E-Mails aus dem Archiv löschen – REDDOXX E-Mail Best Practice Teil 4

2019-05-22T08:32:09+02:0018. August 2015|Best Practice, News zum MailDepot|

Im vorhergehenden Beitrag unserer Artikelserie „REDDOXX E-Mail Best Practice“ haben wir Sie darüber informiert, warum bestimmte E-Mails nicht dauerhaft archiviert werden dürfen.

Heute beschäftigen wir uns mit der Thematik, wie solche E-Mails aus dem Archiv gelöscht werden können, ohne dabei dessen Rechtssicherheit zu gefährden.

Das Löschen von E-Mails in der Praxis

Wie können Unternehmen diese Anforderung in der Praxis erfüllen?

Für eine rechtssichere Lösung ist ein möglichst weitgehend automatisierter Vorgang eine wichtige Voraussetzung. Denn wenn das Löschen rein manuell erfolgt, kann es in der Hektik des Alltags nur allzu leicht vergessen werden. Oder aber, die Löschung erfolgt zu früh und es gehen Daten verloren, die unter Umständen doch noch benötigt werden.

REDDOXX Compliance Framework bietet vielfältige Möglichkeiten

REDDOXX MailDepot bietet über das integrierte Compliance Framework die Möglichkeit, E-Mails vollautomatisch zu klassifizieren und darauf basierende Workflows einzurichten. Dadurch lässt sich beispielsweise einrichten, dass E-Mails mit Bewerbungsdaten vom System der Kategorie „personenbezogene Daten“ zugeordnet und fristgerecht gelöscht werden (das Bundesdatenschutzgesetz sieht hier eine Frist von drei Monaten vor).

Mehraugenprinzip sorgt für zusätzliche Sicherheit

Die Löschung von E-Mails ist übrigens auch dann sinnvoll, wenn es sich eindeutig um rein private E-Mails ohne geschäftlichen Bezug handelt. Für solche E-Mails kann eine Kategorie „privat“ definiert werden, so dass die Nachrichten automatisch von der dauerhaften Archivierung ausgenommen werden. Um sicherzustellen, dass nicht versehentlich doch relevante E-Mails gelöscht werden, kann das Mehraugenprinzip von REDDOXX MailDepot genutzt werden. Hier lässt sich beispielsweise festlegen, dass das endgültige Löschen einer E-Mail zusätzlich durch ein Mitglied des Betriebsrats oder einen anderen Mitarbeiter bestätigt werden muss. So sind „Alleingänge“ eines Mitarbeiters und damit verbundene Datenverluste ausgeschlossen.

Dokumentation im Compliance-LOG

Innerhalb des REDDOXX MailDepots erhält jede E-Mail einen Lebenslauf, der nicht manipuliert werden kann. Dieser Lebenslauf ist auch dann noch vorhanden, wenn es die E-Mail mal nicht mehr gibt. So ist jederzeit nachvollziehbar, warum welche E-Mail gelöscht wurde und welcher ggf. dieser Löschung zugestimmt hat. So ist jede Veränderung des Archivbestandes dokumentiert und nachvollziehbar. Dass dieses Vorgehen der Gesetzgebung entspricht, wurde im sechsten Jahr in Folge vom TüV zertifiziert.

Alle Teile der Best Practice Serie

Teil 1 – Der Umgang mit privaten E-Mails

Teil 2 – Verschiedene Arten der E-Mail Archivierung

Teil 3 – Nicht alle E-Mails dürfen archiviert werden

Teil 4 – E-Mails aus dem Archiv löschen

Teil 5 – Mailservermigration

Teil 6 – Storage-Möglichkeiten