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6. Mai 2013
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7. Mai 2013
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DELTAX Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft

Firma: DELTAX Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft mbH
Ort: Köln, Deutschland
Branche: Dienstleistung, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfer
Mitarbeiter: 60
Kunde seit: 2012
Kunde nutzt: REDDOXX Spamfinder als Spam- und Virenschutz, REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Individuelle Steuerberatung ist das Metier der DELTAX Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft mbH. Die Kanzlei betreut seit rund 40 Jahren Mandanten aus den unterschiedlichsten Branchen und Bereichen. Zum Leistungsspektrum zählen zudem spezielle Angebote für Tankstellen, Künstler und Galerien sowie Ärzte und weitere Heilberufe. Die Kanzlei ist Mitglied der ETL-Gruppe (European Tax & Law), einem Verbund von mehr als 700 Steuerberatungskanzleien in ganz Deutschland und Europa.
Bei der täglichen E-Mail-Kommunikation in der Kanzlei haben sowohl die Sicherheit als auch die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben für die langfristige Archivierung naturgemäß einen hohen Stellenwert, um sich mit Mandanten und Partnern zuverlässig und vertraulich austauschen zu können.

Um dies umzusetzen, wurden bereits seit längerem Lösungen für die E-Mail-Archivierung sowie den Schutz vor Spam und Viren eingesetzt. Da diese beim Umstieg auf eine 64-Bit-Umgebung zusätzliche Kosten durch einen dafür nötigen, neuen SQL-Server verursacht hätten, waren die IT-Verantwortlichen bei DELTAX, auf der Suche nach möglichen Alternativen.

Funktional sollten dabei die Bereiche E-Mail-Archivierung, Anti-Spam und Virenschutz abgedeckt werden. Ein wichtiger Punkt war zudem, die Möglichkeit offen zu halten, künftig auch E-Mail-Verschlüsselung für den Austausch von vertraulichen Informationen mit Mandanten nutzen zu können.

Die Entscheidung der Kanzlei fiel gemeinsam mit dem Systemhaus-Partner Hellmig EDV auf die E-Mail-Management-Produkte des deutschen Herstellers REDDOXX. Zu den Vorteilen von REDDOXX zählte dabei die Tatsache, dass DELTAX damit in der Lage war, die benötigten Funktionalitäten rund um die E-Mail-Kommunikation mit einer einzigen Appliance abzubilden. Früher mussten mehrere Anwendungen separat administriert werden, was zusätzlichen Aufwand darstellte. Die neue Lösung bot die Möglichkeit, die Verwaltung auf einer einzigen Plattform abzuwickeln. Gleichzeitig wurden keine zusätzlichen Datenbanksysteme benötigt.

REDDOXX bietet durch einen modularen Aufbau eine freie Kombinierbarkeit der drei Basis-Lösungen MailDepot, Spamfinder und MailSealer. MailDepot ist eine TÜV-geprüfte, rechtskonforme E-Mail-Archivierung mit integrierter Volltext-Suchfunktion, so dass auch ältere E-Mails schnell wiedergefunden werden können.

Bei Spamfinder handelt es sich um eine Anti-Spam-Lösung. Neben einem Mix aus verschiedenen Filtermechanismen sorgt Spamfinder durch das von REDDOXX entwickelte und patentierte CISS-Verfahren (Confirmation Interactive Site Server) für größtmöglichen Schutz vor unerwünschten Mails. Beim Einsatz dieser Technologie müssen sich bislang nicht bekannte Absender erst qualifizieren, bevor ihre Nachricht in das Postfach des Empfängers zugestellt wird. Auf diese Weise werden gleichzeitig auch Newsletter (zunächst) ausgefiltert und können vom Anwender je nach Bedarf in einem speziellen Ordner aufgerufen werden. Dies sorgt für erheblich mehr Überblick im Posteingang.

Das Modul MailSealer schließlich wurde für mehr Sicherheit bei der E-Mail-Kommunikation entwickelt und erlaubt die automatisierte Ver- und Entschlüsselung von Mails sowie die Vergabe von fälschungssicheren digitalen Signaturen.

Der Umstieg auf REDDOXX erfolgte bei DELTAX in kurzer Zeit und ohne Schwierigkeiten. Die Appliance lief anfangs parallel zur bestehenden Lösung, so dass es während der Implementierung zu keinen Unterbrechungen des Betriebes kam.

Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden nun automatisch archiviert. Da das Mail-Archiv direkt an die bestehenden Outlook-Clients der Mitarbeiter angebunden ist, kann jeder Anwender selbstständig Recherchen im E-Mail-Bestand durchführen und muss dazu nicht seine gewohnte Arbeitsoberfläche verlassen. Die Archivierung von Altbeständen konnte im Rahmen der Migration ebenfalls direkt an den Arbeitsplätzen vorgenommen werden.

Die Auswirkungen der Implementierung zeigen sich auch administrativ durch einen geringeren Aufwand bei der Verwaltung der Lösungen. Dies wirkt sich beispielsweise positiv im Rahmen der Suche von älteren E-Mails aus, die jetzt in aller Regel direkt durch die Mitarbeiter vorgenommen werden kann. Ein Eingreifen seitens der IT-Administration ist nicht mehr notwendig.