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TopQMSystems GmbH & Co. KG

Firma: TopQMSystems GmbH & Co. KG
Ort: Schefflenz, Deutschland
Branche: Automobil, Dienstleistung, Compliance
Mitarbeiter: 11
Kunde seit: 2010
Kunde nutzt: REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung, REDDOXX MailSealer zur E-Mailverschlüsselung

Zeitaufwendige E-Mail-Verschlüsselung

Als Spezialist für Supply-Chain- und Qualitäts-Management kann die TopQMSystems GmbH & Co. KG viele namhafte Unternehmen aus dem Bereich der Automobilindustrie zu ihrem Kundenstamm zählen. Im Rahmen der Zusammenarbeit mit dieser Zielgruppe ist der Dienstleister an die Einhaltung der dort geltenden Normen und Vorgaben gebunden, was insbesondere auch Auswirkungen auf die Kommunikation per E-Mail hat: Aufgrund der besonderen Anforderungen der Automotive-Branche hinsichtlich Geheimhaltung und Datenschutz wird von vielen Firmen auch seitens der zuliefernden Dienstleister die Verschlüsselung der E-Mail-Korrespondenz verpflichtend vorausgesetzt.
Eine Vorgabe, der TopQM-Systems bis zum Jahr 2011 durch die manuelle Installation von entsprechenden Zertifikaten auf den Notebooks der betroffenen Mitarbeiter nachkam. Diese Multipoint-Lösung war allerdings in der Praxis sehr aufwendig und supportintensiv. Auf rund zehn Rechnern mussten diese Zertifikate kontinuierlich gepflegt werden. Bei Störungen kam es zu Produktivitätsverlusten, wenn Mitarbeiter mit ihren Ansprechpartnern beim Kunden zeitweise keine E-Mails mehr auf konformem Weg austauschen konnten.

„Der durch die Verschlüsselung erzeugte Aufwand wurde aus Sicht der Administration und auch für die Mitarbeiter selbst mit der Zeit sehr groß“, erklärt Marco Dotterweich, Lieferantenmanager bei der TopQM-Systems GmbH & Co. KG. „Für jeden Kommunikationspartner auf Kundenseite, mit dem E-Mails ausgetauscht werden sollten, mussten individuelle Zertifikate angelegt, verwaltet und immer wieder aktualisiert werden. Gleichzeitig entstanden dadurch viele potenzielle Fehlerquellen. Ein größerer Zulieferer allein brachte es auf rund 150 Zertifikate, insgesamt kamen wir auf mehr als 1.600 einzelne Verwaltungspunkte. Für uns war klar, dass dieser Zustand mittelfristig optimiert werden musste, um effizienter arbeiten zu können.“

Umsetzung

Erweiterung der bereits bestehenden E-Mail-Archivierung

Bereits seit 2010 verwendet TopQM-Systems eine Appliance-Lösung von REDDOXX für die E-Mail-Archivierung, um die rechtlichen Vorgaben zur Aufbewahrung zu erfüllen. Sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails werden mit dem TÜV-geprüften System REDDOXX MailDepot vollautomatisch archiviert und der Mailserver damit unmittelbar entlastet. Aufgrund dieser sehr positiven Erfahrungen lag es für die IT-Verantwortlichen bei TopQM-Systems nahe, neben der Archivierung auch bei der E-Mail-Verschlüsselung auf REDDOXX zu setzen. Auf ausdrückliche Empfehlung des IT-Dienstleisters Co Net Ser prüfte das Team von TopQM deshalb die REDDOX Verschlüsselungslösung MailSealer. MailSealer kann gemeinsam mit MailDepot (E-Mail-Archivierung) und Spamfinder (Anti-Spam) zur kompletten E-Mail-Managementlösung REDDOXX E-Mail Protector kombiniert werden. Durch die bestehende Appliance konnte TopQM-Systems gemeinsam mit dem Systemhauspartner Co Net Ser innerhalb kürzester Zeit auch das Modul MailSealer implementieren, das im Testbetrieb in vollem Umfang überzeugte.

Situation nach der Implementierung

Wesentlich einfachere Administration durch zentrale Verwaltung

Die Lösung unterstützt den international verbreiteten Verschlüsselungsstandard S/MIME und ist dadurch universell einsetzbar. Schlüssel und Zertifikate werden bei TopQM-Systems jetzt nicht mehr auf den einzelnen Endgeräten der Benutzer, sondern direkt zentral auf der Appliance verwaltet – ein wesentlicher Vorteil, wie Marco Dotterweich berichtet:. „Wir konnten mit MailSealer für die Verschlüsselung einen echten Single Point of Administration einrichten“, berichtet Marco Dotterweich. „Zertifikate müssen nicht mehr mühsam auf unterschiedlichsten Endgeräten installiert und aktualisiert werden, sondern werden einfach auf der zentralen REDDOXX-Appliance verwaltet und gepflegt. Dort können wir entsprechende Regeln für die Benutzer festlegen. Die Einrichtung neuer Zertifikate war früher ein sehr zeitaufwendiger Vorgang. Jetzt ist dies in weniger als 30 Minuten erledigt und für alle Endgeräte gültig. Ein ganz wesentlicher Vorteil ist für uns darüber hinaus die einfache Bedienung, die keinerlei aktiven Eingriff seitens des Mitarbeiters erfordert. Unsere Kollegen verschicken und empfangen ihre E-Mails ganz normal. Die je nach Empfänger oder Absender notwendige Ver- beziehungsweise Entschlüsselung der Mails erfolgt komplett automatisiert im Hintergrund. Unser Support- und Verwaltungsaufwand konnte drastisch reduziert werden – für uns ein voller Erfolg.“

Über Co Net Ser

Co Net Ser wurde 2004 von Heike Mendel mit dem Ziel gegründet, umfassende IT-Dienstleistungen für kleine und mittlere Unternehmen anzubieten. Heute werden sowohl Kunden mit Einzelplatzlösungen wie auch mittlere Unternehmen mit über 100 PC´s, den entsprechenden Servern, Netzwerken und der zugehörigen Infrastruktur betreut. Im Sinne der ganzheitlichen Beratungen bietet Co Net Ser seit 2010 über die Planung von Netzwerken und Infrastrukturen auch Dienstleistungen im Bereich des Datenschutzes an. In diesem Zusammenhang haben die REDDOXX-Produkte eine besondere Bedeutung. Co Net Ser besteht heute aus 5 Mitarbeitern. Durch die Mitgliedschaft im Nordanex Systemverbund besteht der Zugriff auf weitere Spezialisten und ein bundesweites Partnernetzwerk.

Über TopQM

Die TopQM-Systems GmbH & Co. KG hat sich als innovativer Dienstleister auf Services, Schulungen und Lösungen für Supply-Chain- und Qualitätsmanagement spezialisiert. Zu den Kunden des Unternehmens, das über Niederlassungen in Europa, China,Südamerika und den USA verfügt, zählen unter anderem namhafte Unternehme aus der Automobilindustrie.