Nicht alle E-Mails dürfen archiviert werden – E-Mail Best Practice Teil 3

2019-05-22T08:32:10+02:0011. August 2015|Best Practice, News zum MailDepot|

In unserer Serie REDDOXX E-Mail Best Practice stellen wir Ihnen typische Herausforderungen rund um das rechtskonforme E-Mail-Management vor und zeigen sinnvolle Lösungsansätze auf.

Unser heutiger Beitrag behandelt ein Thema, bei dem sehr oft Missverständnisse bestehen. Es geht darum, ob sämtliche E-Mails archiviert werden müssen – oder ob bestimmte Mails hingegen gar nicht langfristig archiviert werden dürfen.

Befragt man Anwender zu den wichtigsten Anforderungen an eine rechtssichere E-Mail-Archivierung, dann wird sehr häufig die „Vollständigkeit“ erwähnt: Gemeint ist damit, dass das Archiv alle relevanten E-Mails enthält.

Vieles muss, aber nicht alles darf archiviert werden

Bedeutet dies aber gleichzeitig auch, dass wirklich alle E-Mails dauerhaft archiviert werden müssen?

Die Antwort auf diese Frage ist ebenso kurz wie eindeutig: Nein!

Und mehr noch: Es gibt in der Tat E-Mails, die gar nicht langfristig aufbewahrt werden dürfen.

Personenbezogene Daten

Das betrifft zum Beispiel Mails, die personenbezogene Daten enthalten, die nicht mehr benötigt werden. Hier kann es sich etwa um eingegangene Bewerbungen samt entsprechender Unterlagen handeln. Nach einer Absage an den Bewerber darf davon ausgegangen werden, dass das Unternehmen diese Informationen nicht mehr benötigt. Und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreibt für diesen Fall die Löschung solcher personenbezogenen Daten vor.

Ein ebenso sensibles Thema sind E-Mails vom und an den Betriebsrat oder Betriebsarzt eines Unternehmens. Hier kommt dem Persönlichkeitsrecht eine besondere Bedeutung zu.

Problematische Inhalte

Ebenfalls von der längerfristigen Archivierung ausgeschlossen werden sollten natürlich E-Mails mit problematischen Inhalten, etwa pornografischer oder strafrechtlich relevanter Natur.

Es gibt also eine ganze Reihe von E-Mails, die nicht archiviert werden dürfen. Wie Unternehmen und Organisationen mit dieser Herausforderung am besten umgehen, klären wir in unserem folgenden Best-Practice-Beitrag zum Thema „E-Mails aus dem Archiv löschen“.

Alle Teile der Best Practice Serie

Teil 1 – Der Umgang mit privaten E-Mails

Teil 2 – Verschiedene Arten der E-Mail Archivierung

Teil 3 – Nicht alle E-Mails dürfen archiviert werden

Teil 4 – E-Mails aus dem Archiv löschen

Teil 5 – Mailservermigration

Teil 6 – Storage-Möglichkeiten

Teil 7 – Umgang mit E-Mail-Konten ausgeschiedener Mitarbeiter