REDDOXX blockt den Spam ab, bevor er Schaden verursachen kann
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MOGAT-Werke Adolf Böving Bitumen- und Dachpappenfabrik GmbH

Firma: MOGAT-Werke Adolf Böving Bitumen- und Dachpappenfabrik GmbH
Ort: Mainz, Essen, Seefeld/Berlin und Nentershausen, Deutschland
Branche: Produktion
Mitarbeiter: 150
Kunde seit: 2015
Kunde nutzt: REDDOXX Spamfinder als Spam- und Virenschutz, REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung, MailSealer light zur E-Mailverschlüsselung

REDDOXX SpamFinder dichtet den Spam-Kanal der Mogat-Werke ab

Sicherer Spamschutz und gesetzeskonforme E-Mail Archivierung löst bestehende Anwendung ab und sorgt für größte Zufriedenheit des Management

Seit mehr als acht Jahrzehnten agieren die Mogat-Werke am Markt für professionelle Abdichtungen an Bauwerken und sind bei Architekten, Projektplanern, Handwerk, Handel und Bauherren als führendes Unternehmen mit gewachsenem Know-how bekannt. Mit dem Slogan „Sicherheit für Generation“ unterstreichen die Mogat-Werke ihre Maxime im Unternehmen und sind als internationales Unternehmen mit mehreren Niederlassungen und einem weit verbreiteten Netz an Außendienstmitarbeitern nah beim Kunden. Die Unternehmenskommunikation erfolgt größtenteils über E-Mail sowie der externe Zugriff auf die zentralen IT-Dienste. Zunehmend sorgte jedoch ein mangelhaft agierender Spamschutz sowie eine nicht eindeutig nachvollziehbare E-Mail Kommunikation für eine Unzufriedenheit in der Unternehmensführung, die eine dringende Lösung dieser bestehenden Probleme forderte.

Die Ausgangssituation
Spams werden nicht sicher erkannt und E-Mails waren nicht mehr auffindbar
Bei den Mogat-Werken wurde in der IT-Zentrale am Standort Mainz zusammen mit Microsoft Exchange der „Avira Exchange Anti Spam“ als Spamschutz eingesetzt. Exchange agierte von hier aus als zentraler Dienst für die E-Mail Kommunikation, auf die sowohl alle Standorte, als auch das Netz der Außendienstmitarbeiter zugreifen. Die Sichtung und Überprüfung der möglichen Spam-Nachrichten erfolgte zentral durch die Administratoren, die täglich den zentralen Quarantäne-Ordner des „Avira Exchange Anti Spam“ durchsuchen mussten. Hierbei wurde festgestellt, dass zu viele Nachrichten als Spam erkannt wurden und somit ein enormer Zeitaufwand zur Überprüfung des Quarantäne-Ordners aufgewendet werden musste.
Seitens der Unternehmensleitung beschreibt Björn Böving, Geschäftsführer der Mogat-Werke, die Situation wie folgt: „Nicht nur, dass unsere Administratoren den ganzen Tag mit der Überprüfung nicht erkannter Spamnachrichten verbringen, ebenso stellte sich heraus, dass unternehmensrelevante E-Mails von Mitarbeitern nicht mehr aufzufinden oder zu rekonstruieren waren. Dieser Zustand musste schnellstens durch eine professionelle Lösung abgestellt werden.“ Herr Böving bezieht sich hier auf die nicht vorhandene, zentrale Archivierung von digitalen Nachrichten, denn die Nachrichten waren – wie durchaus üblich – in den lokalen .pst-Dateien der einzelnen Mitarbeiter gespeichert. „Da es zu vermehrten Problemen mit E-Mail Löschungen durch ausgeschiedene Mitarbeiter gekommen ist, musste eine unabhängige Archivierung alle E-Mails angestrebt werden“, ergänzt Björn Böving.

