Firma: Distelhäuser Brauerei Ernst Bauer GmbH & Co KG
Ort: TBB-Distelhausen, Deutschland
Branche: Brauerei, Lebensmittel
Mitarbeiter: 150
Kunde seit: 2013
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Mit einem Jahresausstoß von rund 175.000 Hektolitern zählt die Distelhäuser Brauerei zu den mittelständischen Brauhäusern in Deutschland. Das traditionsbewusste Familienunternehmen setzt auf die hohe Qualität der insgesamt 18 angebotenen Bierspezialitäten, die mit modernster Brautechnik erzeugt werden. Ein Aufwand, der sich lohnt: Für ihre Bierspezialitäten hat die Brauerei bereits zahlreiche nationale und internationale Auszeichnungen erhalten.

Die Ausgangssituation

Fehlende Archivierung machte den Umgang mit älteren E-Mails kompliziert

Auch die PC-Arbeitsplätze der etwa 150 Mitarbeiter des baden-württembergischen Unternehmens befinden sich auf dem neuesten Stand. Dies galt bis vor einiger Zeit jedoch nur ­bedingt für das ­E-Mail-Management. Da keine dedizierte E-Mail-Archivierung vor­handen war, gestaltete sich insbesondere der Umgang mit älteren Mails schwierig und zeitaufwendig.

„Unsere Mitarbeiter mussten früher relativ viel Zeit für die Pflege ihres Posteingangs und das Sortieren von ­E-Mails aufbringen“, erinnert sich ­Andreas ­Zeisner, IT-Leiter der Distelhäuser Brauerei. „Das war unproduktiv und lästig. Problematisch war auch das versehentliche Löschen von Nachrichten, die dann nicht wiederhergestellt werden konnten. Verschwundene ­E-Mails stellten immer wieder ein Ärgernis dar. Wir hatten hier klaren Handlungsbedarf, schon allein aus Gründen der Rechtssicherheit.“

Gemeinsam mit ihrem IT-Systemhaus prüften die Entscheider der Brauerei verschiedene Systeme für die rechts­sichere E-Mail-Archivierung. Dabei gab es mehrere zentrale Auswahl­kriterien. So sollte sich die Lösung nahtlos und ohne große Veränderungen in die bestehende Exchange-Infrastruktur integrieren lassen. Ziel war es, damit gleichzeitig auch eine möglichst schnelle Implementierung zu ermöglichen. Um den Mitarbeitern die Nutzung zu erleichtern, legten ­Andreas Zeisner und seine Kollegen Wert auf eine einfache, übersichtliche und möglichst selbsterklärende Bedienung. Nicht zuletzt spielte aus kaufmännischer Sicht natürlich auch das Preis-Leistungs-Verhältnis eine ­wesentliche Rolle.

Entscheidung: REDDOXX erfüllte alle Anforderungen

Mehrere Alternativen unterschiedlicher Anbieter wurden in Betracht gezogen. Die Entscheidung fiel letztlich aber sehr eindeutig auf REDDOXX ­MailDepot, da die Lösung die gestellten Anforderungen am besten erfüllte. Im Praxistest überzeugte neben der ­intuitiven, unkomplizierten Handhabung auch der große Funktionsumfang des Systems, das als „geprüfte ­Archivierung“ zudem über eine ­offizielle TÜV-Zertifizierung verfügt.

„Die Implementierung konnte sehr ­zügig und ohne nennenswerte Komplikationen durchgeführt werden“, ­berichtet Zeisner. „Mit Hilfe des E-Mail Importers von REDDOXX konnten wir bestehende E-Mails einfach nach­archivieren und somit direkt in die neue Archivierung übernehmen. Die Mitarbeiter hatten sofort nach dem Import Zugriff auf die Altbestände. Das war ein wichtiger Faktor für uns, um unterbrechungsfrei produktiv weiterarbeiten zu können.“

Komfortable E-Mail-Suchmaschine

Seit der Einrichtung archiviert ­REDDOXX Maildepot alle ein- und ausgehenden E-Mails vollautomatisch. Direkt aus der gewohnten Oberfläche ihres E-Mail-Clients heraus können die Mitarbeiter über ein Suchfeld auf eine leistungsstarke Volltextsuche zugreifen. Durch die Volltext-Indizierung der Inhalte, die sich auch auf Attachments (Dateianhänge) erstreckt, lassen sich benötigte Mails sehr schnell durch Eingabe passender Stichwörter finden und per Mausklick wiederherstellen. Das für die IT-Verantwortlichen der Distelhäuser Brauerei leidige Thema „verschwundene E-Mails“ gehört dadurch endgültig der Vergangenheit an. Mitarbeiter wiederum verbringen weit weniger Zeit mit der mühsamen Suche nach älteren E-Mails in unübersichtlichen Ordnern. Durch diese einfach und komfortabel bedienbare „E-Mail-Suchmaschine“ stehen alle relevanten Informationen jederzeit schnell zur Verfügung.

Mobiler Archivzugriff per App

Mittlerweile kommt in der Brauerei auch die REDDOXX App für mobile Geräte zum Einsatz. Mitarbeiter können damit, beispielsweise im Außendienst, aus dem Home Office oder auf Geschäftsreise, per Smartphone oder Tablet auf das System zugreifen. ­Somit sind auch unterwegs alle wichtigen ­E-Mails i­mmer per Volltextsuche griffbereit – ein wesentlicher Vorteil ­gerade im Vergleich zu typischen ­E-Mail-Clients auf mobilen Geräten, die meist nur eine begrenzte Anzahl an Mails darstellen können.

IT-Leiter Andreas Zeisner zeigt sich sowohl mit der Lösung als auch mit der Betreuung durch seinen aktuellen, in Neckarbischofsheim ansässigen IT-Dienstleister, die Hochwarth IT GmbH, sehr zufrieden:

„Mit REDDOXX MailDepot konnten wir unsere E-Mail-Kommunikation ohne sonstige Eingriffe in die Infrastruktur rechtssicher und hocheffizient machen. Wir sehen hier eine ganze ­Reihe von Vorteilen wie etwa Kostenein­sparungen durch höhere Produktivität. Gut gefällt uns, dass die Lösung unabhängig und flexibel eingesetzt werden kann und nicht an bestimmte Mail­server gebunden ist. Somit haben wir uns auch bei einem eventuellen späteren Wechsel innerhalb unseres ­E-Mail-Systems für eine zukunfts­sichere Investition entschieden.“

Distelhäuser Brauerei Ernst Bauer GmbH & Co KG

Die Geschichte der Brauerei in Distelhaus, einem Ortsteil der nordbadischen Stadt Tauberbischofsheim, beginnt Anfang des 19. Jahrhunderts. Heute ist das Unternehmen, das sich seit 1876 im Besitz der Familie Bauer befindet, Mitglied der „Freien Brauer“, einem Verbund von führenden und unabhängigen Privatbrauern. Die mittelständische Brauerei erwirtschaftet einen Jahresumsatz von rund 20 Millionen Euro.