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7. Mai 2013
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16. Mai 2013
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Benz GmbH & Co. KG Baustoffe

Firma: Benz GmbH & Co. KG Baustoffe
Ort: Neckarbischofsheim, Deutschland
Branche: Handel, Produktion
Mitarbeiter: 220
Kunde seit: 2012
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Der Handel mit hochwertigen Materialien rund ums Bauen, Sanieren und Renovieren ist das Metier der Benz GmbH & Co. KG Baustoffe. Seit mehr als 90 Jahren ist das Familienunternehmen in der Rhein-Neckar-Region verwurzelt. Über 100 Mitarbeiter und Auszubildende stellen an sieben Standorten sicher, dass Baustellen schnell und zuverlässig beliefert werden können.

Die Ausgangssituation

Aufwendige Wiederherstellung archivierter E-Mails durch die Administratoren

Um Kunden jederzeit optimalen Service bieten und die Versorgung mit Baustoffen sicherstellen zu können, wird als Grundlage eine leistungsstarke IT-Infrastruktur benötigt. Eine Anforderung, der Benz mit einer modernen EDV-Ausstattung ­begegnet. Die Mitarbeiter greifen von Thin Clients aus auf virtuelle Server zu. Als E-Mail-System kommt ein Exchange-Server zum Einsatz.

Bei der rechtssicheren Archivierung der ­E-Mails verlassen sich die Baustoffexperten seit 2012 auf REDDOXX ­MailDepot und haben sich damit bewusst gegen eine vorher verwendete Archivierungs­variante entschieden. Denn bis Ende 2012 nutzte das Handelsunternehmen einen externen Hosting-Dienstleister, der die ­E-Mail-Archivierung als Service ­anbot. Die E-Mails wurden auf dem Server dieses Service-Anbieters gespeichert.

An sich eine durchaus praktische Konstellation für Benz, die allerdings von einem ganz wesentlichen Nachteil getrübt wurde: Der Zugriff auf die archivierten ­E-Mails auf den Systemen des Dienstleisters war nur durch die Administratoren möglich. Das bedeutete für diese permanent einen hohen Arbeitsaufwand, um Archivzugriffe für Mitarbeiter durchzu­führen – nicht selten auch aus ganz banalen Gründen.

„Wenn früher ein Mitarbeiter an seinem Rechner mit einem falschen Klick versehentlich eine E-Mail gelöscht hat, musste er für die Wiederherstellung aus dem ­Archiv den Administrator kontaktieren und erst einmal warten, bis dieser dafür Zeit hatte“, erinnert sich Christian Schieck, Geschäftsführer der Benz GmbH & Co. KG. „Gleiches galt generell beim Zugriff auf ältere Nachrichten. Das war einfach nicht mehr zeitgemäß, kostete Produktivität und Ressourcen und hat Mitarbeiter wie IT-Spezialisten am Ende gleichermaßen genervt. Dieser Umstand war der Hauptgrund dafür, dass wir uns nach einer geeigneten Alternative umgesehen haben.“

Entscheidung

REDDOXX überzeugte bei Integration und Bedienung

Bei Recherche, Prüfung und Auswahl verließen sich die Verantwortlichen auch auf die Expertise der Hochwarth IT GmbH, die das Unternehmens als Systemhaus betreut. Um die optimale Lösung zu identifizieren, ließ sich der Baustofffachhändler die nötige Zeit für intensive Tests und Vergleiche. Verschiedene E-Mail-­Archivierungslö­sungen kamen dabei auf den Prüfstand und wurden gegenübergestellt. Dabei stach REDDOXX ­MailDepot im Vergleich mit dem Wettbewerb in zentralen Aspekten heraus, auf denen besonderes Augenmerk lag:

  • Schnelle und problemlose Integration: MailDepot versprach eine nahtlose Implementierung ohne Änderungen der bestehenden Infrastruktur.
  • Einfache Bedienung: Mitarbeiter und Administratoren sollten von der Outlook-Integration profitieren, die eine intuitive Bedienung beinhaltet.

Auch zahlreiche positive Referenzen aus erfolgreichen Archivierungsprojekten sprachen für den Einsatz der Lösung. MailDepot erfüllte die hohen Erwartungen und konnte durch die Hochwarth IT GmbH innerhalb sehr kurzer Zeit bei Benz implementiert werden.

Vollautomatische Archivierung und komfortable Volltextsuche

Seit Inbetriebnahme sorgt REDDOXX MailDepot für eine vollständig auto­matisierte Archivierung der ein- und ausgehenden E-Mail-Kommunikation. Die Lösung ist dabei auf die Einhaltung der gängigen rechtlichen Anforderungen und Compliance-Richtlinien abgestimmt, beispielsweise hinsichtlich der Revisionssicherheit der E-Mail-Archivierung. Bestätigt wird dies auch durch eine TÜV-Zertifizierung, die REDDOXX MailDepot offiziell als „Geprüfte Archivierung“ ausweist.

Die Zeiten, in denen sich die Mitarbeiter des Baustoff-Spezialistens zur Wiederherstellung von älteren E-Mails an den Administrator wenden mussten, sind vorbei: Direkt im vertrauten E-Mail-Client steht jetzt ein Suchfeld zur Verfügung, über das der Mitarbeiter die Suche in seinem persönlichen E-Mail-Archiv starten kann. Eine Volltext-Indizierung, die auch E-Mail-Anhänge mit einbezieht, sorgt dabei dafür, dass auch große und sehr große Datenbestände sehr schnell durchsucht werden können.

„Die nahtlose Integration in den Mail-Client hat sich als großer Vorteil für uns erwiesen“, sagt Christian Schieck. „Die Bedienung ist praktisch komplett selbsterklärend, so dass dafür kein Schulungsaufwand anfiel. Da die Mitarbeiter nun selbstständig agieren können, stehen benötigte E-Mails ohne Zeitverlust sofort bereit. Unsere Administratoren können sich ihren eigentlichen Hauptaufgaben widmen. Wir sparen durch die Umstellung Zeit und Kosten und konnten ­unsere ­E-Mail-Kommunikation vereinfachen – eine echte Win-Win-Situation für unser Unternehmen.“

Benz GmbH & Co. KG Baustoffe

Bereits seit 1919 versorgt das Familienunternehmen Benz die Rhein-Neckar-Region mit hochwertigen Baustoffen. Die Produktpalette umfasst von Materialien für Tief-, Straßen und Hochbau bis hin zu Bauelementen für den Innenausbau, Fliesen und Sanitär ein breites Spektrum. Abgerundet wird das Angebot durch Serviceleistungen wie einen umfassenden Lieferservice mit speziellen Kran-Fahrzeugen sowie einen eigenen Mietgeräte-Park.