Dokumentenmanagement API – Die REDDOXX E-Mail Archivierung an Fremdsysteme anbinden

2019-05-22T08:35:27+02:0030. März 2015|News zum MailDepot|

REDDOXX bietet eine universelle Möglichkeit für den einfachen Datenaustausch mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS). E-Mails können dadurch problemlos in beliebige DMS übergeben und in gängige Workflows eingebunden werden.

Dokumentenmanagement-Systeme als Ausgangspunkt für einheitliche Archivierung

Dokumentenmanagement-Systeme unterstützen den Arbeitsalltag in vielen Unternehmen. Sie sorgen dafür, dass zum Beispiel Dokumente unterschiedlichster Art zentral zur Verfügung stehen und schnell gefunden werden können. Außerdem sind sie in zahlreiche Geschäftsprozesse integriert, ermöglichen Workflows und Business-Prozess-Management sowie das Archivieren unternehmensweit genutzter digitaler Unterlagen.

Dokumentenmanagement-Systeme bestehen aus komplexen Anwendungen, Datenbankservern, Dateiservern, mehrstufigen Archivierungssystemen, auf denen Dokumente am Ende des jeweiligen Life-Cycle gespeichert werden, Konvertierungsservern sowie aus Kommunikationsservern, die alle Transaktionen mit dem Zentralsystem auf Netzwerkebene verwalten.

Viele Unternehmen verfügen über ein zentrales Dokumentenmanagement-System und vereinfachen dessen Anwendung durch Integrationen anderer Software-Anwendungen, die im täglichen Geschäftsbetrieb zum Einsatz kommen.

Deshalb stellt auch REDDOXX eine flexible Möglichkeit zur Verfügung, die es Ihnen erlaubt, bequem und ohne großen Aufwand Ihr E-Mail-Archiv mit dem jeweiligen DMS-System zu verbinden.

E-Mail Archivierung im Dokumentenmanagement-System

Alle Informationen, die elektronisch übermittelt oder elektronisch erstellt werden, müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. E-Mails und elektronische Dokumente spielen eine wesentliche Rolle bei der Nachvollziehbarkeit und Protokollierung von Geschäftsprozessen im Unternehmen und müssen als Nachweise jederzeit verfügbar sein. Aus diesem Grund sind neben der fachgerechten Speicherung auch gesetzliche Anforderungen an Revisionssicherheit und Compliance zu erfüllen.

Durch die Vorteile der Verfügbarkeit und der jederzeitigen Abrufbarkeit von elektronischen Dokumenten und E-Mails entsteht darüber hinaus auch die Notwendigkeit, entsprechende Vorkehrungen hinsichtlich eines geeigneten Datenschutzes zu treffen. Gute DMS-Systeme unterstützen dabei und bieten einen idealen Rahmen, die Archivierung Ihrer E-Mails unter diesen Gesichtspunkten mit zu steuern. Dazu halten sie Möglichkeiten bereit, Daten beispielsweise über eine Verzeichnisüberwachung einzulesen.

REDDOXX – Übergabe von E-Mails an Dokumentenmanagement

REDDOXX ist mit einer flexiblen Möglichkeit ausgestattet, die es erlaubt, Daten an vorhandene DMS-Systeme zu übergeben. Eine Kombination aus Dokumentenmanagement-System und E-Mail Archivierung wird so von REDDOXX optimal unterstützt. Hierfür bietet das Compliance Framework die Möglichkeit, E-Mails anhand von selbererstellten Regelwerken automatisch zu klassifizieren und exportieren, damit das DMS die exportierte E-Mail automatisch einlesen kann.

Diese Übergabe der E-Mails sorgt dafür, dass diese beliebigen Vorgängen und Dokumenten im DMS-System zugeordnet werden können – um vollständige Geschäftsprozesse abzubilden sowie zur späteren gemeinsamen Ablage bzw. Archivierung an einem zentralen Ort.

Verschaffen Sie sich einen ersten Eindruck über REDDOXX E-Mail-Management Lösungen mit Archivierung, Spamschutz und Verschlüsselung.