Nachträgliche Archivierung mit REDDOXX und Office 365
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Endlich sicher vor dem Finanzamt: Die elektronische Rechnung und E-Mail-Archivierung

Erstaunlich aber war: Erst seit kurzem ist es problemlos möglich Rechnungen per E-Mail zu versenden, genauer gesagt den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden. Denn das Finanzamt bestand lange Zeit bei elektronischen Rechnungen entweder auf einer qualifizierten elektronischen Signatur oder auf EDI, also auf der Nutzung spezieller Software. Das hat sich glücklicherweise geändert. Aber ganz so einfach ist es dann doch nicht, denn nun ist die Archivierung der entsprechenden E-Mails Pflicht! REDDOXX kann da helfen.

Der Amtsschimmel ist geduldig und folgt manchmal verschlungenen Pfaden. Insbesondere mit Computern und Internet tat er sich lange Zeit schwer. Zum Beispiel bei der elektronischen Rechnungsstellung. Einfach mal so eine Rechnung als E-Mail schicken? Lange Zeit unmöglich, wenn der Vorsteuerabzug nicht in Gefahr geraten sollte. Denn der Gesetzgeber stellt im §14 des Umsatzsteuergesetzes hohe Forderungen an eine „Rechnung“.

Es muss beispielsweise die „Echtheit der Herkunft„, die „Unversehrtheit des Inhaltes“ und die „Lesebarkeit der Rechnung“ (Nein, das ist kein Witz!) gewährleistet sein. Wie das bei einer per Post auf Papier geschickten Rechnung gewährleistet werden soll? Das weiss wohl nur der Gesetzgeber. Oder können Sie sofort erkennen, ob die Rechnung echt ist, nur weil sie einen entsprechenden Briefkopf hat?

Bei der elektronischen Rechnungsstellung war der Gesetzgeber zunächst deutlich strenger. Er bestand entweder auf einer qualifizierten Signatur (lässt sich übrigens mit REDDOXX MailSealer problemlos realisieren) oder auf eine Datenübermittlung per EDI. Also beispielsweise mit einer entsprechend ausgestatteten Fakturierungs-Software.

Dieser Unfug hat seit ein paar Monaten zum Glück ein Ende. Denn mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 sind zum 1. Juli 2011 die Regeln für elektronische Rechnungen endlich an die gelebte Realität angepasst worden. Seit dem können Rechnungen auch per E-Mail ohne Signatur und ähnliche Hindernisse versendet werden. Vorausgesetzt der Rechnungsempfänger stimmt zu.

Allerdings, so einfach ist es nun auch wieder nicht. In einem offiziellen Schreiben vom 2. Juli 2012 (PDF) erklärt das Bundesfinanzministerium die neuen Regeln und die haben es in sich. Denn auch eine per E-Mail versandte Rechnung ist – nun ja – eine Rechnung. Das heisst, es gilt nach wie vor:

Sowohl bei Papier- als auch bei elektronischen Rechnungen müssen nach § 14 Absatz 1 UStG n. F. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.

Der Unterschied zu vorher ist, dass elektronische Signatur und EDI nur noch als Beispiele für die Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit einer Rechnung aufgeführt werden. In der Praxis genügt es zu prüfen, ob die Rechnung „stimmt“:

Eine inhaltlich richtige Rechnung (gemeint: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beein trächtigenden Fehler vorgekommen sind.

Also alles in Butter? Nicht ganz, denn:

Papier- und elektronische Rechnungen sind nach § 14b UStG zehn Jahre aufzubewahren. Während des gesamten Aufbewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden (§ 14b Absatz 1 Satz 2 UStG n. F.).

Entscheidend ist hier der Passus „Unversehrtheit des Inhalts„. Das bedeutet schlichtweg, dass die entsprechende E-Mail bzw. Rechnung, zehn Jahre lang nicht verändert werden darf und dies auch sichergestellt sein muss! Einfach so die E-Mail auf eine Festplatte oder Band zu sichern reicht da nicht aus!

Hier kommt die E-Mail-Archivierungs-Lösung von REDDOXX ins Spiel. Sie garantiert eine rechtssichere Archivierung, bei der gewährleistet ist, das E-Mails nachträglich nicht geändert werden können. Damit sind Sie also mit REDDOXX definitiv auf der sicheren Seite. Ihr Vorsteuerabzug ist also dank MailDepot nicht gefährdet, auch wenn Sie die Rechnung per E-Mail empfangen haben. Übrigens: Die Rechtssicherheit von REDDOXX MailDepot hat der TÜV bestätigt!