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27. Juni 2013
TopQMSystems GmbH & Co. KG
11. September 2013
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Katara Hospitality Switzerland AG

Firma: Katara Hospitality Switzerland AG
Ort: Zug, Schweiz
Branche: Hotel, Verwaltung, Dienstleistung
Mitarbeiter: 150
Kunde seit: 2011
Kunde nutzt: REDDOXX Spamfinder als Spam- und Virenschutz, REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung

Die Ausgangssituation: Zeitaufwendige Suche und Wiederherstellung von E-Mails

Der Schweizerhof in Bern, das Bürgenstock Resort in der Nähe von Luzern oder das Hotel Royal Savoy in Lausanne: Die Katara Hospitality Switzerland AG beschäftigt sich als Betreibergesellschaft mit der Entwicklung, Planung und dem Umbau von exklusiven, traditionsreichen Hotelprojekten.
IT-seitig setzt das Unternehmen auf eine virtuelle Architektur auf VMware-Basis. Für den Versand und Empfang von Bauplänen, Zeichnungen und Konzepten innerhalb des Unternehmens sowie den Austausch mit beauftragten Unternehmen ist ganz besonders eine optimal funktionierende E-Mail-Infrastruktur unerlässlich. Hier traten bis 2010 jedoch immer wieder Schwierigkeiten auf, wenn nach einer älteren E-Mail gesucht werden musste. Almir Kalender, Group IT Manager der Katara Hospitality Switzerland AG, erläutert die damalige Ausgangslage:

„Alle Benutzer hatten lokale Archive in ihrem jeweiligen Outlook-Client eingerichtet. Eine zentrale Aufbewahrung der E-Mails war nicht vorhanden. Unser Hauptproblem war, dass sich die Suche nach einer älteren E-Mail oft sehr langwierig darstellte. Ein klarer Nachteil aus Sicht der Produktivität, denn wertvolle Arbeitszeit musste für die Suche aufgewendet werden. Es stellte sich zudem immer wieder heraus, dass Mails versehentlich gelöscht wurden und dadurch unwiederbringlich verloren waren. Bei E-Mails, die beispielsweise Absprachen zu einem Bauprojekt oder einen Planungsstand dokumentieren, ein untragbarer Zustand.“

Gemeinsam mit seinem IT-Lieferanten begann der IT-Leiter deshalb 2011, eine geeignete Archivierungslösung für das Unternehmen zu identifizieren. Dabei wurden, neben der Zentralisierung der Aufbewahrung der E-Mails, drei grundsätzliche Anforderungen definiert, die erfüllt werden sollten.

Schnelligkeit der Suche: Die bis dato unzulängliche Verfügbarkeit der E-Mails war ein besonders wichtiger Aspekt. Es sollte sichergestellt werden, dass sich auch E-Mails, die bereits vor mehreren Monaten oder Jahren empfangen oder verschickt wurden, innerhalb sehr kurzer Zeit finden und öffnen lassen.

Benutzerfreundlichkeit: Hoch im Kurs stand zudem der Bedienkomfort. Gewünscht war seitens der IT eine Lösung, die auch für ungeübte Anwender ohne größere Schulungen oder Einweisungen sofort nutzbar ist und keinen Supportaufwand erzeugt. Über eine möglichst nahtlose Integration in die vorhandene IT-Infrastruktur sollte erreicht werden, dass die Mitarbeiter ihre gewohnten Arbeitsmuster nicht umstellen müssen.

Datenkomprimierung: Angesichts des ständig steigenden Datenvolumens legten die Verantwortlichen von Katara Hospitality außerdem Wert darauf, ein System zu implementieren, das die Speicherressourcen möglichst ökonomisch nutzt. Die unnötige Vervielfachung der Datenmenge, wie sie bislang beispielsweise durch die lokale Aufbewahrung identischer E-Mails mitsamt Attachments in den Postfächern mehrerer Benutzer entstand, sollte vermieden werden.

REDDOXX überzeugt durch Performance und Benutzerfreundlichkeit

Um das am besten geeignete System zu finden, wurden verschiedene Lösungen für die E-Mail-Archivierung getestet. Sowohl vom Funktionsumfang, hinsichtlich des Preis-Leistungs-Verhältnisses als auch in Sachen Benutzerkomfort stach im Testfeld die Lösung REDDOXX MailDepot der REDDOXX GmbH besonders positiv hervor. Bereits beim ersten Blick überzeugte das Produkt Almir Kalender und sein Team durch die Bedienerfreundlichkeit der Benutzeroberfläche. Da auch die weiteren gestellten Anforderungen durch das System in vollem Umfang erfüllt wurden, entschied sich Katara Hospitality zur Implementierung und startete im Sommer 2011 mit einer virtuellen REDDOXX-Appliance. Um gleichzeitig mit der Archivierung auch die Spam-Problematik abzudecken, wurde zusätzlich zu MailDepot auch REDDOXX Spamfinder lizenziert. Spamfinder sorgt durch die Kombinationen aus innovativen Filtern sowie der von REDDOXX patentierten CISS-Technologie mit Authentisierung bislang unbekannter Absender für maximalen Schutz vor unerwünschten Werbebotschaften.

Über ein Plug-In ist die REDDOXX-Lösung direkt an die gewohnten Outlook-Clients der Nutzer angebunden. Vergleichbar mit einer Internet-Suchmaschine können die Anwender per Stichwort nach E-Mails suchen. Die automatische E-Mail-Archivierung gemäß der rechtlichen Vorgaben stellt gleichzeitig sicher, dass alle ein- und ausgehenden E-Mails vorschriftsmäßig aufbewahrt werden.

E-Mails per Volltextsuche finden und öffnen

„Gerade die Suche von E-Mails konnten wir ganz erheblich vereinfachen“, sagt Almir Kalender. „Durch die Volltext-Indexierung, die sich auch auf die Dateianhänge erstreckt, stehen alle Mails sekundenschnell zur Verfügung – kein Vergleich mehr mit der früher oft zeitraubenden Suche. Die Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern war von Anfang an sehr gut, da sie in ihrer gewohnten Umgebung arbeiten können. Aus Compliance-Sicht ist für uns durch die laufende zentrale Archivierung außerdem gewährleistet, dass keine wichtigen E-Mails versehentlich von Anwendern gelöscht werden. So ist die Vollständigkeit unseres E-Mail-Archivs garantiert. Sowohl Mitarbeiter als auch Geschäfts- und IT-Leitung sind mit der Lösung sehr zufrieden.“

Zu den zusätzlichen Vorteilen von REDDOXX MailDepot zählt die Entlastung der Storagesysteme: Das Single-Instance-Prinzip sorgt dafür, dass E-Mails und vor allem auch Dateianhänge, die per „cc“-Funktion mehrere Empfänger im Unternehmen erreicht haben, lediglich ein Mal zentral archiviert werden. Dies senkt die Speicherkosten und trägt zu einer leistungsfähigen, schlanken Infrastruktur bei.

Katara Hospitality Switzerland AG

Die Katara Hospitality Switzerland AG mit Sitz im Schweizerischen Zug ist die Betreibergesellschaft für die Schweizer Hotels der Katara Hospitality Ltd., Doha. Das Unternehmen entwickelt und plant die Konzepte für die Renovierung, Rekonstruktion und Wiedereröffnung legendärer Hotels. Katara Hospitality Ltd. verantwortet weltberühmte Hotels wie das Raffles in Singapur oder die Buddha-Bar in Paris.