DMH Dichtungs- und Maschinenhandel GmbH
5. August 2015
Nicht alle E-Mails dürfen archiviert werden – E-Mail Best Practice Teil 3
11. August 2015
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Verschiedene Arten von E-Mail Archivierung – E-Mail Best Practice Teil 2

In unserer Reihe „REDDOXX E-Mail Best Practice“ beschäftigen wir uns mit häufig auftauchenden Herausforderungen und Fragen zum Thema sichere E-Mail-Kommunikation.

Immer wieder treten Interessenten an uns heran, die eine E-Mail-Archivierung umsetzen, sich aber erst einmal über unterschiedliche Ansätze dazu informieren möchten.

Grundsätzlich lassen sich zwei Varianten beziehungsweise Arten von Mail-Archivierung unterscheiden: Die anwendergetriebene Archivierung und die systemgetriebene Archivierung.

Anwendergetriebene Mail-Archivierung

Die anwendergetriebene Aufbewahrung von E-Mails ist eine Funktion, die häufig bereits standardmäßig in vielen Mail-Clients enthalten ist. Hier kommt dem Benutzer am Arbeitsplatz die entscheidende Rolle zu. Denn er selbst wählt aus, welche E-Mail archiviert wird – und vor allem entscheidet er auch, wo beziehungsweise in welchem Ordner oder Unterarchiv diese Nachricht für die dauerhafte Aufbewahrung abgelegt wird.

Hohe Flexibilität erscheint als Vorteil

Ein (vermeintlicher) Vorteil dieser Vorgehensweise besteht in der hohen Flexibilität und Individualisierbarkeit. Gerade innerhalb einer sehr komplexen, vielschichtigen Organisation mit entsprechend diversifizierter E-Mail-Kommunikation kann dies auf den ersten Blick praktisch erschienen. Bietet es doch die Möglichkeit, E-Mails direkt beim Archivieren beispielsweise bestimmten Projektordnern zuzuweisen.

Reizvoll mag der Einsatz einer anwendergetriebenen Archivierung zumindest bei flüchtiger Betrachtung auch dann wirken, wenn der Anteil tatsächlich geschäftlich relevanter (und damit archivierungspflichtiger) E-Mails am gesamten E-Mail-Verkehr sehr gering ausfällt.

Knackpunkt Rechtssicherheit

Allerdings ist genau diese Flexibilität gleichzeitig auch die große Schwachstelle einer rein anwendergetriebenen E-Mail-Archivierung. Denn zu den wichtigsten Grundsätzen einer rechtskonformen Archivierung zählt immer das Gebot der Vollständigkeit: Ausnahmslos alle relevanten Mails müssen archiviert werden. Bei einer komplett manuellen Archivierung spielt der Faktor Mensch die Hauptrolle – und damit steigt naturgemäß das Fehlerrisiko an. Jeder weiß, wie schnell man eine wichtige E-Mail übersehen kann, die sich zwischen Newslettern, Belanglosem und anderem täglichen „E-Mail-Grundrauschen“ versteckt hatte.

Systemgetriebene Mail-Archivierung

Diesbezüglich auf der sicheren Seite sind Anwender deshalb mit einer systemgetriebenen Archivierung. Denn hier sorgt die Lösung selbständig dafür, dass alle ein- und ausgehenden Mails vollautomatisch archiviert werden. Ohne Zutun des Benutzers und damit geschützt vor Fehlern und Missverständnissen.

REDDOXX MailDepot bietet Ihnen die Rechtssicherheit einer systemgetriebenen E-Mail-Archivierung und lässt Ihnen gleichzeitig die notwendige Flexibilität, Ihr E-Mail-Archiv an Ihre Anforderungen und Besonderheiten anzupassen.

So lässt sich über Filterregeln beispielsweise festlegen, dass E-Mails, die bestimmte Wörter im Betreff haben, von der Archivierung ausgenommen werden. Ein typischer Fall dafür sind etwa private E-Mails – eine Herausforderung, mit der wir uns in einem anderen Teil unserer Best-Practice-Reihe im Detail auseinandergesetzt haben.

Alle Teile der Best Practice Serie

Teil 1 – Der Umgang mit privaten E-Mails

Teil 2 – Verschiedene Arten der E-Mail Archivierung

Teil 3 – Nicht alle E-Mails dürfen archiviert werden

Teil 4 – E-Mails aus dem Archiv löschen

Teil 5 – Mailservermigration

Teil 6 – Storage-Möglichkeiten

Teil 7 – Umgang mit E-Mail-Konten ausgeschiedener Mitarbeiter