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DENIOS AG

Firma: DENIOS AG
Ort: Bad Oeynhausen, Deutschland
Branche: Produktion, Handel, Umwelt
Mitarbeiter: 700
Kunde seit: 2014
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

E-Mail-Archivierung reduziert den Speicherbedarf

Die DENIOS AG ist mit über 700 Mitarbeitern einer der weltweit führenden Spezialisten für die Lagerung von Gefahrstoffen, betrieblichen Umweltschutz und Arbeitssicherheit. Neben der Zentrale in Bad Oeynhausen ist das Unternehmen weltweit direkt und über Partner mit 21 Niederlassungen und Produktionsstandorten von Italien bis Kanada vertreten.

Die Ausgangssituation

Langfristige E-Mail Aufbewahrung verursachte großen Speicherbedarf

Um die E-Mail-Kommunikation der Mitarbeiter sicher und rechtskonform zu archivieren, setzt das Unternehmen heute auf REDDOXX MailDepot. Früher erfolgte die langfristige Aufbewahrung der E-Mail-Kommunikation bei DENIOS hingegen lediglich über die Speicherung individueller PST-Dateien. Eine dedizierte Archivierungslösung kam nicht zum Einsatz.

Diese lokalen „Archive“ erwiesen sich auf Dauer als sehr belastend für die Storage-Ressourcen, wie Michael Kallenberg, Leiter Information Technology der DENIOS AG, berichtet:
„Die Aufbewahrung der E-Mails verursachte früher einen sehr hohen Speicherbedarf auf dem Exchange- und dem Fileserver. Ein weiterer klarer Nachteil war, dass die lokalen PST-Dateien nach der Einführung von Citrix bei uns nur noch direkt von den  lokalen Outlook-Clients aus genutzt werden konnten. Die Suche nach einer Archivlösung, mit der wir die PST-Dateien ablösen konnten, hatte deshalb hohe Priorität.“

Zu den grundsätzlichen Anforderungen zählte dabei die Integrierbarkeit in die bestehende Citrix-Umgebung. Außerdem legten die DENIOS-Verantwortlichen großen Wert darauf, den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und so eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung zu realisieren.

Entscheidung

Benutzerfreundlichkeit gibt Ausschlag für REDDOXX

Neben der Erfüllung dieser Kriterien waren es schließlich auch Aspekte wie die einfache Installation und Handhabung, die bei DENIOS den Ausschlag für REDDOXX MailDepot gaben.

„Wir konnten das System sehr schnell in unsere IT-Landschaft einbinden“, sagt Kallenberg. „Die Implementierung war aus technischer Sicht innerhalb eines Tages abgeschlossen. Wir hatten uns mit REDDOXX ganz bewusst für eine reine, spezialisierte E-Mail-Archivierung und nicht für eine allumfassende Dokumentenarchivierungslösung entschieden “

REDDOXX MailDepot sorgt bei DENIOS für die automatische Archivierung der einund ausgehenden E-Mails. Durch eine direkte Outlook-Anbindung ist die Lösung für die Mitarbeiter des Gefahrstoff- und Umweltexpertens besonders benutzerfreundlich: Die Mitarbeiter nutzen ihren bisherigen E-Mail-Client und versenden und empfangen ihre Nachrichten wie gewohnt.

Über das angebundene REDDOXX-Archiv lassen sich bei Bedarf ältere E-Mails per Volltextsuche bequem und schnell recherchieren und wiederherstellen. Dabei ist MailDepot konsequent darauf konzipiert, die komplexen rechtlichen Anforderungen bei der E-Mail-Archivierung zu erfüllen, die sich für Unternehmen beispielsweise aus der Abgabenordnung oder den GoBD-Richtlinien ergeben, die Anfang 2015 die früheren GDPdU abgelöst haben.

Massive Entlastung von File- und Exchangeserver

„Ein ganz entscheidender Vorteil für uns ist neben der Umsetzung der rechtlichen Anforderungen die deutliche Entlastung unserer Server“, erklärt Kallenberg. „Wir waren durch REDDOXX in der Lage, die lokalen Archive komplett abzubauen. Dadurch wurde sehr viel Speicherplatz frei, was unsere Performance deutlich verbessert hat. Um diesen Effekt noch zu erhöhen, werden wir künftig dazu übergehen, ausschließlich externe Mails zu archivieren und den internen Mailverkehr auszunehmen. Auch die Mitarbeiter sind sehr zufrieden, da sie ganz normal in ihrem gewohnten E-Mail-Umfeld weiterarbeiten können und benötigte E-Mails jederzeit komfortabel im Archiv bereitstehen.

Über DENIOS

DENIOS ist seit über 25 Jahren der führende Spezialist für Gefahrstofftechnik, betrieblichen Umweltschutz und Sicherheit am Arbeitsplatz. Die Auffangwanne für Gefahrstoffe war der Anfang. Heute bietet die DENIOS AG in einem über 750 Seiten starken Katalog und im Onlineshop über 10.000 Artikel für Gefahrstofflagerung und betriebliche Sicherheit an. Und ist damit der Marktführer – mit über 700 Mitarbeitern an weltweit 14 Standorten.
Ob als Entwickler, Hersteller oder Lieferant von Produkten für den sicheren Umgang mit Gefahrstoffen, Arbeitsschutz oder  Industriebedarf – die DENIOS AG ist mit allen Facetten der Thematik vertraut. Professionelle Anwendungsberatung mit  Gesetzgebungs-Know-how gehört ebenso zum Unternehmensprofil, wie Engineering-Kompetenz für individuelle Lösungen.

Über den Partner

Als Systemhaus mit mehr als 24 Jahren praktischer Erfahrung im Bereich IT- und Systemlösungen, steht der Betrieb mit seinen Erfahrungen und Referenzinstallationen, auch schon vor einer Anschaffung, mit Rat und Tat zur Seite. Mit seiner Philosophie „Ihre IT. Unser Know-how. Immer eine zuverlässige Verbindung.“ ist das Systemhaus Krick von Anfang an bei den mittelständischen Unternehmen, Behörden sowie gemeinnützigen Unternehmungen im gesamten Gebiet D/A/CH als kompetenter Ansprechpartner gefragt.
Die Hersteller-Zertifizierungen und qualifizierten Mitarbeiter geben Kunden die Sicherheit, durch kompetente und  professionelle Beratung, von Anfang an die richtige Endscheidung zu treffen.

Anwenderbericht auch zum Download im PDF-Format verfügbar

Alle Einzelheiten zum Einsatz von REDDOXX bei der DENIOS AG und anderen Kunden lesen Sie in unseren Case Studies, die Sie im Kunden-Portal My REDDOXX downloaden können. Loggen Sie sich dazu einfach mit Ihrem bestehenden Account ein oder registrieren Sie sich kostenlos und unverbindlich als neuer Benutzer. Nach dem Login können Sie die Case Studies unter dem Menüpunkt „Referenzen“ bequem als PDF-Dokument herunterladen.