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Matterhorn Gotthard Bahn

Firma: Matterhorn Gotthard Bahn
Ort: Brig, Schweiz
Branche: Transport
Mitarbeiter: 500
Kunde seit: 2014
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Die E-Mail-Archivierung läuft wie auf Schienen

Als „Erlebnisbahn der Alpen“ verbindet die Matterhorn Gotthard Bahn (MGB) 44 Stationen entlang eines Streckennetzes von rund 144 Kilometern. Eines der bekanntesten Zugangebote ist der Glacier Express, der gemeinsam mit der Rhätischen Bahn betrieben wird und zwischen St. Moritz und Zermatt verkehrt. Insgesamt nutzen jährlich etwa sechs Millionen Fahrgäste das Angebot der Matterhorn Gotthard Bahn.

Die Ausgangssituation

Durch PST-Dateien war ein großer Speicherbedarf notwendig

Für ihre vielfältigen Aufgaben von der Fahrplanerstellung bis hin zu allen Steuerungs- und Abrechnungsprozessen nutzen die rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bahnunternehmens eine virtualisierte Infrastruktur mit zahlreichen spezialisierten Anwendungen. Während der Verkehr auf den Schienen reibungslos rollt, galt dies für den E-Mail-Verkehr nur bedingt. Defizite hatte die MGB hier im Bereich der langfristigen Aufbewahrung der Mails, da keine dedizierte Archivierungslösung im Einsatz war. Mitarbeiter suchten sich je nach Bedarf eigene Aufbewahrungsmöglichkeiten, in der Regel über die Anlage von persönlichen PST-Dateien.

„Das kontinuierlich wachsende E-Mail-Volumen beschäftigte uns gerade durch die vielen PST-Dateien und die notwendigen Größenbeschränkungen bei den Mitarbeiter-Postfächern schon seit längerem sehr intensiv“, erklärt Martin Ittig, Leiter Informatik der Matterhorn Gotthard Bahn. „Der Platzbedarf auf den Netzlaufwerken war mit der Zeit sehr groß geworden. Durch versehentliches Löschen konnten zudem E-Mails verloren gehen. Die Einführung einer E-Mail-Archivierung war für uns die klare Konsequenz aus dieser Situation.“

ENTSCHEIDUNG

REDDOXX erfüllte umfangreichen Anforderungskatalog

Um ein geeignetes Archivierungssystem zu identifizieren, stellten die Verantwortlichen der MGB einen detaillierten Kriterienkatalog auf. So sollte das Mail-Archiv etwa per Add-In in das bestehende E-Mail-System Outlook 2013 integriert werden können und den Import sowohl der bereits vorhandenen PST-Dateien als der E-Mails aus dem Exchange-Server ermöglichen. Archiviert werden sollte sowohl die externe als auch interne E-Mail-Kommunikation. Um den Mitarbeitern die Nutzung möglichst komfortabel zu gestalten, war ein deutsches Benutzerinterface für den Zugriff auf die eigenen Mails eine Grundvoraussetzung. Eine Lösung auf Stubbing-Basis sollte bewusst nicht eingeführt werden, um die damit in der Regel verbundenen Nachteile zu vermeiden.

Mit Unterstützung des lokalen IT-Partners, der AS INFOLINK AG mit Hauptsitz in Münsingen (Bern), wurden insgesamt 14 Produkte genauer evaluiert. REDDOXX MailDepot erfüllte die gestellten Anforderungen am besten. Die Lösung überzeugte dabei insbesondere durch eine einfache Installation sowie das übersichtliche Interface für Endbenutzer und die Suchfunktion in diesem.

