Checkliste zur Auswahl der richtigen E-Mail Archivierungslösung

Vorbereitung ist 90% des Erfolges. Diese grundsätzliche Regel gilt eigentlich bei jedem Projekt, denn nur eine gründliche Vorbereitung, ein umfängliches Verständnis für die einzelnen Punkte und Kriterien eines Projektes garantiert für ein optimiertes Resultat. In der Projektvorbereitung für eine E-Mail Archivierungslösung gilt es, die Leistungsmerkmale aller möglichen, vorausgewählten Hersteller zu sichten, zu beurteilen und zu gewichten, so dass eine bedarfsorientierte Entscheidung vorbereiten werden kann. Features, Funktionalitäten oder Leistungsmerkmale sind oft nur oberflächlich oder als Schlagworte beschrieben. REDDOXX unterstützt hier die Projektleiter in der Vorbereitungsphase und stellt einen umfangreichen Fragenkatalog nebst Leistungsbeschreibungen zur Verfügung. Anhand dieser Checkliste können Features ausgewählter Hersteller gegenübergestellt und gewichtet werden, so dass dann ein übersichtliches und klar gegliedertes Dokument zur Projektfreigabe und – Entscheidung vorliegt.

Zu beachten – Benutzerfreundlichkeit und Implementierung

Benutzerfreundlichkeit sollte eine Grundvoraussetzung für jede Software-Lösung sein. Was nützt es, wenn ein gut funktionierendes Tool in ein Unternehmen Einzug hält, dieses aber von den Mitarbeitern durch komplizierte Bedienung und langfristige Schulungen als „ungeliebt“ eingestuft wird? Auch ein E-Mail Archivierungssystem muss in seinem kompletten Einsatz einfach zu bedienen sein und der Anwender muss schnell erkennen, an welcher Stelle er das System „lieben lernt“. Besonders einfach ist eine Benutzerfreundlichkeit dann zu erkennen, wenn nicht nur Werkzeuge zur Verfügung stehen, die sich nahtlos in die oft verbreitete Welt des Microsoft Outlook einfügt, sondern auch einfache, intuitiv zu bedienende Apps für den mobilen Zugriff vorhanden sind. Spätestens dann, wenn ein Benutzer eine versehentliche gelöschte E-Mail schnell und unbürokratisch wieder herstellen kann, wird er beginnen, die Anwendung „zu lieben“. Ja, und ähnliches gilt natürlich auch für die Implementierung durch den Systemadministrator, denn auch hier kann sich die Spreu vom Weizen trennen. Einfache Implementierung ist  nicht nur die schnelle Installation eines E-Mail Archivierungssystems, sondern auch das möglichst unterbrechungsfreie Online-Schalten sowie die Administration und das automatische Reporting im täglichen Betrieb.

Wichtig – Gesetzeskonformität und Datenschutz

Eine der wichtigsten Punkte für die Auswahl eines E-Mail Archivierungssystem ist die gesetzeskonforme und manipulationssichere Ausführung eines solchen Systems. Bei der Archivierung von E-Mails ist es zwingend notwendig, dass nicht nur alle E-Mails nebst Anhängen mit einem Zeitstempel (= Zeitpunkt der Archivierung) versehen werden, sondern auch alle dann folgenden Interaktionen in einer Protokoll-Datei bei einer Revision nachvollziehbar zur Verfügung stehen. Hierbei müssen der Grund, der Zeitpunkt und die verantwortlichen Mitarbeiter eindeutig und zweifelsfrei durch den Revisor geprüft werden können. Es versteht sich von selbst, dass die archivierten E-Mails nebst Anhängen vor der Einsicht unbefugter Dritter geschützt werden müssen und somit verschlüsselt im Langzeitspeicher abgelegt werden sollten. Generell gilt für eine revisionssichere Archivierung digitaler Nachrichten, insbesondere wenn es sich um eine gesetzeskonforme Archivierung handelt, die Option einer Compliance-Anwendung. Dies bedeutet, dass nach vorgegebenen Richtlinien beispielsweise ein Zugriff auf die abgespeicherten Nachrichten oder gar das Löschen ausschließlich durch mehrere autorisierte Personen (= vier- oder mehr-Augen-Prinzip) erfolgen darf. Wünschenswert ist sicher auch die Testierung der wichtigsten Features durch eine neutrale Institution, wie z.B. dem TÜV.

Nicht nur zum Schluss – Technische Voraussetzungen

Für den Betrieb einer E-Mail Archivierung ist natürlich zum einen ein Server nötig, denn die Applikation wird in der zentralen IT betrieben und bietet den E-Mail Archivierungsdienst allen E-Mail Nutzern als Service an. Hierbei ist zu beachten, ob das ausgewählte Programm auf besondere Hardware-Komponenten besteht, grundsätzlich nur als Hardware-/Software-Lösung zu betreiben ist oder wahlfrei auf handelsüblicher Server-Hardware oder gar in einer virtuellen Server-Umgebung betrieben werden kann.
Darüber hinaus gilt es zu beachten, ob weitere Softwarekomponenten notwendig sind. Ist zum Beispiel zusätzlich zu der eigentlichen E-Mail Archivierungslösung ein Betriebssystem und/oder eine Datenbanksoftware (z.B. Microsoft SQL) notwendig, erhöht dies die Projektkosten und die Anfangs so günstige Lösung wird plötzlich doppelt so teuer.
Da die Entscheidung für eine E-Mail Archivierungslösung eine strategische und langfristige Entscheidung darstellt, ist es ratsam, Abhängigkeiten zu Softwarekomponenten so gering wie möglich zu halten, um auch nach Jahren einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.
In der Regel sind auch besondere Anforderungen an den für die Archivierung nötigen Speicher zu stellen. Zu berücksichtigen ist hier, ob besondere technische Voraussetzungen einzuhalten sind oder eben ein handelsübliches Speichersystem – idealerweise auch in einer virtuellen Umgebung – eingesetzt werden kann.

Checkliste einfach herunterladen

Die Checkliste zur Einführung einer E-Mail Archivierungslösung steht im Download-Bereich von „My REDDOXX“ zur Verfügung. Nach kurzer Registrierung wird ein Zugang zu My REDDOXX gewährt, in dem die Checkliste sowie weiterführende Informationen zur Verfügung stehen. Neben Preis- und Produkt-Details besteht hier auch die Möglichkeit der kostenlosen Nutzung einer Teststellung, die den Leistungsumfang und die Funktionalitäten der kompletten REDDOXX E-Mail Appliance zum Kennenlernen ermöglicht.

Zu My REDDOXX: Checkliste zur Einführung einer E-Mail Archivierung