Rechtliche Grundlagen für die Notwendigkeit der E-Mail-Archivierung

2019-05-22T08:32:10+02:0012. August 2015|Mehrwerte, News zum MailDepot|

Die Notwendigkeit einer rechtskonformen und revisionssicheren E-Mail Archivierung wird in der deutschen Wirtschaft weitestgehend unterschätzt. Für eine juristisch konforme Langzeitspeicherung von E-Mails ist grundsätzlich die Geschäftsführung eines jeden Unternehmens verantwortlich. Genau hier setzt die E-Mail-Management-Lösung der REDDOXX mit der E-Mail Management-Appliance an und bietet die nötige Sicherheit, den Gesetzesanforderungen zu entsprechen.  

Zahlreiche Bestimmungen und Vorschriften definieren die notwendigen Maßnahmen zur Behandlung von Geschäftsunterlagen und – korrespondenz.  Grundlage hierfür ist unter anderem das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Relevant sind ebenso bei der E-Mail-Kommunikation das Telekommunikationsgesetz (TKG) und natürlich auch die Einhaltung der Richtlinien nach dem Bundesdatenschutzgesetzt (BDSG). Handelt es sich um Schriftverkehr im internationalen Umfeld, gelten hier oft auch Regelungen nach US-amerikanischem Recht. Besonders der „Sarbanes-Oxley Act“ (Sox) ist zu beachten, der insbesondere für alle produzierenden Konzerne den rechtlichen Rahmen zur Aufbewahrung jeglicher Geschäftsdokumente definiert.

Ganz besonders hervorzuheben ist bei dieser Betrachtung die für Deutschland geltende Verwaltungsvorschrift nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Bei Steuerprüfungen sind alle elektronischen Daten und Kommunikationen nebst dazugehörigen Anhängen für einen reibungslosen Zugriff zur Verfügung zu halten.

E-Mail ist das wesentliche Werkzeug für die täglichen Geschäftsprozesse

Im Rahmen der heutigen Unternehmenskommunikation ist der Einsatz von E-Mails nicht mehr wegzudenken und stellt darüber hinaus vielmehr einen wesentlichen Bestandteil aller Geschäftsprozesse dar. E-Mails werden oft als Daten-Container für Dokumente jeder Art verwendet, die in den dementsprechenden Anhängen wiederzufinden sind.

Um E-Mails und deren Anhänge zu jedem Zeitpunkt für Prüfungen oder Audits den jeweiligen Business-Prozessen zuzuordnen, müssen diese zweifelsfrei hergestellt und transparent nachvollziehbar für Prüfer, Auditoren, involvierte Geschäftspartner und Gerichte zur Verfügung gehalten werden. Diese Aufgaben werden nach klaren Voreinstellungen (Compliance) durch die REDDOXX E-Mail Appliance automatisch übernommen.

Wird zum Beispiel eine Rechnung als Anhang an eine E-Mail verschickt oder empfangen, so bedeutet dies, dass der Empfänger oder Sender die jeweilige E-Mail rückholbar abspeichern muss. Darüber hinaus muss die Integrität der Daten überprüft, aufgezeichnet und sichergestellt werden. Dazu gehören das Speichern auf geeignete Datenträger sowie die Protokollierung des Archivierungsvorgangs unter Berücksichtigung der GoBD.

REDDOXX E-Mail Protector erfüllt die rechtlichen Anforderungen

Die E-Mail-Management-Lösung von REDDOXX ist von Grund auf so konzipiert, dass alle relevanten gesetzlichen Anforderungen automatisch erfüllt werden. Hierdurch wird die Aufbewahrungspflicht mit einem professionellen System sichergestellt. Erreicht wird das durch Einsatz des REDDOXX Compliance Frameworks, das unter anderem die Revisionssicherheit der archivierten E-Mails gewährleistet.

Die REDDOXX E-Mail Appliance, als transparente, rechtssichere und revisionssicher Lösung für die E-Mail Archivierung, verbessert die IT-Effizienz von E-Mail Systemen, senkt die Speicherkosten und optimiert Backup- und Wiederherstellungsprozesse (Recovery).

Zur Umsetzung aller rechtlichen Vorgaben an E-Mail Archivierung bürgt REDDOXX gleichzeitig mit einer TÜV-Zertifizierung, die eine unter gesetzlichen Bestimmungen geprüfte Archivierung belegt und garantiert.