E-Mail Archivierung: Mehrwerte für Unternehmen


Effizienz im Unternehmen

Zur Steigerung der Effizienz eines Unternehmens gilt es, die richtigen Informationen zu einem richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort zur Verfügung zu stellen. Es muss also ein erklärtes Ziel eines jeden Unternehmens sein, die internen Prozesse, Informationswege und technische Hilfsmittel bereit zu stellen, damit alle Mitarbeiter schnell, effizient und ohne Reibungsverluste die täglichen Aufgaben bewältigen können. Zur Steigerung der Produktivität rund um das Thema E-Mail Management stellt REDDOXX eine E-Mail Archivierungslösung zur Verfügung, die nicht nur eben genau die richtigen E-Mail Informationen bereit stellt, wenn diese benötigt werden, sondern bietet quasi nebenbei auch noch eine signifikante Entlastung bei zentralen IT-Systemen sowie den Systemadministratoren und darüber hinaus auch noch die gesetzeskonforme Speicherung unternehmensrelevanter Korrespondenz.

MailDepot sorgt für Effizienzsteigerung bei den Mitarbeitern

Die Steigerung der Effizienz eines Mitarbeiters führt automatisch zu einer Steigerung der Produktivität des Unternehmens. Im Rahmen heutiger Unternehmenskommunikationen entscheidet das Empfangen und Versenden von E-Mails sowie deren schnelle und zielführende Bearbeitung oftmals über den Erfolg oder Misserfolg eines Geschäftsvorganges. Das REDDOXX MailDepot speichert alle ein- und ausgehenden digitalen Nachrichten (auf Wunsch auch den kompletten internen E-Mail Verkehr) eines Unternehmens in einem zentralen Archiv, auf das jeder Mitarbeiter selbstständig mit benutzerfreundlichen Tools von Zuhause, von unterwegs oder vom Büro-Arbeitsplatz zugreifen kann. Durch die zentrale Nachrichten-Archivierung liegen dem einzelnen Mitarbeiter in seinem Postfach ausschließlich die Nachrichten zur Verfügung, die er gerade in Bearbeitung hat. Alle älteren und erledigten Nachrichten können auf seinem Client gelöscht werden. Dieses Prinzip unterstützt jeden Mitarbeiter, seine Inbox aufgeräumt und übersichtlich zu halten.

Siehe auch: E-Mail Archivierung: Mehrwerte für Anwender

MailDepot hält auch die E-Mail Kommunikation ausgeschiedener Mitarbeiter bereit

Es ist nicht unüblich, dass Mitarbeiter vor dem Ausscheiden aus einem Unternehmen die komplette E-Mail Kommunikation vom eigenen Mail-Account löschen. In aller Regel sind diese Daten dann auf dem zentralen Mailserver auch nicht mehr vorhanden, denn diese synchronisieren sich ja automatisch. Festzustellen ist aber, dass dies oft zu einem großes Ärgernis führt, denn schließlich muss ein Unternehmen unter Umständen auf Zusagen, Informationen oder Aussagen, die von einem ausgeschiedenen Mitarbeiter beispielsweise zu Kunden getätigt wurden, reagieren. Das REDDOXX MailDepot hilft hier, die komplette E-Mail Kommunikation eines ausgeschiedenen Mitarbeiters zu rekonstruieren und einzusehen.

Siehe auch: Best Practice Teil 7 – Umgang mit E-Mail Konten ausgeschiedener Mitarbeiter

MailDepot hilft, die Kosten für die IT zu senken

Das REDDOXX MailDepot wird direkt hinter der Firewall und vor dem Mailserver eines Unternehmens implementiert und erfasst somit alle ein- und ausgehenden elektronischen Nachrichten. Die komplette Unternehmenskommunikation, auf Wunsch auch inklusive der umfangreichen internen Nachrichten, wird somit zentral in dem REDDOXX Archiv langfristig zur Verfügung gehalten. Hier sind die E-Mails im Originalformat und manipulationssicher gespeichert, so dass konsequenterweise auf dem Mailserver ausschließlich die Nachrichten in den einzelnen Postfächern vorhanden sein müssen, die auch für die Bewältigung der täglichen Arbeitsprozesse nötig sind. Da auf dem Mailserver nunmehr ein Bruchteil der Unternehmenskommunikation gespeichert ist, erfolgt eine signifikante Entlastung der Mailserver hinsichtlich nötiger Leistung, Speicherbedarf und Netzwerkkommunikation. Ebenso liegt eine Erleichterung der Administration des Mailservers vor, denn beispielsweise das Löschen oder Ändern von Mail-Accounts benötigt kein aufwendiges Kopieren oder Zwischenspeichern, denn letztlich befinden sich alle E-Mails im REDDOXX Archiv. Eine deutliche Schonung der Ressourcen für die IT-Administration wird besonders dann erreicht, wenn auch gleichzeitig der REDDOXX SpamFinder als wirkungsvoller Spamschutz mit eingesetzt wird. In diesem Fall entfällt sogar die übliche, täglich durchzuführende Kontrolle der Spam-Quarantäne-Ordner des Virenschutz-Programmes durch den Admin, da diese Aufgabe bei der REDDOXX E-Mail Appliance von jedem Mitarbeiter selbstständig inklusive der Verwaltung der White- und Black-Lists durchgeführt wird.

MailDepot unterstützt bei Erfüllung rechtlicher Anforderungen

In der aktuellen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) sind die Richtlinien zur elektronischen Archivierung und Zurverfügungstellung von geschäftsrelevanten Dokumenten definiert. Das REDDOXX MailDepot archiviert die komplette Unternehmens-Kommunikation im Original-Format und hält diese manipulations- und revisionssicher für eine mögliche Betriebsprüfung oder ein Audit bereit. Dies wird über Jahre hinweg vom TÜV überprüft, so dass es sich bei dem REDDOXX MailDepot um eine TÜV-geprüfte und TÜV-zertifizierte E-Mail Archivierung handelt. Das REDDOXX MailDepot erfüllt somit die rechtlichen Anforderungen zur Langzeitspeicherung an elektronische E-Mail-Dokumente.

MailDepot – E-Mail Archivierung „Made in Germany“

Seit vielen Jahren ist die REDDOXX als deutsches Unternehmen im Bereich des E-Mail Management unterwegs und hat eine umfangreiche, bewährte und tausendfach eingesetztes E-Mail Appliance nach den Anforderungen der Unternehmen, der Anwender, der Systemadministratoren und natürlich auch der deutschen Gesetzgebung entwickelt. Die REDDOXX als deutsches Unternehmen in der Informationstechnologie unterliegt selbst den Anforderungen zur Archivierung von unternehmensrelevanten E-Mails und Dokumenten, die umgesetzt werden müssen. Die REDDOXX E-Mail Management Appliance „Made in Germany“ steht somit für eine konsequente Weiterentwicklung und Umsetzung der jeweiligen Anforderungen und Bedürfnisse

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