Exchange 2016 – REDDOXX kann auch das!
11. März 2016
E-Mail Archivierung: Mehrwerte für Unternehmen

12. April 2016
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Mehrwerte der E-Mail Archivierung für Anwender


Mehrwerte für Anwender

„Wir haben jetzt EDV – das dauert nun alles ein wenig länger!“ Diese Aussage oder eine sehr ähnliche haben wir wohl alle schon einmal als Antwort auf eine Anfrage gehört. Bedeutet das nun, dass der angesprochene Benutzer sich in seinem elektronischen Schreibtisch (= neudeutsch: Desktop) nicht auskennt, eben das EDV System aus Sicht des Anwenders zu „langsam“ ist oder schlicht, dass ein jeder von uns vor seinem Bildschirm sitzt und eben genau den Vorgang oder die E-Mail sucht, die die Antwort des Fragenden beinhaltet. Nun, hier setzt die Lösung der REDDOXX mit dem MailDepot als E-Mail Speicher an und bietet den Benutzern die Option, Licht ins Dunkel seiner E-Mail Flut zu bringen.

Welcher Mehrwert ergibt sich aus dem Einsatz der REDDOXX E-Mail Archivierung?

Um es vorweg zu nehmen: Es ergeben sich mehrere Mehrwerte durch den Einsatz der zentralen E-Mail Archivierung mit dem REDDOXX MailDepot. Diese lassen sich in die Kategorien Verfügbarkeit, benutzerfreundlicher Zugriff, Finde-Geschwindigkeit und Verbesserung der Übersicht zusammenfassen. Betrachten wir doch nachfolgend einfach die einzelnen Kategorien:

MailDepot macht E-Mails immer verfügbar

Es ist sicher ein wesentliches Leistungsmerkmal einer E-Mail Archivierung, dass alle E-Mails zentral gespeichert und dort auch auffindbar sind. Für jeden einzelnen Mitarbeiter bedeutet dieses, dass er sicher sein kann, dass eine digitale Nachricht, die er einmal verfasst und verschickt hat, auch tatsächlich im Archiv vorhanden ist. Ebenso kann er gewiss sein, dass diese Nachricht dort auch in einem Original-Format vorliegt und diese nicht durch Dritte verändert wurde. Das REDDOXX MailDepot speichert langfristig alle Nachrichten manipulationssicher und somit geschützt vor Zugriff unberechtigter Dritter.

MailDepot bietet eine Vielzahl von Zugriffsoptionen

Von den meisten Anwendern wird das Outlook-AddIn verwendet, um auf das REDDOXX MailDepot zuzugreifen. Dieses Tool fügt sich nahtlos in die bekannte Oberfläche von Microsoft Outlook ein und bietet dem Benutzer einen kompletten Zugriff auf alle Nachrichten, die im REDDOXX MailDepot langfristig zur Verfügung gehalten werden. Der Anwender kann seine eigenen E-Mails öffnen, lesen, kopieren oder auch weiterverarbeiten bzw. weiterleiten. Neben diesem AddIn stehen aber auch für die mobile Anwendung Apps für iOS und Android zur Verfügung, so dass auch im Außeneinsatz einfach und schnell alle archivierten E-Mails eingesehen werden können. Von Internet-fähigen PCs oder Workstations kann über das REDDOXX Web-GUI der Zugriff sicher erfolgen. Durch diese Werkzeuge stehen unternehmensrelevante Nachrichten den Mitarbeitern in ihrer täglichen Arbeit dort zur Verfügung, wo diese benötigt werden und unterstützen den Anwender in seiner effizienten Aufgabenbearbeitung.

MailDepot findet alle E-Mails rasend schnell

Das REDDOXX MailDepot stellt eine umfangreiche Such- und Finde-Funktion in allen Zugriffs-Tools zur Verfügung. Neben dem Suchen nach Kategorien, Sendern, Empfängern und Schlagworten steht auch eine leistungsstarke Volltextsuche bereit. Durch professionelles Indizieren nach neuesten Algorithmen, die vergleichbar den Internet-Suchfunktionen agieren, werden tausende elektronische Nachrichten in Sekundenbruchteilen gefunden und angezeigt. Die umständliche Suche in Microsoft Outlook gehört bei Verwendung der Finde-Funktionen im REDDOXX MailDepot der Vergangenheit an und sorgt somit für eine Steigerung der Produktivität der einzelnen Anwender.

MailDepot verbessert die Übersicht am Arbeitsplatz

Ein aufgeräumter Schreibtisch gehört von je her in die Arbeitswelt effizient arbeitender Mitarbeiter.

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In Schulungen und Präsentationen wird dieses immer wieder ausreichend propagiert und findet im Alltag eine mehr oder weniger erfolgreiche Umsetzung. Die Zugriffs-Tools der Mitarbeiter auf das REDDOXX MailDepot unterstützen grundsätzlich die Strategie des „aufgeräumten Schreibtisches“ und bieten somit „Lust statt Frust“ bei der Bewältigung der täglichen Aufgaben. Nun, in Zusammenhang mit E-Mails bedeutet dieses, dass beispielsweise in der Outlook-Inbox ausschließlich die Nachrichten zur Verfügung stehen, die sich noch in Bearbeitung befinden und somit bereit stehen müssen. Der unübersichtliche Bildschirmarbeitsplatz rührt in aller Regel von einem nicht aufgeräumten Desktop bzw. einem unübersichtlichen Postfach her. Hier bietet REDDOXX MailDepot eine optimale Strategie zur Stärkung der Übersichtlichkeit, denn (so einfach wie es klingt, ist es) alles was nicht in die Inbox gehört, wird gelöscht! Jeder Benutzer kann dies auch einfach durchführen, denn sollte eine ältere Nachricht doch wieder benötigt werden, kann diese sekundenschnell über das REDDOXX MailDepot wieder eingesehen werden.

Das REDDOXX MailDepot unterstützt somit jeden Mitarbeiter durch bessere Übersicht, schnelleres Agieren und vermeidet frustrierendes Suchen nach benötigten E-Mails und Informationen.

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