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Frerichs Glas GmbH

Firma: Frerichs Glas GmbH
Ort: Verden, Deutschland
Branche: Produktion, Handel, Glas
Mitarbeiter: 180
Kunde seit: 2012
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Die Frerichs Glas GmbH zählt zu den führenden Herstellern von Flachglas und Kunststoffen in Norddeutschland. Die Produktpalette umfasst beispielsweise spezielle Isoliergläser für Glasfassaden und Fenster in Wohn- und Bürogebäuden. Innovationen, wie etwa Spezialgläser mit direkt im Scheibenzwischenraum integrierter Jalousie, zeichnen Frerichs Glas aus.

Das mittelständische Unternehmen wurde bereits im Jahr 1876 als Groß- und Einzelhandel für Farben, Tapeten und Flachglas gegründet. Heute verfügt Frerichs Glas zusätzlich zum Hauptsitz in Verden südöstlich von Bremen über eine weitere Niederlassung in Lüneburg und beschäftigt insgesamt rund 180 Mitarbeiter.

GDPdU-konforme E-Mail-Archivierung war gefragt

Bereits seit längerem nutzt der Hersteller intern ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Archivierung von Dokumenten wie beispielsweise Angeboten und sonstigen wichtigen Unterlagen. Um die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen zu erfüllen, oft besser bekannt unter der Abkürzung GDPdU, war Frerichs Glas genau wie viele andere Unternehmen dazu gezwungen, sich neben dem reinen Dokumentenmanagement auch nach einer geeigneten Lösung für die rechtssichere Aufbewahrung der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation umzusehen.

Denn E-Mails, inzwischen in vielen Firmen längst zum bedeutendsten Kommunikationsmedium geworden, unterliegen den gleichen Regelungen und Fristen zur Aufbewahrung wie herkömmliche Geschäftskorrespondenz. Dies ergibt sich beispielsweise durch die entsprechenden Passagen im Handelsgesetzbuch.

Rechtssicherheit und Kosten entscheidende Kriterien

Für Frerichs Glas standen bei der Auswahl eines Archivierungssystems vor allem zwei wichtige Aspekte im Vordergrund: Die vollständige Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien gemäß GDPdU sowie ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis.

Über den Hamburger IT-Sicherheitsspezialisten secion GmbH wurde die IT-Leitung von Frerichs Glas auf die Lösung REDDOXX MailDepot aufmerksam. Da diese speziell auf die rechtskonforme Archivierung von E-Mails ausgelegt ist, was zusätzlich auch von unabhängiger Stelle durch das TÜV-Gütesiegel „Geprüfte Archivierung“ bestätigt wird, fiel den Verantwortlichen des norddeutschen Glas- und Kunststoff-Spezialisten die Entscheidung letztendlich relativ leicht.

„Unser Systemhaus hat uns die E-Mail-Archivierung von REDDOXX empfohlen“, sagt Torsten Butt, IT-Leiter bei der Frerichs Glas GmbH. „Wir haben uns die Lösung vorab angesehen. Ein Abgleich unserer generellen Anforderungen mit den Features zeigte sehr schnell, dass wir mit dem System in der Lage sein würden, eine E-Mail-Archivierung nach unseren Vorstellungen aufzusetzen.“

Schnelle und problemlose Implementierung im Firmennetzwerk

Die Implementierung der Lösung erfolgte im Oktober 2012. Sie verlief reibungslos und erforderte keine Veränderungen an der bestehenden IT-Infrastruktur. Frerichs Glas ist nun in der Lage, alle ein- und ausgehenden sowie interne E-Mails der Mitarbeiter vollautomatisch revisionssicher archivieren zu lassen. REDDOXX MailDepot ist so konzipiert, dass das System innerhalb des Netzwerks direkt manipulationsgeschützt im Mailflow installiert wird.

Neben der Umsetzung der rechtlichen Vorgaben zeigen sich die Vorteile des Archivs vor allem auch hinsichtlich der Nutzbarkeit älterer E-Mails. Diese können über eine komfortabel und einfach bedienbare Volltextsuche in kürzester Zeit recherchiert und wiederhergestellt werden – gewissermaßen eine leistungsfähige „Suchmaschine“ für E-Mails.

„Wir sind mit REDDOXX MailDepot sehr zufrieden, denn die Lösung ermöglicht es uns auf einfache Weise, unsere E-Mail-Kommunikation im Unternehmen GDPdU-konform zu archivieren“, resümiert IT-Leiter Butt.