Entscheidungshilfe: Case-Studies und Referenzkunden
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KEUCO GmbH & Co. KG

Firma: KEUCO GmbH & Co. KG
Ort: Hemer, Deutschland
Branche: Handel, Produktion, Badmöbel
Mitarbeiter: 430
Kunde seit: 2008
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

KEUCO hat sich seit der Gründung 1953 auf die Herstellung hochwertiger Accessoires, Armaturen und weiterer Produkte für den Sanitärbereich spezialisiert. Mittlerweile komplettieren hochwertige Badmöbel, Spiegelschränke und Waschtische das Sortiment. Heute ist die KEUCO GmbH & Co. KG mit Hauptsitz im nordrhein-westfälischen Hemer internationaler Marktführer. Mit zehn zusätzlichen internationalen Standorten, etwa in den USA, Russland und Kolumbien, deckt die Unternehmensgruppe den Vertrieb im Ausland ab und beschäftigt insgesamt rund 430 Mitarbeiter.
Wie in vielen anderen Firmen auch, zählt die E-Mail inzwischen auch bei KEUCO zu den wichtigsten Medien für die in- und externe Kommunikation der Mitarbeiter. Die Archivierung der Mails erfolgte bis vor einigen Jahren allerdings nicht an zentraler Stelle. Dies brachte einige Nachteile mit sich, wie sich Patrick Selka, Netzwerkadministrator bei der KEUCO GmbH & Co. KG, erinnert:

„Wenn damals eine versehentlich gelöschte E-Mail doch noch einmal benötigt wurde, so musste diese sehr aufwendig aus der Datensicherung des E-Mail-Servers wiederhergestellt werden. Um die Postfächer nicht überquellen zu lassen, waren wir gleichzeitig gezwungen, per E-Mail-Quota Größenbeschränkungen einzuführen. Das führte in der Praxis dann dazu, dass viele Mitarbeiter E-Mails in lokal auf ihren Rechnern gespeicherten PST-Dateien auslagerten, was neue Probleme mit sich brachte, da diese nicht in einer Datensicherung erfasst werden konnten. Das bedeutet, bei einem Hardwareschaden wären diese Daten verloren gewesen.“

Um diesen Zustand zu ändern und gleichzeitig die inzwischen geltenden rechtlichen Anforderungen an die langfristige Archivierung der E-Mail-Kommunikation abzudecken, startete KEUCO im Jahr 2008 ein Auswahlprojekt zur Selektion einer geeigneten E-Mail-Archivierungslösung. Im Rahmen eines Abschlussprojekts eines Auszubildenden wurden verschiedene Systeme unterschiedlicher Hersteller intensiv geprüft und Testinstallationen durchgeführt.

Die wichtigste Voraussetzung war die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben, damit eine vollständig revisionssichere E-Mail-Archivierung aufgesetzt werden konnte. Um die ungeliebten PST-Dateien ersetzen zu können, war zudem eine intuitive bedienbare Suchfunktion gefragt, mit der Mitarbeiter schnell und einfach innerhalb des E-Mail-Archivs recherchieren und benötigte E-Mails auffinden können. Präferiert wurde darüber hinaus ein Linux-basiertes System – unter anderem deshalb, da bereits eine auf Linux basierende Groupware zum Einsatz kam.

Im Zuge des Auswahlprozesses kristallisierte sich die Lösung MailDepot von REDDOXX als am besten geeignet heraus. Neben den Anforderungen an die rechtlich einwandfreie Archivierung, die MailDepot unter anderem durch das TÜV-Siegel „Geprüfte Archivierung“ unterstreicht, überzeugte die Verantwortlichen von KEUCO zudem das Preis-/Leistungsverhältnis. Ein weiterer wichtiger Aspekt war außerdem die vollständige, problemlose Kompatibilität mit den bereits in der IT-Infrastruktur vorhandenen Systemen, etwa dem Zarafa Groupware-Server sowie dem Verzeichnisdienst LDAP.

Die Implementierung wurde innerhalb kurzer Zeit komplett in-house durchgeführt und konnte durch das bereits installierte Testsystem ohne weitere Schwierigkeiten erfolgen. Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden seitdem durch die Appliance-basierte REDDOXX-Lösung vollautomatisch archiviert. Um die lokale IT-Performance hoch zu halten, sind die Postfächer der Mitarbeiter nach wie vor per Quota beschränkt. Über eine komfortable, einfach zu bedienende Volltextsuche können ältere E-Mails jetzt jedoch binnen kürzester Zeit im Archiv recherchiert und bei Bedarf wiederhergestellt werden.

„Neben der Umsetzung der rechtlichen Kriterien ist auch die deutlich spürbare Entlastung des Mailservers durch die kleineren Postfächer ein klarer Vorteil für uns“, sagt Selka. „Außerdem sind wir nun auf der sicheren Seite, was mögliche Defekte an lokalen Festplatten betrifft, da durch die zentrale E-Mail-Archivierung keine Daten mehr verloren gehen können. Die Mitarbeiter arbeiten gerne mit dem System und sind vor allem von der einfachen und schnellen Suche sehr angetan.“

2012 stand mit der Migration von Version 1026 auf Version 2029 von REDDOXX MailDepot eine größere Veränderung ins Haus, die gemeinsam mit dem REDDOXX Premium Partner creativITy aus Ratingen erfolgreich durchgeführt wurde. Das neue Release bietet unter anderem die Möglichkeit, E-Mails bei der Archivierung automatisch zu kategorisieren und schafft dadurch noch mehr Ordnung und Übersicht im Archiv.

Die Migration der bisher eingesetzten Appliance erfolgte dabei in zwei Schritten. Zunächst wurde eine virtuelle REDDOXX-Appliance mit der neuen Version aufgesetzt und der laufende E-Mail-Verkehr über diese Appliance konfiguriert. Anschließend wurden das Bestandsarchiv nach einem Update der bisherigen Appliance in das neue REDDOXX-Containerformat migriert. Für den Anwender hat sich dadurch bei der täglichen Arbeit nichts verändert, er kann wie gewohnt auf alle E-Mails zugreifen. Gleichzeitig bietet die Umstellung zusätzliche Flexibilität für die IT-Leitung bei KEUCO, da es der Multi-Containeransatz erlaubt, die E-Mails einzelner Kalenderjahre in einem jeweils eigenen Container zu speichern und dafür unterschiedliche Netzwerkspeicher zu nutzen.

Für die Zukunft ist ein weiterer Ausbau der Installation bereits geplant. So soll REDDOXX MailDepot künftig auch bei einer Tochtergesellschaft eingesetzt werden.