CeBIT 2014: Bei REDDOXX steht die sichere E-Mail-Kommunikation im Vordergrund
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Demmel AG

Firma: Demmel AG
Ort: Scheidegg, Deutschland
Branche: Automobil
Mitarbeiter: 800
Kunde seit: 2013
Kunde nutzt: REDDOXX Spamfinder als Spam- und Virenschutz, REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung, REDDOXX MailSealer zur E-Mailverschlüsselung

Die Produkte der Demmel AG finden sich auf fast jeder Straße an Kühlergrills und Heckklappen: Das mittelständische Familienunternehmen produziert unter anderem die Embleme und Plaketten für zahlreiche Automobilhersteller.

Die Ausgangssituation

Individuelle Ordnerstrukturen belasten den Mailserver

Um die E-Mail-Kommunikation der Mitarbeiter rechtssicher archivieren zu können, machte sich das Unternehmen 2013 auf die Suche nach einem passenden Archivsystem – und fand dieses in REDDOXX MailDepot. Der Umstieg war nötig, da die bisherige Sicherung lokaler Ordner die Übersicht erschwerte und den Mailserver stark belastete.

Miodrag Nussbaumer, IT-Director der Demmel AG, nennt wichtige Anforderungen, die vorab definiert wurden:

„Ein ganz zentraler Punkt für uns war natürlich die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße E-Mail-Archivierung. Es war uns wichtig, hier eine Lösung zu implementieren, die die Rechtssicherheit quasi automatisch integriert hat. Durch den geplanten Entfall der bisherigen Ordnerstrukturen erhofften wir uns gleichzeitig eine deutliche Entlastung des E-Mail-Systems und mehr Performance ohne zusätzliche Investitionen. Den Mitarbeitern wollten wir zudem eine schnelle, komfortable Suchfunktion für E-Mails direkt im Mailclient zur Verfügung stellen und so die tägliche Arbeit erleichtern.“

Entscheidung

REDDOXX überzeugt mit Rechtssicherheit und attraktivem Preis-Leistungsverhältnis

Um die am besten geeignete Archivierungslösung zu finden, hörte sich Nussbaumer zunächst bei befreundeten IT-Leitern in anderen Unternehmen und Organisationen um. Parallel informierte er sich auf Fachmessen wie CeBIT und it-sa über das Angebot am Markt. REDDOXX MailDepot war schnell unter den Favoriten, was sich bei einer Vor-Ort-Präsentation der Software bestätigte. Neben dem Funktionsumfang, der über dem einiger anderer getesteter Systeme lag, überzeugten dabei auch die nahtlose Outlook-Integration und das gute Preis-Leistungsverhältnis der Lösung.

Wie der IT-Director erläutert, spielte angesichts aktueller Entwicklungen zusätzlich auch ein weiterer Grund eine Rolle bei der Entscheidung:

„Gerade vor dem Hintergrund der ganzen Ausspäh-, Geheimdienst- und Abhörskandale, die 2013 publik wurden, hat uns gut gefallen, dass die Software komplett in Deutschland entwickelt wird. Wir hatten zudem das Gefühl, jederzeit gut und kompetent beraten zu werden.“

Schnelle Implementierung ohne Schwierigkeiten

Bei der Implementierung wurden die IT-Verantwortlichen von ihrem Systemhaus unterstützt. Das REDDOXX MailDepot konnte innerhalb von zwei Tagen nicht nur implementiert werden, sondern auch die Schulung der IT-Teams war in diesem Zeitraum bereits abgeschlossen.

Die Mitarbeiter arbeiten ganz normal mit ihrem gewohnten E-Mail-Client. Per Suchmaske können sie direkt von dort auf die archivierten Mails zugreifen. Dank der einfachen Bedienung waren keine separaten Schulungen für die User nötig. Mit der REDDOXX-App ist der Archivzugriff zusätzlich auch von Smartphones und Tablets möglich – ein großer Vorteil für im Außendienst tätige Anwender.

Im laufenden Betrieb archiviert REDDOXX MailDepot vollautomatisch die ein- und ausgehenden E-Mails bei Demmel. Die Lösung ist speziell für die Einhaltung der geltenden rechtlichen Richtlinien und Compliance-Anforderungen konzipiert. Bestätigt wird dies unter anderem durch das TÜV-Zertifikat „Geprüfte Archivierung“

Mehrere Monate nach der Implementierung zieht IT-Director Miodrag Nussbaumer ein rundum positives Fazit und bezieht die Anwender ausdrücklich mit ein:

„Wir sind sehr zufrieden mit unserer Entscheidung. Sicherlich musste sich der eine oder andere Mitarbeiter im ersten Moment daran gewöhnen, dass seine alten Dateiablagestrukturen plötzlich nicht mehr vorhanden sind. Die User lernen dann aber sehr schnell die Vorzüge der Volltextsuchfunktion zu schätzen und sind begeistert davon, wie schnell und einfach jetzt die gewünschte E-Mail gefunden ist. Administrationsseitig profitieren wir von einer deutlichen Entlastung des Mailservers, da E-Mails nach der Bearbeitung und Archivierung dort sofort gelöscht werden können. Auch das früher recht mühsame Sichern lokaler E-Mail-Ordner entfällt komplett.“

Zukünftig möchte Demmel von einem weiteren REDDOXX-Vorteil profitieren: Mit Spamfinder und MailSealer stehen Lösungen für Anti-Spam und zur E-Mail-Verschlüsselung zur Verfügung, die optimal mit REDDOXX MailDepot zusammenarbeiten. Beide Module sind bereits lizenziert und sollen im nächsten Schritt eingeführt werden.

Demmel AG

Gegründet 1886 ist die Demmel AG heute führend in den Geschäftsfeldern industrielle Identifikation, Dekoration und Kommunikation. Zu den Kernkompetenzen der Demmel AG gehören die Dekoration von Metalloberflächen mit innovativen Bediensystemen auf Basis von Piezo-Technologie oder optoelektronischer Sensorik. Größtes Geschäftsfeld sind Plaketten und Einstiegsleisten für namhafte Automobilhersteller – darunter beispielsweise Volkswagen oder BMW – gefolgt von Tastaturen und Eingabesystemen für die industrielle Kommunikation und dem Bereich industrielle Kennzeichnung mit Schildern und Frontplatten. Die Demmel AG erzielt mit über 800 Mitarbeitern einen Gruppenumsatz von ca. 90 Mio € und verfügt über Produktionsstandorte in Scheidegg und Weiler im Allgäu, in München, in der Schweiz, in China und in Singapur.