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Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V.

Firma: Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V.
Ort: Hamburg, Deutschland
Branche: Verwaltung, Verband
Mitarbeiter: 65
Kunde seit: 2011
Kunde nutzt: REDDOXX Spamfinder als Spam- und Virenschutz, REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Als Prüfungs- und Interessenverband vertritt der Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V. (VNW) über 300 Wohnungsgenossenschaften und -gesellschaften, die Wohnraum für rund 1,4 Millionen Menschen bieten.

Für seine Kommunikation und die Unterstützung dieser Mitgliedsunternehmen nutzt der Verband neben typischen Office-Anwendungen eine Reihe von spezialisierten Softwarelösungen, beispielsweise für die Wirtschaftsprüfung, zur Erstellung von Brancheninformationen sowie die Verbandsverwaltung. Im Mittelpunkt steht dabei oft die Möglichkeit, schnell und sicher auf Daten zugreifen zu können.

Die Ausgangssituation: Zugriff auf ältere E-Mails und Schutz vor Spam waren nicht zufriedenstellend

Dies gilt auch für die E-Mail-Kommunikation der rund 65 Verbandsmitarbeiter. Ein Bereich, in dem der VNW jedoch bis zum Jahr 2011 noch mit einigen Nachteilen leben musste, wie sich Timo Heitmann, IT-Leiter des Verbands, erinnert:

„Wir hatten damals keine dedizierte E-Mail-Archivierung im Einsatz. Die Mails wurden früher im Rahmen der Backup-Prozesse auf Bandspeichern gesichert. Einzelne E-Mails von dort zurückzuspielen – etwa dann, wenn ein Mitarbeiter eine Nachricht versehentlich aus seinem lokalen System gelöscht hatte – war entsprechend aufwendig und sehr umständlich. Auch hinsichtlich Schutz vor Spam sahen wir Verbesserungsbedarf. Zwar hatten wir bereits verschiedene Spamfilter ausprobiert, aber die Ergebnisse konnten weder die Mitarbeiter noch uns als IT-Verantwortliche wirklich überzeugen. Viele Kollegen hatten zudem den Wunsch, auf herausgefilterte Spam-Mails zugreifen zu können, um diese bei Bedarf manuell zuzustellen.“

Bei der Suche nach möglichen Lösungsszenarien besprach sich die IT-Abteilung des Verbands intensiv mit ihrem Systemhauspartner, der Hamburger GOPAS Solutions GmbH. Eine wichtige Anforderung war dabei neben einer revisionssicheren Archivierung und einem leistungsstarken Spamfilter auch die Umsetzung einer Outlook-Integration für den einfachen Zugriff auf archivierte E-Mails. Darüber hinaus sollte auch ein Web-Portal geschaffen werden, um Mitarbeitern im Außendienst jederzeitigen Archivzugang zu ermöglichen.

Entscheidung: REDDOXX überzeugt mit Spamschutz und Archivierung inklusive Integration in den E-Mail-Client

Gemeinsam mit dem IT-Spezialisten fiel die Entscheidung auf das System von REDDOXX, das die gestellten Anforderungen am besten erfüllte und auch in einem Vergleich mit anderen Herstellern funktional überzeugte. Die Appliance-basierte Lösung bot dem VNW mit den Modulen MailDepot und Spamfinder die Möglichkeit, sowohl E-Mail-Archivierung als auch Spamschutz über ein zentrales, aufeinander abgestimmtes System abzubilden.

Passend zur komplett virtualisierten IT-Infrastruktur hat der VNW eine virtuelle REDDOXX RX-250 Appliance implementiert. Die Lösung wurde auf Wunsch des Verbands so konfiguriert, dass neben allen ein- und ausgehenden E-Mails auch der gesamte interne Mailverkehr vollautomatisch archiviert wird. Für die Recherche im Archiv und das Aufrufen von E-Mails steht den VNW-Mitarbeitern eine komfortable Volltextsuche zur Verfügung, die, wie gewünscht, direkt in der Oberfläche des vertrauten und gewohnten E-Mail-Clients zur Verfügung steht.

Optimierung und Entlastung der E-Mail-Infrastruktur

„Die Mitarbeiter nutzen den Archivzugriff täglich bei ihrer Arbeit direkt über die Outlook-Integration und müssen dadurch keinen Programmwechsel vornehmen“, sagt IT-Leiter Timo Heitmann. „Das hat die Akzeptanz von Anfang an erhöht und macht den Zugriff auf archivierte Informationen sehr schnell und einfach. Auch für uns als IT-Abteilung ist das sehr praktisch, da die Mitarbeiter ihre E-Mails direkt selbst wiederherstellen können und wir nicht erst mit großem zeitlichen Aufwand auf Datensicherungen zurückgreifen müssen. Ein deutlicher Vorteil für uns ist daneben die Entlastung des E-Mail-Servers. Da die Mails unmittelbar auf das Archivsystem ausgelagert werden, ist die Performance erheblich angestiegen. Wir möchten diese Vorzüge definitiv nicht mehr missen.“

Effektiver Schutz vor Spam

Als äußerst wirksam erwiesen hat sich außerdem der Schutz vor Spam, den der VNW durch den Einsatz von REDDOXX Spamfinder erzielt. Unerwünschte Nachrichten werden direkt ausgefiltert und belasten die Mitarbeiter nicht mehr, was den Posteingang verschlankt und Zeit spart, die früher für das manuelle Löschen der betreffenden Mails aufgewendet werden musste. Um ganz sicher zu gehen, dass keine relevanten E-Mails versehentlich gefiltert wurden, haben die Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit, den Spamordner vor der endgültigen Löschung der Nachrichten einzusehen.

Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V.

Der Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V. vertritt 314 Wohnungsgenossenschaften und -gesellschaften (Hamburg: 90, Mecklenburg-Vorpommern: 153 und Schleswig-Holstein: 71). In ihren 725.000 Wohnungen (Hamburg: 284.000, Mecklenburg-Vorpommern: 276.000 und Schleswig- Holstein: 165.000) leben rund 1,4 Millionen Menschen.