Die Cloud-Lösung Office 365 von Microsoft erfreut sich bei Unternehmen zunehmender Beliebtheit. Kein Wunder! Ist es doch eine innovative und flexible Alternative zum klassischen, lokal installierten MS-Office mitsamt des Exchange-Servers. Aber gerade letzteres kann dem IT-Verantwortlichen Kopfschmerzen bereiten. Denn, wie sieht es in der Cloud mit der E-Mail-Archivierung aus.

Unternehmen, die auf den Einsatz von Office 365 und Exchange Online setzen, aber auf eine rechtssichere E-Mail-Archivierung nicht verzichten wollen, kann geholfen werden. Denn REDDOXX MailDepot unterstützt selbstverständlich auch Office 365 und eignet sich dadurch optimal zur sicheren Aufbewahrung von E-Mails. Dies gilt – wie bei REDDOXX üblich – sowohl für die laufende Archivierung interner, ein- und ausgehender Mails (technische Dokumentation der Anbindung), als auch für die nachträgliche beziehungsweise rückwirkende Archivierung bereits bestehender E-Mails (technische Dokumentation zum Import).

Mit anderen Worten: Auch wenn der Exchange-Server statt im Server-Raum lediglich virtuell in der Cloud steht, können Sie die Vorteile von REDDOXX MailDepot nutzen. Und das natürlich auch in der Cloud!

Warum unsere Kunden nicht auf die integrierte E-Mail Archivierung von Office 365 setzen

Wir haben uns mit unseren Kunden unterhalten und nachgefragt, wieso sie nicht auf die Microsoft-eigene Archivierungslösung setzen. Dabei herausgekommen sind – neben funktionalen Unterschieden in der Handhabung für Mitarbeiter – vier Dinge.

Datenhoheit

Einer der Hauptgründe, warum unsere Kunden trotz Office 365 auf die REDDOXX Lösung setzen, ist die Datenhoheit. Die Daten gehören nicht nur Ihnen, sondern sind auch in Ihrer Kontrolle. Im Gegensatz zum Office 365 definieren Sie den Speicherort der E-Mails selber und können diesen bei Bedarf erweitern und/oder verändern. Durch das integrierte Compliance LOG können Sie sogar nachvollziehen, in welchem Container (und damit auf welchem Speicherort) sich die einzelne E-Mail gerade befindet.

Die Datenhoheit spielt auch dann eine entscheidene Rolle, wenn Sie eine Migration Ihres Mailservers planen und irgendwann beispielsweise kein Office 365 mehr verwenden möchten (siehe nächsten Punkt).

Unabhängigkeit

Die Einführung einer Archivierung stellt eine strategische Entscheidung dar, die für einen sehr langen Zeitraum getroffen wird. Daraus resultiert, dass die eingesetzte Archivierungslösung im Regelfall deutlich länger genutzt wird, als der aktuelle Mailserver. Dies erleben Sie vermutlich gerade selber, da Sie überlegen, Ihren E-Mailserver zu verändern und vom lokalen Server in die Cloud zu wechseln.

Daraus würde resultieren, dass Sie bei einem Wechsel vom Mailserver auch Ihr E-Mailarchiv wechseln müssen. Neben der Tatsache, dass dies technisch möglich sein muss, verursacht es einen erheblichen Migrationsaufwand, der aufgrund der steigenden Datenmengen mit jedem Tag größer wird. Die häufig gepriesene Flexibilität der Cloud wird bei der Archivierung von E-Mails also in der Praxis täglich schwieriger.

Außerdem müssen sich Ihre Mitarbeiter jedes Mal umgewöhnen, wenn sie neue Recherchemöglichkeiten erhalten und der gewohnte Komfort nicht mehr vorhanden ist. Da das REDDOXX MailDepot seit jeher den Ansatz der mailserverunabhängigen Archivierung verfolgt, können Sie das Archiv auch bei einem Systemwechsel weiterhin betreiben und müssen keine Migration vornehmen, womit eine langfristige Investitionssicherheit gegeben ist.

Compliance

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Ein wesentliches Merkmal unserer Lösung stellt die Individualität durch das Compliance Framework dar. So haben Sie die Möglichkeit, E-Mails anhand Ihres Inhaltes zu klassifizieren und beispielsweise eine individuelle Aufbewahrungszeit zu definieren. Neben der langfristigen Aufbewahrung ermöglicht dies auch ein zeitnahes Entfernen von Daten, sofern Sie keine Relevanz (mehr) für das Unternehmen haben oder gar aufgrund bestimmter Anforderung (z.B. DSGVO) entfernt werden müssen.

Neben der Aufbewahrungszeit meint Individualität aber beispielsweise auch die Zugriffsberechtigung auf archivierte E-Mails. Selbstverständlich erhält zunächst nur jeder Mitarbeiter Zugriff auf seine eigenen E-Mails. Diese Berechtigung kann und wird allerdings häufig aufgebrochen, um einzelnen Mitarbeitern Zugriff auf allgemeine Adressen wie die info@ zu ermöglichen.

Außerdem können Nachfolgeregelungen für ausgeschiedene Mitarbeiter/innen getroffen werden, damit berechtigte Personen weiterhin Zugriff auf die Kommunikation mit Partnern, Lieferanten oder Kunden haben.

Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter ist nach entsprechender Konfiguration jederzeit möglich

Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter ist nach entsprechender Konfiguration jederzeit möglich – auch über den Webbrowser und die Smartphone Apps

Audit & Logging

Es kann notwendig sein, Dritten Zugriff auf die archivierten E-Mails zu ermöglichen. Dies könnte beispielsweise im Rahmen einer Unternehmensprüfung gefordert werden, während es auch immer wieder interne Einsatzzwecke für den Zugriff auf die Daten gibt. Dieser Zugriff erfolgt bei uns aber nicht nach dem Prinzip „Alles oder nichts“, wie bei anderen Lösungen.

Mit unserer Auditfunktion ist es möglich, einen kontrollierten Drittzugriff auf den Datenbestand zu ermöglichen. Die jeweilige Auditsitzung wird individuell konfiguriert und beinhaltet unter anderem die Möglichkeit, den angezeigten Datenbestand anhand des Volltextindex einzugrenzen. Dass es mehr als die angezeigten E-Mails gibt, ist dabei für den Prüfer nicht erkennbar.

Zugriffe auf E-Mails während einer Auditsitzung erfolgen ausschließlich protokolliert und sind bei Bedarf einsehbar.

Weitere Informationen zur E-Mail Archivierung mit REDDOXX MailDepot

Machen Sie sich Ihre eigenen Eindrücke und machen sich mit dem REDDOXX MailDepot vertraut. Erleben Sie, wie einfach und flexibel E-Mail Archivierung sein kann und testen Sie REDDOXX einfach selber. Registrieren Sie sich kostenfrei an unserem Kundenportal und erstellen Sie Ihre 30-tägige Testlizenz der REDDOXX Virtual Appliance.

Möchten Sie die Lösung live erleben ohne etwas zu installieren? Dann melden Sie sich zu einem unserer kostenfreien Webinare an, die wöchentlich stattfinden. Aktuelle Termine und Anmeldemöglichkeiten finden Sie auf unserer Terminseite.