmal auf den ersten Blick erscheinen mag, diese lokalen Ordnerstrukturen auch im E-Mail-Archiv abzubilden: Es spricht weit mehr dagegen, als dafür. Das fängt schon bei technischen Grundlagen an: Löscht ein Anwender etwa E-Mails in seinen lokalen Ordnern, so kann dieser Schritt im Archiv nicht 1:1 nachvollzogen werden. Denn aus Gründen der Revisionssicherheit ist ein späteres Löschen archivierter Inhalte während der Aufbewahrungsfrist bewusst nicht vorgesehen. Schon dieses Beispiel zeigt, dass sich eine hundertprozentige Synchronizität zwischen lokalen Ordnerstrukturen und Archiv auf Dauer ohnehin nicht erreichen lässt.
Mindestens genauso schwer wiegt ein weiterer Aspekt: Mag die Abbildung der Ordnerstrukturen für den einzelnen User noch sinnvoll erscheinen, so beginnt das Problem spätestens dann, wenn durch Kollegen, Teammitglieder oder im Rahmen einer Urlaubsvertretung auf Daten zugegriffen werden muss. Sortiert der abwesende Kollege seine E-Mails nun nach Projekten, Inhalten oder doch eher nach dem jeweiligen Zeitpunkt? Und: Es soll durchaus auch schon den einen oder anderen Mitarbeiter gegeben haben, der in seinem Dschungel aus Ordnern, Unter-Ordnern und Unter-Unter-Ordnern irgendwann selbst die Orientierung verloren hat…
Zentrale, automatisierte Archivstruktur sorgt für optimalen Überblick
REDDOXX vertritt klar die Auffassung, dass eine zentrale Archivstruktur, bei der E-Mails vom System automatisch nach bestimmten Kriterien zugeordnet werden, der weitaus cleverere Weg ist. Warum dies so ist und wie Sie das REDDOXX Compliance Framework mit praktischen Workflows bei der Umsetzung eines solchen Prinzips unterstützt, haben wir in unserem Whitepaper zum Thema Ordnerstrukturen für Sie zusammengestellt. Dieses sowie viele weitere informative Whitepaper und Anwenderberichte finden Sie kostenlos und unverbindlich in unserem Kundenportal zum Download.