Entscheidung
Das REDDOXX Produkt-Portfolio überzeugte auf der ganzen Linie
Die Anforderungen hinsichtlich einer professionellen Spamabwehr sowie die Langzeitspeicherung der kompletten elektronischen Unternehmenskommunikation waren klar definiert. Neben dem REDDOXX SpamFinder und dem REDDOXX MailDepot waren weitere Lösungen im Gespräch und wurden in Augenschein genommen. Eine eigene E-Mail Archivierung aus Microsoft Exchange heraus sowie die Lösungen von Mailstore und Inoxision wurden hier eingehend betrachtet.
Die Entscheidung zu Gunsten der REDDOXX Lösung basierte zum einen auf die aufeinander abgestimmten Module der SpamFinders und des MailDepot inklusive der gesetzeskonformen und manipulationssicheren Aufbewahrung aller E-Mails und zum anderen auf die zu erwartende Entlastung der Systemadministratoren, denn alle eingehenden E-Mails mit Spam-Verdacht werden über benutzerfreundliche Tools durch die einzelnen Mitarbeiter selbst bearbeitet. Auch die Option, zukünftig den REDDOXX MailSealer zur sicheren, verschlüsselten E-Mail-Übertragung zu nutzen, beeinflusste die Entscheidung für den Einsatz der REDDOXX E-Mail Lösung.

„REDDOXX löst gleich zwei unserer größten Probleme! Zum einen stehen uns nunmehr alle unternehmensrelevanten E-Mails im Archiv unabhängig von getätigten Löschvorgängen zur Verfügung und zum anderen können sich jetzt meine Admins auf ihre wesentlichen Aufgaben konzentrieren und müssen die Spam-Quarantäne nicht mehr täglich bearbeiten.“ – Björn Böving, Geschäftsführer

Schnelle Implementierung der REDDOXX E-Mail Suite
Innerhalb von nur zwei Tagen wurde die REDDOXX E-Mail Lösung komplett in die vorhandene VMware-Infrastruktur installiert und in den laufenden E-Mail Verkehr eingeschaltet sowie das MailDepot für die Archivierung aufgesetzt. Die einzelnen Mitarbeiter konnten unterbrechungsfrei weiterarbeiten und wurden in Workshops mit der Benutzung des Outlook AddIn und der mobilen Apps instruiert.

Drastische Reduktion des Spam-Verwaltungsaufwandes
Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Übersicht über seinen Mail-Account und verwaltet selbst die Spam-verdächtigen E-Mails im zentralen Quarantäne-Ordner und kann diese jeweils in die Whitelist eintragen. Auch das Finden von eigenen E-Mails im zentralen E-Mail Archiv wird von jedem einzelnen E-Mail Benutzer selbst durchgeführt, so dass in beiden Fälle die Systemadministratoren von diesen Aufgaben entlastet werden. Die Benutzer haben schnell den Umgang mit dem benutzerfreundlichen Outlook-AddIn gelernt, das sich nahtlos in die Systemoberfläche des E-Mail Clients einfügt.

Überlegene Finde-Funktion im REDDOXX MailDepot
Im täglichen Umgang mit der REDDOXX E-Mail Suite stellte sich schnell heraus, dass sich die Such- und Finde-Funktionen innerhalb des REDDOXX MailDepot das Auffinden von Nachrichten schnell, intuitiv und – wenn nötig – über eine Volltextsuche durchgeführt lässt. Nicht nur jeder Mitarbeiter kann innerhalb seiner eigenen Nachrichten nötige Vorgänge suchen und finden, auch das zentrale Auffinden von Nachrichten zur Nachverfolgung von Unternehmens-Vorgängen ist einfach und sicher zu handhaben. Neben einer eindeutigen Protokoll-Funktion zu jeder elektronischen Nachricht ist nun die Gewissheit vorhanden, dass ein beabsichtigtes oder unbeabsichtigtes Löschen durch einzelne Mitarbeiter nicht mehr möglich ist und somit alle Nachrichten gesetzeskonform und manipulationssicher im REDDOXX MailDepot zur Verfügung stehen.

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