Firma: RICOSTA Schuhfabriken GmbH
Ort: Donaueschingen, Deutschland
Branche: Produktion, Handel, Kinderschuhe
Mitarbeiter: 660
Kunde seit: 2007
Kunde nutzt: REDDOXX Spamfinder als Spam- und Virenschutz, REDDOXX MailDepot zur E-Mail Archivierung
Ricosta ist bei Eltern wohl bekannt – entwickelt und produziert das Unternehmen doch hochwertige, sportiv-funktionale Kinderschuhe mit guter Passform und ebensolchen Trageeigenschaften. Als internationale Holding mit Hauptsitz im baden-württembergischen Donaueschingen und Produktionsstätten in Deutschland, Polen und Ungarn beschäftigt Ricosta rund 700 Mitarbeiter. Mit der täglich eintreffenden E-Mail Flut schwappte gleichermaßen eine Welle an Spam E-Mails ins Unternehmen. Und das, obwohl bereits eine Anti-Spam-Lösung eingesetzt wurde.
Der bisherige Spamfilter war für unsere Zwecke nicht ausreichend: 60 Prozent aller Spams wurden immer noch an die Mitarbeiter zugestellt. „Das war uns eindeutig zu viel”, sagt Jürgen Rapp, bei Ricosta zuständig für die EDV. Also wurde die Suche nach alternativen Lösungen eingeleitet. Mit einem klaren Ziel: Der prozentuale Anteil der Spams, die bei den Mitarbeitern landen, sollte markant gesenkt werden. Daneben musste die neue Lösung eine weitere Anforderung erfüllen: weitestgehend eigenständiges Arbeiten lautete die Vorgabe. Denn: „Wir wussten natürlich, dass es Anti-Spam Lösungen gibt, die hundertprozentige Sicherheit vor Spams versprechen. Wir glaubten aber, dass dabei neben dem Spam auch für die einzelnen Mitarbeiter relevante E-Mails im Filter hängen bleiben. Das bedeutet, dass dann zwar das Aussortieren vom Spams im Posteingang überflüssig und Zeit eingespart wird – diese eingesparte Zeit dann aber in der Regel benötigt wird, um den Spamfilter auf eigentlich erwünschte E-Mails hin zu überprüfen”, erläutert Rapp die Überlegungen im Vorfeld. Stattdessen sollte der Posteingang sauber, der Spam-Filter aber bei aller Automatisierung auch schnell individualisierbar sein.
Täglicher Spam-Aufwand: Zwei statt 20 Minuten
Mit derart klaren Vorstellungen wandte sich Ricosta an das Donaueschinger IT-Systemhaus Bürotechnik Neininger GmbH (www.neininger.de), ließ sich zunächst ausführlich beraten und entschied sich anschließend für einen Testlauf mit dem REDDOXX Spamfinder. Das Ergebnis hat überzeugt. Bereits nach zwei von insgesamt sechs geplanten Test-Wochen war die Entscheidung für REDDOXX gefallen. „Wir haben schnell erkannt, dass der Spamfinder genau unsere Anforderungen erfüllt, sich darüber hinaus noch schnell und einfach in unsere bestehende IT-Struktur integrieren lässt und intuitiv bedient werden kann. Sollten wir noch länger suchen?”, sagt Jürgen Rapp zur raschen Entscheidung. Seit Februar 2007 arbeitet Ricosta nun mit dem REDDOXX Spamfinder – und wurde nicht enttäuscht. Zum einen deshalb, weil sich die Mitarbeiter das neue System statt in zeitaufwändigen Schulungen nach dem Motto „learning by doing” ganz einfach selbst, innerhalb kürzester Zeit erarbeitet haben. Mit dem erwünschten Ergebnis, dass sich der tägliche Anti-Spam Aufwand pro Mitarbeiter von bislang bis zu 20 Minuten pro Tag auf rund zwei Minuten drastisch reduziert hat.
Individualität ist gesichert
Während die Mitarbeiter das neue System sofort akzeptiert und begeistert angewandt haben, blieben einige wenige Externe zunächst misstrauisch. Grund: Der REDDOXX Spamfinder arbeitet mit der patentierten CISS-Technologie, die für die hundertprozentige Spamfreiheit sorgt, indem sie E-Mails von Spam-Robots zielsicher aussortiert. Das funktioniert, indem E-Mails von Absendern, die dem Unternehmen bislang unbekannt sind, automatisch an diese zurück geschickt werden. Darin enthalten ist ein von Ricosta ausgewähltes Bildmotiv und die Aufforderung, auf einen bestimmten Ausschnitt zu klicken – eine Aufgabe, die kein Spam-Robot erfüllen kann. Eine sinnvolle und gute Lösung, findet Rapp. Aber: „Einige unserer Kunden weigerten sich beharrlich, auf den Clown zu klicken”, erinnert er sich. Kein Problem für den REDDOXX Spamfinder. Schließlich Jürgen Rapp, bei Ricosta zuständig für die EDV: „Hier können die Mitarbeiter durch einfaches „whitelisten” manuell dafür sorgen, dass die direkte E-Mail-Kommunikation mit ausdrücklich erwünschten Absendern möglich ist. Genau das schätzt Ricosta an der ausgewählten Lösung. „Der REDDOXX Spamfinder arbeitet so, wie wir das wollten: weitgehend selbstständig, aber bei Bedarf auch schnell individualisierbar”, so die Erfahrung nach den ersten zwei Jahren im Einsatz. Und: „Die Auseinandersetzung mit dem leidigen Spam-Müll wurde auf ein Minimum reduziert. Endlich bleibt unseren Mitarbeitern wieder mehr Zeit und Konzentration für ihre Kernaufgabe. Unsere Produktivität hat sich dadurch eindeutig verbessert”, so die erfreuliche Bilanz.
Stufe zwei: E-Mail Archivierung
Restlos überzeugt von der Performance des REDDOXX Spamfinders setzte Ricosta bereits kurze Zeit später ein weiteres Modul der REDDOXX All-in-One Lösung ein: das REDDOXX MailDepot. „Wir wollten ein zentral verwaltetes und gesichertes System, vor allem im Hinblick auf den Gesetzgeber”, sagt Jürgen Rapp und verweist dabei auf die bestehende Gesetzesvorgabe, nach der steuerrelevante E-Mails zehn Jahre lang in einem elektronischen Archiv aufbewahrt werden müssen – in unveränderter und unveränderbarer Form: das REDDOXX MailDepot wird wie der Spamfinder zwischen Firewall und E-Mail Server installiert und erfüllt damit die gesetzlichen Anforderungen. Gleichzeitig garantiert er, dass wichtige Nachrichten nicht versehentlich – oder bewusst – gelöscht werden können. Auch das MailDepot überzeugt in der Praxis: „Wir sind sehr zufrieden mit den REDDOXX Lösungen. Sie funktionieren durchweg zuverlässig”, lautet das Fazit von Rapp nach rund zwei Jahren Laufzeit.
REDDOXX-Module: Einzeln oder als Paket
Die REDDOXX All-in-One Lösung, die speziell auf die Zielgruppe der kleinen und mittleren Unternehmen ausgerichtet ist, besteht aus drei Modulen. Neben Spamfinder und MailDepot gehört auch der REDDOXX MailSealer dazu. Er ver- und entschlüsselt E-Mails und fügt eine rechtssichere digitale Signatur ein. Die drei Module arbeiten im Paket oder unabhängig voneinander.