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Mailserver entlasten mit der REDDOXX E-Mail Archivierung
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Tengelmann Warenhandelsgesellschaft KG

Firma: Tengelmann Warenhandelsgesellschaft KG
Ort: Mühlheim an der Ruhr, Deutschland
Branche: Handel, Logistik
Mitarbeiter: 600 + 70.000
Kunde seit: 2014
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Tengelmann nimmt REDDOXX E-Mail Archivierung ins IT-Sortiment auf

Zum Familienunternehmen Tengelmann zählen heute namhafte Handelstöchter, die in 19 Ländern mit mehr als 4.000 Filialen und über 70.000 Mitarbeitern den täglichen Bedarf von Millionen Menschen decken. Mehr als 600 Mitarbeiter sorgen für den reibungslosen Ablauf in Einkauf, Logistik und Verwaltung und werden zentral durch eine hochmoderne IT-Infrastruktur unterstützt. Im Rahmen von unternehmensweiten Konsolidierungen waren die Zusammenführung und die Optimierung des internen und externen E-Mail-Verkehrs nötig, die letztlich auch eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung umfassen musste.

DIE AUSGANGSSITUATION: Ablösung von LOTUS NOTES

Die Tengelmann Gruppe nutzt als E-Mail-System neben Lotus Notes auch Microsoft Exchange in den Version 2010 und 2013. Die E-Mail Archivierung wurde teilweise mit
Lotus Notes durchgeführt. Ein anderer Unternehmensbereich nutzte bereits das Archivierungsmodul REDDOXX MailDepot aus der REDDOXX E-Mail Appliance. Eine Konsolidierung der unternehmensweiten E-Mail Infrastruktur war dringend nötig. Riccardo Sperrle trägt im Hause der Tengelmann Warenhandelsgesellschaft KG als Chief Information Officer (CIO) die Verantwortung für die komplette IT Infrastruktur und somit auch für den reibungslosen E-Mail-Verkehr und dessen Archivierung. Aufgrund der Entscheidung, Lotus Notes im Hause Tengelmann nicht mehr zu nutzen und komplett auf Microsoft Exchange zu wechseln, ergab sich die Notwendigkeit, eine Lösung für die manipulationssichere Archivierung aller E-Mails mit höchster Daten- und Ausfallsicherheit zu finden und einzuführen.

ENTSCHEIDUNG: Konformität zur aktuellen Rechtslage bringt die Entscheidung zugunsten REDDOXX

Die Anforderungen an das neu einzuführende E-Mail Management System waren klar definiert. Da alle ein- und ausgehenden E-Mails sowie alle internen Nachrichten archiviert werden sollten, musste als wichtigstes Leistungsmerkmal die gesetzeskonforme Langzeitspeicherung sowie die Verfügbarkeit aller elektronischen Nachrichten bei Audits erfüllt sein. Für die Daten- und Ausfallsicherheit wurde eine hoch verfügbare Lösung vorausgesetzt. Da E-Mails von mehreren Mailservern ein- und ausgehen, musste eine Multi-Domain-Fähigkeit vorhanden sein. Der Lösungsvorschlag basierend auf der REDDOXX E-Mail Appliance umfasste eine komplett redundante, hoch verfügbare IT-Struktur, in der das REDDOXX-System als High-Availability-Cluster betrieben wird. Ein angeschlossener hoch performanter Storage-Cluster stellt den benötigten Speicherplatz zur Verfügung. Die REDDOXX Appliance bietet von Hause aus eine Multi-Domain-Fähigkeit, so dass einzelne Domains auf verschiedene Mailserver geroutet werden können. Die REDDOXX-Lösung konnte sich im Auswahlverfahren im Bereich der Rechtskonformität ein gutes Stück von der Konkurrenz absetzen, so dass hier letztlich die Entscheidung zugunsten der REDDOXX Appliance deutlich ausfiel.

DIE REDDOXX E-MAIL APPLIANCE ALS CLUSTER-LÖSUNG

Daten- und Ausfallsicherheit wird durch den Betrieb der REDDOXX E-Mail Appliance und des angeschlossenen Storage-Systems im hoch verfügbaren Cluster-Betrieb erreicht. Dies bedeutet, dass alle Systeme redundant ausgelegt sind. Sollte eine Maschine eines Clusters ausfallen, kann die jeweils andere die produktiven Funktionen übergangslos übernehmen. Hierdurch wird ein Höchstmaß an Ausfallsicherheit erreicht.

REDDOXX archiviert die E-Mails mehrerer Mailserver

Eine Vielzahl von Mail-Domains gilt es, zentral zu archivieren. Die Multi-Domain-Fähigkeit der REDDOXX E-Mail Appliance stellt hier den Archivierungsdienst für mehrere Mail-Server zur Verfügung, wobei auch die in der Übergangsphase nötige Archivierung der Mails von Lotus Notes unproblematisch durchgeführt wurde. Heute wird eine homogene Microsoft Exchange E-Mail Infrastruktur betrieben und alle aus- und eingehenden E-Mails sowie alle internen Nachrichten werden zentral im REDDOXX MailDepot gespeichert und verwaltet. Die Wartung und Konfiguration der Archivierungslösung wird mit einem geringen Aufwand durch die Systemadministratoren durchgeführt, wobei hier sogar die REDDOXX E-Mail Appliance als internes SMTP-Gateway genutzt wird, um interne Zustands- und Fehlermeldung der IT weiterzuleiten.

Alle E-Mails nun rechtskonform im REDDOXX MailDepot

Die komplette digitale Unternehmenskommunikation der Tengelmann-Gruppe wird nun zentral auf dem REDDOXX E-Mail
Management-System vorgehalten und steht dort nach den aktuell geltenden Gesetzen und Richtlinien manipulations- und revisionssicher zur Verfügung. Im Fall eines Audits können geschäftsrelevante Nachrichten gefunden und eingesehen werden. Auch das Wiederherstellen nicht mehr auffindbarer E-Mails ist nach klaren Vorgaben und mit einer konsequenten
Protokollierung jederzeit möglich..

Anwenderbericht als PDF-Download

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