REDDOXX Compliance Framework
Komfortables Customizing per Definition
Ein kurzer Überblick
Beim Umgang mit der E-Mail-Kommunikation und insbesondere bei der Archivierung spielen Compliance-Regelungen eine wichtige Rolle bei verschiedenen Vorgängen.
- Welche Mails sollen/müssen überhaupt archiviert werden?
- Wie lange müssen sie aufbewahrt werden?
- Welche E-Mails dürfen, ganz im Gegensatz dazu, explizit nicht länger als für einen bestimmten Zeitraum archiviert werden (dies betrifft beispielsweise Bewerbungsunterlagen)?
- Wie geht das Unternehmen mit der Herausforderung „private E-Mails“ um? Ist privater E-Mail-Verkehr gestattet oder untersagt? Falls erlaubt: Wie können diese E-Mails von der geschäftlichen Archivierung sauber getrennt werden?
- Was passiert mit E-Mails von Betriebsräten – wo bestehen Konflikte zum Datenschutz und wie können diese gelöst werden?
Um die Richtlinien des Datenschutzes zu erfüllen, müssen sensible Informationen nicht nur vor unbefugtem Zugriff von außen, sondern auch hinsichtlich der internen Zugänglichkeit abgesichert werden. So ist es beispielsweise selbstverständlich, dass nicht jeder Mitarbeiter unkontrollierten Zugriff auf sämtliche E-Mails des Unternehmens hat.
Zur internen Reglementierung bietet die E-Mail Archivierung REDDOXX MailDepot zusätzlich ein innovatives 4- oder auch Mehr-Augen-Prinzip. Für bestimmte Vorgänge und Zuordnungen lässt sich dadurch festlegen, dass mindestens eine oder mehrere Personen aus bestimmten Benutzergruppen einer Aktion zustimmen müssen. Dabei kann es sich beispielsweise um Datenschützer oder Betriebsräte handeln.
Das Mehr-Augen-Prinzip kann außerdem insbesondere im Rahmen von speziellen Audit-Zugängen für Betriebsprüfer zur Absicherung eingesetzt werden. Zugriffe durch befugte Nutzer werden zudem im Compliance-Log detailliert und rechtskonform dokumentiert.
- Absicherung wichtiger Vorgänge durch zusätzliche Kontrolle
- Schutz vor Manipulationen durch einzelne Anwender
- Flexible Definition einer oder mehrer Personen aus bestimmten Gruppen
REDDOXX Compliance Framework im Überblick
- Automatische Klassifizierung von E-Mails
- Manuelles Hinzufügen durch Anwender (bei entsprechenden Rechten)
- Vergabe von individuellen Aufbewahrungszeiten
- Löschen von datenschutzrelevanten Informationen
- Löschen von unwichtigen E-Mails (z.B. Newsletter)
- Löschen unter Einbeziehung vom Faktor Mensch (siehe Beispiel Bewerbung)
- Auditzugriff für Finanzprüfung
- Offlineprüfung
- Audit mit 4-Augen-Prinzip für interne Prüfungen
- Compliance-Log
Mit Workflows lassen sich beispielsweise unterschiedliche Aufbewahrungszeiten definieren. So werden steuerlich relevante Daten ausreichend lange vorgehalten, während andere Informationen fristgerecht gelöscht werden, falls datenschutzrechtliche Regelungen dies erfordern.
Erstellen Sie Projektkategorien, die ein einfaches Zusammenarbeiten im Team ermöglichen. So können beispielsweise einzelne Mitarbeiter aus Vertrieb, Buchhaltung oder technischem Support auf die jeweils für sie relevanten E-Mails zugreifen, auch wenn sie nicht die ursprünglichen Absender oder Adressaten waren. Urlaubs- oder krankheitsbedingte Abwesenheit von Mitarbeitern führt so zu keinen Verzögerungen mehr.
Legen Sie fest, welche Benutzer und Gruppen Zugriff auf welche E-Mails haben.
Selbstverständlich werden alle Änderungen im Archiv manipulationssicher und dauerhaft dokumentiert. Auch dann, wenn die betreffende E-Mail nicht mehr vorhanden ist. So lassen sich alle Vorgänge bei Bedarf jederzeit zweifelsfrei nachvollziehen und belegen.
Nicht alle Vorgänge lassen sich vollständig automatisieren. Keine E-Mail-Archivierung kann beispielsweise „wissen“, dass ein Bewerbungsverfahren noch in der Schwebe ist und Unterlagen deshalb länger als üblich aufbewahrt werden müssen. Aus diesem Grund erlaubt das REDDOXX Compliance Framework die Einbindung entsprechender Freigabe-Workflows. Im Beispiel könnte etwa die Leitung der Personalabteilung vom System vor Ablauf der Frist automatisch einen entsprechenden Report erhalten und auf dieser Basis entscheiden, ob eine Bewerbung gelöscht werden soll oder nicht. Über das Compliance-Log werden alle Änderungen revisionssicher dokumentiert.
DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung
Kurzanleitung
DSGVO: E-Mails löschen
REDDOXX verfügt bereits seit 2011 über ein umfangreiches Compliance Framework, um das bisher geltende BDSG umzusetzen. Wie Sie E-Mails datenschutzkonform aus dem Archiv entfernen können, zeigen wir Ihnen in unserem Screencast.
Inhalt:
- E-Mails einer Person administrativ löschen
- E-Mails manuell durch den User löschen – am Beispiel Bewerbung
- Manuelles Löschen durch Mehr-Augen-Prinzip absichern
- Protokollierung und Auswertung der Aktionen
