Der Umgang mit privaten E-Mails – E-Mail Best Practice Teil 1

2019-05-22T08:32:11+02:0004. August 2015|Best Practice, News zum MailDepot|

In unserer neuen Serie „REDDOXX E-Mail Best Practice“ möchten wir Ihnen künftig Tipps und Handlungsempfehlungen rund um gängige Herausforderungen der E-Mail-Kommunikation vorstellen.

Im ersten Teil beschäftigen wir uns dabei mit dem Umgang mit privaten E-Mails – ein Thema, das gerade im Zusammenhang mit rechtssicherer Archivierung und Compliance immer wieder Fragen aufwirft.

Archivierung und private E-Mail-Kommunikation

Die private E-Mail-Kommunikation sorgt in vielen Unternehmen nach wie vor für Unsicherheit. Einerseits ist es sicherlich begrüßenswert und auch dem Betriebsklima zuträglich, Mitarbeitern die gelegentliche private Mailkorrespondenz zu gestatten. Andererseits ist es aus datenschutzrechtlicher Sicht dann problematisch, wenn dies über die reguläre Firmen-E-Mail-Adresse des Mitarbeiters geschieht. Denn nur durch eine saubere Trennung von den geschäftlichen E-Mails kann dann gewährleistet werden, dass keine privaten Mails archiviert werden.

Verbot der privaten E-Mail-Nutzung: Sensibilisierung hilfreich

Soll ein vollständiges Verbot der privaten E-Mail-Nutzung ausgesprochen werden, so ist es für eine höhere Akzeptanz sinnvoll, die Mitarbeiter auch für genau diese Problematik zu sensibilisieren. Mitarbeiter, die verstehen, dass eine langfristige Archivierung ihrer privaten Mails datenschutzrechtlich kritisch ist, werden sich eher an ein solches Verbot halten, als wenn dies rein als willkürliche Einschränkung empfunden wird.

Ausweichen auf Web-Mail-Accounts

Eine gangbare Alternative ist das Ausweichen auf Web-Mail-Accounts: Den Mitarbeitern wird gestattet, via Browser auf ihre Mail-Accounts zuzugreifen, beispielsweise bei den bekannten und weit verbreiteten Freemail-Providern.

Separate Mail-Adresse

Ebenfalls denkbar ist das Anlegen einer separaten E-Mail-Adresse mit dem Firmen-Hostnamen, die dann von der Archivierung ausgeschlossen wird. Beispiel: Max.Mustermann.privat@firmenname.de.

Trennung privater und geschäftlicher Korrespondenz mit REDDOXX MailDepot

REDDOXX MailDepot bietet jedoch auch Möglichkeiten, um trotz Nutzung der regulären Firmenadresse eine sichere Trennung zwischen geschäftlicher und privater Korrespondenz zu gewährleisten.

So lassen sich private Mails beispielsweise vom Anwender im Archiv per Mausklick als „privat“ markieren. Über einen automatischen Workflow werden gekennzeichnete Mails dann nach einem definierbaren Zeitraum gelöscht und nicht dauerhaft archiviert. Durch ein optionales Mehr-Augen-Prinzip, das etwa die Zustimmung eines Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrats voraussetzt, kann verhindert werden, dass absichtlich oder aus Versehen geschäftlich relevante E-Mails gelöscht werden.

Eine weitere Option bieten die Filterregeln in REDDOXX MailDepot. Hier kann zum Beispiel festgelegt werden, dass alle Mails, die im Betreff das Wort „privat“ (oder einen anderen spezifischen Begriff) beinhalten, generell nicht archiviert werden.

Lesen Sie auch weitere Informationen zum individuellen Umgang mit E-Mails und dem REDDOXX Compliance Framework.

Alle Teile der Best Practice Serie

Teil 1 – Der Umgang mit privaten E-Mails

Teil 2 – Verschiedene Arten der E-Mail Archivierung

Teil 3 – Nicht alle E-Mails dürfen archiviert werden

Teil 4 – E-Mails aus dem Archiv löschen

Teil 5 – Mailservermigration

Teil 6 – Storage-Möglichkeiten

Teil 7 – Umgang mit E-Mail-Konten ausgeschiedener Mitarbeiter