Virtuelle Appliance sorgt für vollautomatische Archivierung

Analog zur virtualisierten Infrastruktur kommt bei der Matterhorn Gotthard Bahn nun eine virtuelle REDDOXX RX-750 Appliance zum Einsatz, die mit MailDepot Premium und dem Importer für die Einbindung der bestehenden E-Mails ausgestattet ist. Gemeinsam mit der AS INFOLINK AG wurde die Grundkonfiguration der Appliance vorgenommen. Seit Abschluss der darauf folgenden Feineinstellungen und Einbindung des Outlook-Add-Ins mit Hilfe des REDDOXX Supports archiviert das System vollautomatisch die ein- und ausgehenden E-Mails. Durch die Einbindung in den gewohnten E-Mail-Client fiel neben einer Beschreibung im Intranet kein gesonderter Schulungsaufwand für die Mitarbeiter an. Die Recherchefunktion für die Wiederherstellung von E-Mails aus dem Archiv lässt sich intuitiv und benutzerfreundlich wie eine Internet-Suchmaschine bedienen.

„Wir konnten alle gestellten Ziele erreichen“, fasst Martin Ittig zusammen. „Die Hauptvorteile sind für uns aus technischer Sicht, dass wir nun auf die sehr großen PST-Dateien auf den Netzlaufwerken verzichten können. E-Mails können zudem nicht mehr verloren gehen, was aus rechtlicher Sicht im Sinne einer vollständigen Archivierung wichtig ist. Die Mitarbeiter können in ihren E-Mail-Clients ganz nach Bedarf und ohne Probleme E-Mails löschen, ohne dass dies Auswirkungen auf das Archiv hat.“

Für die Zukunft ziehen die IT-Verantwortlichen eine mögliche Erweiterung des REDDOXX-Systems mit dem Anti-Spam-Modul Spamfinder in Betracht. Der bisher eingesetzte Spamschutz könnte dadurch abgelöst und der Administrationsaufwand durch ein durchgängiges E-Mail-Management reduziert werden. Zusätzlich gäbe es dann für die Mitarbeiter am Arbeitsplatz die Möglichkeit, sich E-Mails, die fälschlicherweise als Spam klassifiziert wurden, auf einfache Weise und ohne Eingreifen der Administratoren selbst in den Posteingang zuzustellen.

Matterhorn Gotthard Bahn

Die Matterhorn Gotthard Bahn erstreckt sich auf 144 km von Zermatt nach Disentis und von Andermatt nach Göschenen und liegt mitten im Alpenraum. Dabei überwindet sie insgesamt rund 3300 Höhenmeter, durchfährt 49 Tunnels und Galerien, fährt über 60 Brücken und verbindet entlang ihrer Strecke 44 Stationen. Rund 6 Millionen Gäste benutzen jährlich die Matterhorn Gotthard Bahn; davon 1,2 Millionen mit dem Ankunftsziel Zermatt.
Die bekanntesten Attraktionen sind der weltbekannte Glacier Express und die Gornergrat Bahn. Das Unternehmen erfreut sich einer steigenden Anzahl Gäste. Zum einen ist dies auf die aktive Vermarktung in neuen Tourismusmärkten wie Brasilien, Indien oder China zurückzuführen. Zum anderen hat der Tagesausflugsverkehr aus dem Grossraum Bern durch die schnellere Anbindung mit dem Lötschberg-Basistunnels stark zugenommen.
Im Jahr 2014 haben die etwas mehr als 500 Mitarbeitenden ca. 6 Mio. Reisende und 240‘000 Fahrzeuge befördert.

Anwenderbericht auch zum Download im PDF-Format verfügbar

Alle Einzelheiten zum Einsatz von REDDOXX bei der Matterhorn Gotthard Bahn und anderen Kunden lesen Sie in unseren Case Studies, die Sie im Kunden-Portal My REDDOXX downloaden können. Loggen Sie sich dazu einfach mit Ihrem bestehenden Account ein oder registrieren Sie sich kostenlos und unverbindlich als neuer Benutzer. Nach dem Login können Sie die Case Studies unter dem Menüpunkt „Referenzen“ bequem als PDF-Dokument herunterladen.