Was bei E-Mail-Rechnungen zu beachten ist
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Hans Zewe GmbH

Firma: Hans Zewe GmbH
Ort: Tholey-Theley, Deutschland
Branche: Handel, Produktion, Stahl
Mitarbeiter: 150
Kunde seit: 2013
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Die Ausgangssituation: Backup der E-Mails nicht mehr zeitgemäß

Der Stahlhandel sowie die Bearbeitung von Blechen mit modernster Technologie sind das Metier der Hans Zewe GmbH. Der Maschinenpark des Unternehmens inklusive aktueller Laser- und Plasma-Schneidgeräte ermöglicht die qualitativ hochwertige Serienfertigung von Zuschnitten, Komponenten und Baugruppen aus verschiedenen Werkstoffen.

Die dafür eingesetzten CAD-Lösungen erfordern teils eine hohe Performance, die die IT-Abteilung der Hans Zewe GmbH durch eine Kombination aus virtuellen und physischen Servern bereitstellt. Neben Standardsoftware wie Exchange werden dort auch spezielle Steuerungslösungen für die eingesetzten Zuschneide- und Biegemaschinen betrieben.
In einem anderen Bereich war die Performance jedoch bis 2013 nicht zufriedenstellend: Die E-Mail-Kommunikation der Mitarbeiter in Management, Vertrieb und Verwaltung wurde zwar über die turnusmäßige Datensicherung im Rahmen von Backups dauerhaft aufbewahrt. Eine funktional eigenständige E-Mail-Archivierung war jedoch nicht vorhanden.

„Wir hatten hier die Problematik, dass unser Exchange-Server durch die lokalen E-Mails relativ stark belastet war“, sagt Christian Hinke, IT-Administrator der Hans Zewe GmbH. „Dies führte zu Leistungseinbußen und verursachte zusätzliche Kosten durch Investitionen in die Infrastruktur. Gleichzeitig war es immer sehr zeitaufwendig und wenig anwenderfreundlich, ältere E-Mails im Bedarfsfall über den Zugriff auf eine Datensicherung wieder einzuspielen.“

Empfehlung des IT-Systemhauses: REDDOXX MailDepot

Um für Abhilfe zu sorgen und gleichzeitig auch die gesetzlichen, für alle Unternehmen geltenden Regelungen zur E-Mail-Archivierung zu erfüllen, ließen sich die Verantwortlichen des Stahl-Spezialisten von ihrem IT-Systemhaus, der im Saarland ansässigen Krämer IT-Solutions GmbH, ausführlich beraten.

Besonders wichtig war dabei die Möglichkeit der engen Anbindung an Exchange. Bedingung war außerdem die vollständige Kompatibilität mit der vorhandenen Virtualisierungs-Landschaft bei Hans Zewe. Eine rechtskonforme Archivierung gemäß geltender Richtlinien wurde als grundlegendes Merkmal einer professionellen Archivlösung ebenfalls vorausgesetzt.

Auf Empfehlung des IT-Partners und auf Basis eines Produktvergleichs mit verschiedenen namhaften Wettbewerbslösungen trafen Christian Hinke und seine Kollegen ihre Entscheidung im Januar 2013 zugunsten von REDDOXX MailDepot.

„Die Lösung REDDOXX MailDepot wurde uns von den Mitarbeitern unseres Systemhaus sehr empfohlen, die uns von einer ganzen Reihe erfolgreich abgeschlossener Projekte berichten konnten“, sagt Hinke. „Auch ich und meine Kollegen waren schnell überzeugt. Bereits in der Testphase konnten wir erkennen, dass das System mit seiner Leistungsfähigkeit und der einfachen Bedienung für die Mitarbeiter optimal in unser Netzwerk passt. Die Implementierung Anfang 2013 verlief reibungslos und konnte zügig abgeschlossen werden.“

Komfortable Suche und Wiederherstellung von E-Mails erleichtert die Arbeit

Seit dem Start wird der gesamte ein- und ausgehende E-Mail-Verkehr bei Hans Zewe automatisch auf den NAS-Systemen des Unternehmens archiviert. Das REDDOXX Compliance Framework ist an den rechtlichen Anforderungen ausgerichtet und sorgt ohne Eingriff der Nutzer für eine revisionssichere Aufbewahrung.

Speziell die Recherche und Wiederherstellung älterer E-Mails gestaltet sich für die Mitarbeiter nun im Vergleich zu früher deutlich einfacher, schneller und komfortabler: Über die Suchfunktion direkt im E-Mail-Client, die ähnlich einer typischen Internet-Suchmaschine genutzt werden kann, lassen sich dank Volltext-Indizierung die benötigten E-Mails oder Dateianhänge problemlos finden und per Mausklick aufrufen.

Erhebliche Entlastung der Systeme

Da E-Mails über die REDDOXX-Appliance unmittelbar nach Empfang oder Versand archiviert und vom Mailserver entfernt werden können, wird die Belastung der lokalen E-Mail-Systeme drastisch reduziert. Dieser ressourcen- und speicherschonende Effekt wird darüber hinaus auch durch die Single-Instance-Archivierung weiter verstärkt: E-Mails, die an mehrere Mitarbeiter adressiert sind, werden auf dem Archiv-Storage dennoch nur einmal abgelegt. Das bedeutet: Die Daten stehen allen berechtigten Nutzern zur Verfügung, aber der benötigte Speicherplatz kann erheblich reduziert werden.

Hans Zewe GmbH

1983 als Ein-Mann-Firma im saarländischen Illingen gegründet, konzentrierte sich die Hans Zewe GmbH in den Anfangsjahren vor allem auf den Handel mit Walzstahl und Röhren. Mittlerweile hat sich das Unternehmen zum Spezialanbieter inklusive individueller Bearbeitung und Fertigung entwickelt. An zwei Standorten stehen Hallenflächen von insgesamt über 23.000 Quadratmetern zur Verfügung. Das Familienunternehmen, das unter anderem große Land- und Baumaschinenhersteller beliefert, beschäftigt rund 150 Mitarbeiter.