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E-Mail Archivierung unter MDaemon
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THOR Industriemontagen GmbH & Co. KG

Firma: THOR Industriemontagen GmbH & Co. KG
Ort: Erfurt und Leinefelde, Deutschland
Branche: Dienstleistung
Mitarbeiter: 900
Kunde seit: 2013
Kunde nutzt: REDDOXX Spamfinder als Spam- und Virenschutz, REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Fachkräfte mit Köpfchen setzen ab sofort auf die REDDOXX E-Mail Archivierung

Bei THOR Industriemontagen archiviert das REDDOXX MailDepot alle E-Mails revisionssicher

Als Familienunternehmen hat sich THOR Industriemontagen als ­Premiumdienstlei­­­­­­­­­ster für qualifizierte Fachkräfte rund um die Themen Haus-, Gebäude- und ­Versorgungstechnik weit über die Grenzen Deutschlands hinaus etabliert. Seit 1998 wird das Unternehmen mit insgesamt 900 ­Mitarbeitern vom Gründer Kersten Thor und seiner Schwester Nicole Nestler ­geführt, ­wobei die ganzheitliche Betreuung von ­kleinen, mittelgroßen und ­Großkunden im Fokus aller ­Unternehmensaktivitäten steht. Durch die starke ­Expansion des ­Unternehmens, das heute mehrere ­Niederlassungen und Betreuungsstandorte unterhält, ergeben sich zwangsläufig neue Herausforderungen an die IT-Infrastruktur, die insbesondere im Umfeld des E-Mail ­Management einer Anpassung bedurfte.

Die Ablösung: E-Mail Bearbeitung mit Microsoft Outlook und Office 

Als Dienstleister für qualifizierte ­Fachkräfte nutzt die THOR Industriemontagen die ­bekannte Software „Landwehr L1“, die die zentrale Steuerung aller ­administrativen und kaufmännischen Prozesses des ­Unternehmens verwaltet und ­überwacht. Der E-Mail Verkehr wird von jedem ­Mitarbeiter in eigener Verantwortung über die bekannten Tools aus dem ­Hause ­Microsoft ­durchgeführt. Eine zentrale ­Archivierung der ein-  und ­ausgehenden ­digitalen ­Nachrichten findet nicht statt, ­sondern werden ­dezentral auf den ­jeweiligen Rechnern der Nutzer ­unter MS Outlook­­ ­bearbeitet, abgelegt oder gelöscht.   

Verantwortlich für den Bereich IT und ­Social Media zeichnet sich Nick Walter, der die ­Problematik des fehlenden E-Mail ­Management wie folgt beschreibt: ­­„Wir ­müssen sicherstellen, dass keine ein- oder ausgehenden E-Mails verloren gehen. ­Dieses trifft beispielsweise dann zu, wenn ein ­Mitarbeiter aus dem Unternehmen ­ausscheidet, sodass wir hier eventuelle ­Kundenaufträge nicht mehr empfangen können. Ebenso besteht das Problem, dass aktuelle und abgelegte elektronische ­Nachrichten auf den einzelnen Rechnern bei einem Defekt schlicht und einfach nicht ­wieder herzustellen sind.“

Entscheidung: Revisionssichere Archivierung durch das REDDOXX MailDepot

Als wichtigste Anforderung an das ­E-Mail ­Management-System wurde die ­­­­revisions- und manipulationssichere ­E-Mail ­Archivierung definiert. Es muss durch ­autorisierte Personen immer ­möglich sein, geschäftsrelevante digitale ­Nachrichten ­– auch wenn diese schon zu ­abgeschlossenen Geschäftsvorgängen ­gehören ­­– ­wiederzufinden und ­einzusehen. Ebenso muss sichergestellt sein, dass sich die Lösung einfach und mit wenig ­Schulungsaufwand in die ­bestehenden ­Prozesse des ­Unternehmens einfügt. ­Dieses wurde ­insbesondere durch das durch ­REDDOXX zur Verfügung ­gestellte ­Outlook-PlugIn erfüllt, sodass sich das ­REDDOXX MailDepot als ­Archivierungslösung für die ­unternehmensweite Kommunikation durchsetzte.

„Für uns war es wichtig, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der nicht nur die ­angeforderten Leistungsmerkmale erfüllt, sondern auch bei Fragen und Problemen für uns ansprechbar ist“, resümiert Herr Walter die Entscheidung zugunsten des ­REDDOXX MailDepot. „Nicht nur, dass wir einen ­direkten Kontakt zum deutschen Hersteller bekommen, nein, wir können auch noch auf die Service-Leistungen und –­ ­Empfehlungen des autorisierten IT-Dienstleisters ­zurückgreifen“.

Einfache Implementierung – Niedriger Schulungsaufwand

Die Installation der REDDOXX E-Mail ­Management-Lösung verlief ohne ­Probleme und wurde vor Ort vom ­REDDOXX ­autorisierten Fachhändler ­vorgenommen. Die Installation des Outlook-Plug-Ins wurde zentral durchgeführt und erfolgte ­schrittweise. Auch die über ­Terminal-­Server angebundenen Arbeitsplätze in den ­Niederlassungen konnten schnell auf das REDDOXX-Archiv zugreifen. Die Schulung der einzelnen Mitarbeiter schlug nur jeweils mit 30 Minuten zu Buche und wurde teilweise in kleinen Sessions veranstaltet.

Keine E-Mails gehen mehr verloren

Alle ein- und ausgehenden E-Mails ­werden zentral in dem Mail-Archiv des ­REDDOXX MailDepot archiviert und ­stehen dort im ­Original-Format auch noch nach ­Jahren zur Verfügung. Eingehende ­digitale ­Nachrichten, auch die von bereits ­ausgeschiedenen ­Mitarbeitern, können hier jederzeit ­eingesehen werden und ­stellen ­somit sicher, dass auch noch nach langer Zeit ­Geschäftsvorgänge nachvollzogen ­werden können.

Option: Aufrüstung zum REDDOXX MailDepot Premium

Bereits in der Diskussion befindet sich die Entscheidung für ein Update auf die ­Premium Version des REDDOXX MailDepot. Hier sind insbesondere weitere ­Leistungsmerkmale, wie das Vier-Augen-Prinzip bei E-Mail ­Einsicht, erweiterte Funktion in Bereich der Compliance sowie Zusatzfunktion zur ­Erhöhung der Betriebssicherheit gefragt.

Über THOR Industriemontagen

THOR Industriemontagen ist ein Familien-Unternehmen, welches 1998 als Ein-Mann-Unternehmen, von Kersten Thor, gegründet wurde. In der Haus-, Gebäude- und Versorgungstechnik sind die über 800 THORianer, mittlerweile in allen Bundesländern und über die Grenzen Deutschlands hinaus, tätig. Jeder Mitarbeiter trägt mit seiner Kraft und seinem Talent zur hohen Gesamtqualität unserer Leistung bei. Respekt vor jedem Mitarbeiter und Achtung vor seiner Arbeit sind bei THOR Industriemontagen die wichtigsten Grundsätze.

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