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Wie auf .pst-Dateien verzichtet werden kann

Für Administratoren sind die lokalen pst-Dateien oftmals ein „Dorn im Auge“. Nicht nur, dass hier das regelmäßiges Backup und eine gelegentlich nötige Wiederherstellung zu einer Herausforderung wird, nein, auch die zentral abgelegten pst-Dateien belegen einen Speicherplatz, der sicher sinnvoller genutzt werden könnte. Das zentrale Archivierungssystem der REDDOXX E-Mail-Appliance in Verbindung mit einer klaren E-Mail-Benutzungsvorgabe schafft hier Abhilfe. Hierdurch werden unnötige Restore-Prozeduren vermieden, der Aufwand für die Mail-Administration erleichtert und wertvoller Speicherplatz freigegeben.

pst und ost – was wird eingesetzt?

Die pst-Datei bei Microsoft Outlook (pst = Personal Folder Storage) speichert lokal alle relevanten Nachrichten, Verzeichnisse, Dateien und andere Objekte des installierten Outlook. Es können sogar lokal mehrere pst-Dateien angelegt werden, die unterschiedlichen Benutzern oder Postfächern zugeordnet sind. Da diese Dateien grundsätzlich komplett alle E-Mails nebst Anhängen zum dazugehörigen Outlook beinhalten, wird hier bereits nach einer sehr kurzen Zeit ein Speicherplatz von mehreren GigaByte belegt. Hochgerechnet auf ein unternehmensweites Netzwerk lässt sich hier schnell ein Speicherbedarf von mehreren TeraByte vorstellen, denn im Rahmen der Client-Datensicherung oder eines File-Mappings belastet die hohe Anzahl von pst-Dateien sowohl das Netzwerk, als auch die zentralen Datei-Dienste.

Im Rahmen des Einsatzes von Microsoft Exchange wird daher schon oft von vorn herein auf die ost-Dateien (ost = Offline Folder Storage) als lokalen Storage für die Outlook-Anwendungen gesetzt. Hierbei erfolgt im Online-Zustand eine ständige Synchronisierung aller Nachrichten, Verzeichnisse, Dateien und anderer Objekte, die zu dem dazugehörigen Postfach gehören. Auch hierbei wächst die ost-Datei schnell auf eine Kapazität von mehreren GigaByte an, jedoch kann die regelmäßige Datensicherung entfallen, denn alle Informationen stehen ja zentral im Exchange-Server zur Verfügung. Trotzdem lassen sich hier auch klare Nachteile festhalten, denn die ständige Synchronisierung der ost-Dateien belastet das unternehmensweite Netzwerk und die zentrale Datenbank des Exchange-Servers wächst weiter, wobei diese dann schnell mehrere TeraByte belegt. Dass hierdurch aufgrund von fehlender Performance ein neuer, hoch performanter Server für das Exchange nachgefragt wird, versteht sich dann fast von selbst.

Die REDDOXX E-Mail-Appliance entlastet die Infrastruktur

Ein zentrales E-Mail-Speichersystem gibt den Administratoren hier die Möglichkeit, sowohl Speicherplatz, als auch Netzwerkbelastung zu optimieren. MailDepot – das Archivierungsmodul der REDDOXX E-Mail-Appliance – schaltet sich direkt hinter der Firewall des Unternehmens ein und hat somit den Zugriff auf die komplette digitale Unternehmens-Kommunikation. Durch das Langzeitspeichersystem wird eine automatische Archivierung aller E-Mail sichergestellt. Eine optimierte Speicherung der Daten erfolgt zentral, wobei unter anderem doppelte E-Mails nicht den mehrfachen, sondern nur den einfachen Speicherplatz belegen. Der Zugriff auf die E-Mails wird über einfach zu bedienende Tools, wie z. B. das REDDOXX PlugIn für Microsoft Outlook, das sich nahtlos in die Oberfläche des Mail-Client einfügt, durchgeführt.

Da alle Unternehmensnachrichten zentral zur Verfügung stehen, werden keine pst-Dateien mehr und nur sehr kleine ost-Dateien benötigt. Quasi automatisch werden die Synchronisierungsprozesse mit dem Exchange-Server wesentlich schneller durchgeführt und entlasten somit die Traffic des Netzwerks. Auch die Datenbank des Exchange-Servers wächst nicht so schnell an, denn nach dem REDDOXX-Prinzip entfällt hier eine sehr hohe Zahl an alten, abgelegten E-Mails. Der Exchange Server ist somit weit aus performanter und benötigt darüber hinaus auch wesentlich weniger Speicherplatz.

Das REDDOXX Prinzip organisiert und strukturiert von selbst

Das REDDOXX Prinzip verfolgt konsequent die Strategie des „aufgeräumten Schreibtisches“. Der Desktop des Arbeitsplatzrechners zeigt – wie gewohnt – alle aktuellen und damit erforderlichen Nachrichten im Eingangsordner an. Diese können jetzt nach und nach bearbeitet werden. Üblicherweise erfolgt nach Erledigung eines Vorganges dann die Einsortierung der E-Mails durch den Benutzer in seine persönlichen Verzeichnisse. Genau dieses muss nach dem REDDOXX Prinzip nicht mehr durchgeführt werden, denn es erfolgt hier schlicht und einfach das Löschen der bearbeiten E-Mails. Hierdurch werden die in der lokalen ost-Datei sowie dem „Spiegel“ in der zentralen Datenbank des Exchange-Servers gespeicherten Nachrichten auf ein Minimum reduziert. Trotzdem stehen alle E-Mails weiter zur Verfügung, denn über das REDDOXX PlugIn wird der einfache und benutzerfreundliche Zugriff auf das zentrale E-Mail-Archiv komplett aus Outlook heraus realisiert. Möglich wird das durch den konsequenten Einsatz des REDDOXX E-Mail-Management-System nach dem REDDOXX Prinzip.